Kurumsal Kayıtlar Ne Tutulmalı

Bir şirket veya limited şirket oluşturmuş olsanız da, kayıtları tutmalısınız. Burada, korumanız gereken temel kurumsal kayıtlarla ilgili bir giriş var.

Kurumsal Kayıtlar

Bir şirket veya limited şirket kurarken, kendinizden bağımsız bir varlık yaratıyorsunuz. Bunu yaparken, bu bağımsız varlık sizin için değil, kendisi için harekete geçmelidir. Örneğin, bir şirket, tüm gelirlerinin ve borç ödemelerinin işlendiği bir kurumsal banka hesabına sahip olacaktır. Bir hissedar olarak, tek bir hissedar kuruluşla bile, kurumsal banka hesabından kişi masraflarını ödemeyeceksiniz. Bu kavram, kayıt tutmaya kadar uzanır.

Bu makalenin amacı doğrultusunda hem kurumsal hem de limited şirket belgelerini kurumsal kayıtlar olarak değerlendiriyorum. Her varlığın kayıtları farklı isimlere sahip olsa da aynı amaca hizmet ederler. Örneğin, bir şirketin ana sözleşmesi, Ana Sözleşme ile aynı amaca hizmet eder. Aşağıdaki liste şirketler için geçerlidir, ancak listeyi sınırlı sorumluluk eşdeğerlerine uygulayabilirsiniz.

Her eyaletin farklı kayıt gereksinimleri olmasına rağmen, tümü aşağıdaki kayıtları tutmanızı gerektirir.

1. Ana Sözleşme İlgili Dışişleri Bakanı ile kuruluşun varlığını tespit eden tüzük.

2. Yönetmelikler Şirketin kuralları. Esasen, tüzük, usul açısından şirketin nasıl yönetileceğini, hissedarların haklarını, toplantıların nasıl yapılacağını vb. Düzenlemektedir.

3. Yönetim Kurulu Kararları Bunlar, şirket hisselerinin sınıflarının belirlenmesi ve iş için belirli hareket tarzlarının onaylanması gibi zaman zaman Yönetim Kurulu tarafından alınan kararlardır.

4. Hissedarlar Toplantı Tutanakları

5. Yıllık Toplantı Her eyalet, bir şirketin her yıl en az bir yönetim kurulu toplantısı yapmasını gerektirir. Bunları kurumsal defterinizde saklayın.

6. Hissedar İletişimleri Hissedarlara yapılan tüm iletişimlerin kopyaları. Çoğu eyalet bunları üç yıl boyunca tutmanızı ister, ancak bunları gelecekteki hissedar davalarına karşı korumak için kalıcı olarak tutmalısınız.

7. Hissedarlar Hissedarların ve sahip oldukları hisselerin listesi.

8. Yıllık Rapor Çoğu eyalet, Dışişleri Bakanlığına yıllık veya iki yılda bir rapor sunmanızı ister. Bunların kopyalarını kurumsal kayıtlarınızda saklayın. Çoğu eyalet önceden basılmış bir form sağlar.

9. Bilançolar Ortaklar, bu hakkın sınırlamaları olmakla birlikte, şirketin mali durumunu inceleme hakkına sahiptir. Bilançolarınızı güncel tutmanız gerekir.

10. Vergi İadeleri

Peki, bu kurumsal kayıtları ne kadar süreyle saklamalısınız? Bazı avukatlar size üç veya beş yıl süre verir. Kişisel olarak, onları kalıcı olarak saklamanız gerektiğine inanıyorum. Bir hissedar anlaşmazlığı ortaya çıkarsa, sizi bir belge aracılığıyla ifade etmek istemezsiniz. İşletme sonunda satılırsa, alıcı tüm kurumsal kayıtları görmek isteyecektir. Her iki durumda da, tüm kayıtları saklaman daha iyi.