İşe Alma Yazılımı Vs. MS GÖRÜNÜM

İşe alma yazılımımızda arayüzümüzü MS OUTLOOK’a yükseltmeye başladık. OUTLOOK muazzam bir kullanıma sahiptir (OUTLOOK’un muazzam bir değeri olduğunu ve çoğu yönetici arama görevlisinin zaten bunu kullandığını söylemek isteyebilirsiniz) İşe alma yazılımını değerlendiren yönetici arama işverenlerinin çoğu OUTLOOK’u zaten kullanıyor.

OUTLOOK, bir işveren için toplam bir çözüm olarak kullanılabilir mi?

Hayır bu olamaz. Ancak birçok işe alım uzmanı bize bu zorlukla geliyor. OUTLOOK’un yoğun kullanıcılarıdır ancak bir işe alma aracı olarak OUTLOOK’un sınırlarını aşmışlardır. Ancak, bazı OUTLOOK özelliklerini kullanmaya devam etmek istiyorlar. Yazılımı işe almadaki zorluk, işe alım görevlisine OUTLOOK kullanımını işe alma yazılımıyla harmanlayan işe alım yazılımı sağlamaktır. Biz satıcılar için asıl zorluk, OUTLOOK tarafından gerçekleştirilen bazı görevlerin en iyi, birincil odak noktası Başvuranlar / Adaylar ve Müşteriler olan bir işe alma sistemi tarafından yapılmasıdır.

Bu yüzden kesinlikle daha fazla yazılım gücüne ihtiyaç duyan, ancak OUTLOOK’taki özelliklere umutsuzca bağlı olan bir müşterimiz var. Kendileriyle rahat oldukları için kullanmaya devam etmek istiyorlar. Değişim her zaman travmatiktir ve kesinti beklenebilir. İşe alma görevlisinin kapalı kalma süresi felaket olabilir.

Öyleyse işe alım yazılımı satıcısı, ürünlerini yoğun bir OUTLOOK kullanıcısı olan bir müşteriye tanıttığında ne yapmalıdır? Müşterinin OUTLOOK’u kullanmayı bırakıp ürünümüzü OUTLOOK’ta gerçekleştirdikleri görevler için kullanmaya başlaması konusunda ısrar etmeli miyiz? Bazen evet bazen hayır.

İyi işe alma / personel oluşturma yazılımının bir OUTLOOK ortamına adapte olması gerekir ve işe alım görevlisi, OUTLOOK’u hep birlikte terk etmelerine kıyasla bazen daha az etkili adımları devam ettirebilmelidir. Bir işe alım görevlisinin başarılı olması için verimlilik mutlaka son söz değildir. Bazen satıcılar olarak hedeflerimizi kaybediyoruz ve verimliliği ve özellikleri hak etmedikleri tanrılara dönüştürüyoruz. İyi bir işe alım uzmanı rahat, mutlu ve iyi bir iş çıkarıyorsa, değişimin yarattığı tahribattan sonra daha iyi olacağı ümidiyle hayatını alt üst etmek için herhangi bir sebep var mı? Ben öyle düşünmüyorum. Pek çok işe alım şirketi bu şekilde iyi işe alım yapanları kaybeder.

Bu yüzden, iyi işe alma yazılımının, işe alım sistemini etkilemeden OUTLOOK’un kullanılabileceği veya kullanılmayacağı seçenekler sunması gerektiğini düşünüyorum. Veriler iki sistem arasında serbestçe akmalıdır. İşveren, OUTLOOK’ta daha rahat olan belirli görevleri yerine getirmeye devam etmesine izin verilmelidir. ANCAK, İŞE ALMA SİSTEMİNİN MASRAFINDA DEĞİL!

OUTLOOK’u bu kadar kullanışlı kılan, ancak tam bir işe alma sistemi olmayan nedir? En büyük fark, OUTLOOK’un kullanıcısına ve tüm aktivitelerine, e-postasına, kişilerine ve notlarına yönelik olmasıdır. Ancak tek bir kullanıcının görüşüdür. İşe alma yazılımı, öncelikle işbirliği ve müşteriler ve başvuru sahipleri hakkındaki bilgilerin derlenmesi ve organize edilmesi için tasarlanmıştır. OUTLOOK, bağlantıdaki birinin bir başvuru sahibi veya müşteri olup olmadığını daha az önemseyebilir. Bilgiyi notlar, kişiler ve hatta özgeçmişler olarak depolamanın outlooks yöntemi, bir işe alım görevlisinin tek bir kritik ihtiyacını karşılamaz, belirli bir iş geçmişi veya belirli becerileri gerektiren iş ihtiyacı olan adayları veya müşterileri arar. OUTLOOK, bir iş emrini veya talebini eksiksiz bir proje olarak bir araya getirmeye pek uygun değildir. Aday notları, referanslar ve röportajlar gibi parçalar manuel olarak bir araya getirilmelidir. Bir işe alım sistemi, bir pozisyonu doldurmanın doğal seyri olarak bu bilgileri bir araya getirir. Bir işe alma sisteminde bir adayı aradığınızda, genellikle onlar hakkında her şeyi bilirsiniz, yani tüm kişiler, notlar, özgeçmiş, görüşmeler, maaş, iş geçmişi vb … Bir müşteri aradığınızda genellikle aynı şeydir, tüm kişiler ve temas planları, doldurulan pozisyonlar ve görevlerde ilerleme.

OUTLOOK, bir işe alım görevlisinin çalıştığı bu doğal bilgi toplama işlemi için tasarlanmamıştır, bu nedenle, işe alım yazılımı olarak OUTLOOK’u tek başına kullanmak, başvuranların ve müşterilerin sayısı arttıkça sonunda işe alım görevlisini aşağı çeker.

Müşteri ve başvuranların sayısı arttıkça, iyi işe alım yazılımı tıkanmamalıdır.

İşe alım yazılımımızı kullanarak işe alım yapanları nasıl mutlu edebiliriz ve yine de OUTLOOK’taki tüm düzgün özellikleri kullanırken takılıp kalmayabiliriz? Çok kolay değil, ancak yazılım alımının OUTLOOK ile yapabilmesi gereken bazı önemli noktalar var.

OUTLOOK yerleşik bir PDA arayüzüne sahip olduğundan, işe alma yazılımı OUTLOOK’a açıkça PDA kullanımı için tasarlanmış bir verme ve alma özelliğine sahip olmalıdır. İşe alma yazılımının ayrı bir PDA arayüzüne sahip olması mantıklı değildir.
İşe alım yazılımı OUTLOOK’tan bağımsız olarak kendi takvim sistemine sahip olmalıdır. AMA iki takvim birbiriyle konuşabilmelidir. OUTLOOK takvimine bir giriş yapılırsa, işe alım yazılımı takvimine veya bunun tersi bir kayıt gönderme seçeneği olmalıdır. OUTLOOK’a bir Takvim arayüzü uygulamak kara mayınlarıyla doludur ve kolayca işe alım görevlisine empoze edilen hantal görevlere yol açabilir.
Bir işe alım görevlisinin notları her zaman bir müşteri veya başvuru sahibi olan bir birey hakkındadır. OUTLOOK notlarının bir müşteriye veya başvuru sahibine not eklemesi gerekmez ve bence burası, OUTLOOK not sisteminin kişileri tanımlayacak şekilde özelleştirilmesi gereken yerdir. Bence notlar, işe alma sistem notlarına tek bir yönde gitmeli. Notları işe alma sisteminden OUTLOOK notlarına taşımak bir anlam ifade etmiyor.
Başvuru sahiplerinin ve müşterilerin e-postaları kesinlikle işe alım sisteminde bulunmalıdır. Hem pst dosyasında hem de işe alma yazılımında gereksiz yere ikamet edip etmeyeceklerine hala karar veremiyoruz. Kesin olan, iyi bir filtreleme arayüzüdür, bu nedenle işe alma sistemi yalnızca müşterilerin ve başvuru sahiplerinin e-postalarına erişir.
Müşterilere ve başvuru sahiplerine toplu e-posta göndermek, herhangi bir CRM yeteneğine sahip olacaksa, yazılımı işe almak için bir zorunluluktur. OUTLOOK, güvenlik özellikleri nedeniyle toplu e-posta göndermeyi zorlaştırır.
Outlooks ilgili kişilerinin ya tüm müşteriler ve başvuru sahipleri olması beklenebilir ya da ikisinin de olmadığını ve bu nedenle işe alma sisteminin bir parçası olmadığını belirten bir tanımlayıcıya sahip olabilir.

OUTLOOK ile arayüz oluşturmak zor bir iştir, özellikle sürekli değiştiği için. Ama sonuç olarak, işe alım yazılımının OUTLOOK arayüzüne göre değerlendirilebileceğine inanıyorum.