Son makalemde dört temel konuya değindik: 1. ücretsiz deneme sürelerinden yararlanın, 2. uzun sözleşmelere dikkat edin, 3. referans alın ve 4. yüksek fiyatlar ile fazla ilgilenmeyin. Bu makale için, ilk makaledeki 4 adımı özenle takip ettiğinizi ve yanıtlama hizmetinizin sorunsuz bir şekilde nasıl çalışacağı bir sonraki evrime hazır olduğunuzu varsayacağız. Hizmetinizi nasıl profesyonel ve güvenilir tutacağınıza dair birkaç endüstri ipucu ve püf noktasını keşfedeceğiz.
Her şeyden önce çağrı merkezinizden çok fazla soru sormayın. Bu, yanıtlama servisinizin işini yapmasını beklememek anlamına gelmez, bunun yerine sorumluluklarını kısa ve tatlı tutun. Herhangi bir bireyde olduğu gibi, yapmaları gereken ne kadar çok görev olursa, hata için o kadar fazla alan oluşur. Buradaki ana nokta, Kısalık Eşittir Başarıdır. Bununla ne demek istiyorum? İlk olarak, cevap ifadenizi kısa tutun (yani operatörler hattınızı nasıl seçecekler). İkinci olarak, arayan kişiden topladıkları bilgileri minimumda tutun. Üçüncüsü, iletişim bilgilerinizin çağrı cihazı numaraları, e-posta adresleri, ev telefonu numaraları ve cep telefonu numaralarından oluşan bir labirent olmadığından emin olun (yani Jim’i evde arayın, orada değilse, yoksa ona e-posta gönderin. ona çağrı yapın ve cep telefonunu arayın, vs.). Çağrı merkeziyle sürekli iletişim kurmanın en iyi yolu bu olduğundan, çalışanlarınızın cep telefonlarını her zaman yanlarında tutmalarını sağlamaya çalışın.
İkinci olarak, çağrı merkezinize düzenli test çağrıları yapın. Çalışanınız yanıtlama hizmetinizi düşünün. Herhangi bir çalışanda olduğu gibi, denetimsiz bırakılırsa, işletmenizin temsilcisinden daha az bir modele dönüşmeye başlayacaklardır. Çağrılarınızı nasıl yönettiklerini görmek için her 10 günde bir telesekreterinize bir test araması yaptığınızdan emin olun. Her zaman günün aynı saatinde arama yapmayın, bunun yerine bazen öğleden sonra personeli akşam personelinden daha verimli olduğu veya tam tersi olduğu için aradığınız zamanları kademelendirmeye çalışın. Herhangi bir sorunla karşılaşırsanız, derhal çağrı merkezi irtibat görevlinize bildirin ve sorunun giderildiğinden emin olmak için kısa süre sonra başka bir test araması yapın.
Üçüncüsü, çağrı merkezinizle sağlıklı bir ilişkiniz olduğundan emin olun. Onlara kendi çalışanınıza davrandığınız gibi davranın. Arkadaş canlısı ve nazik olun ve aynı şekilde muamele göreceksiniz. Kendi işinizi ve kendi müşterilerinizi hayal edin. Ne yaparsan yap asla tatmin olmayan müşteriler var mı? Gününüzün% 10’unu şikayetlerini yönetmekle geçirmek yerine işlerini kaybetmeyi mi tercih edersiniz? Bunun yerine, ne kadar çok bağırırsam, o kadar verimli olurlar, ilişkinizi ne kadar güzel olduğuma dayandırmaya çalışın, o kadar iyi öncül olurlar.
Dördüncüsü, mükemmellik acil değildir. Telesekreterinizin çalışanınız olduğu varsayımına dayanarak, muhtemelen telefonlarınızı ilk ilettiğinizde doğru şekilde alamayacaklardır. Her çalışanda olduğu gibi, onlar da büyümek ve işinizi ve bir işletme sahibi olarak ihtiyaçlarınıza göre görevlerini öğrenmek için zamana ihtiyaç duyar. Sabırlı olun, yardımcı olun, basit tutun ve gelişmeleri gerekir.
GIPHY App Key not set. Please check settings