Sorun Çözme / Düzeltici Eylem

Giriş

Bu makale, problem çözme modelini, daha tartışmalı olan veya koçluk veya geri bildirim yoluyla etkili bir şekilde ele alınmayan performans sorunlarını yönetmek için bir teknik olarak tanıtır. Gecikme, tekdüze olmayan olma, sürekli kötü performans ve diğerleri gibi sorunlar en iyi doğrudan, objektif bir yaklaşımla ele alınır. Bu makalede öğretilen Sorun Çözme Diyaloğu Modelini izleyerek, çalışanlarla bu çetrefilli sorunları ele alırken kendinizi güvende hissedebilirsiniz.

Problem çözmek kulağa çok basit geliyor. Ancak, göründüğü kadar basit olmadığını biliyoruz. Çalışanlar umduğumuz gibi davranmazlar. Sorun çözme konuşmaları hepimizin eğilimi olan veya kaçınmak istediğimiz konuşmalardır. Neden? Çünkü çalışanların nasıl tepki vereceğinden korkuyoruz ya da endişeliyiz. Bir dakika içinde bu zorlu durumların üstesinden gelmenin yollarını bulacağız.

Hatırlamanız gereken şey, bu konuşmaları yapmaktan rahatsızlık duymanızın bir sonucu olarak bu konuşmalardan kaçınmanın önemli olduğudur. Bir beyzbol takımının koçu olsaydınız, oyuncularınızın her şeyi vermesini isterdiniz. Karşılığında sizden bekleyebilecekleri şey, takımdaki diğer oyuncuların ihtiyaç duydukları gibi performans göstermesidir. Atıcıya veya birinci meydancıya aynı seviyede oynamasınlarsa, neden kalbi dışarı atsın ki?

Anahtar noktaları

Bir problem çözme diyaloğunda yol gösterici sorular önemli bir araçtır. Çalışanın duygusal tepkisine bakılmaksızın, her zaman sorunlu çalışana değil, problem davranışına odaklanmalıyız. Kişisel değil.

Akılda tutulması gereken iki önemli nokta şunlardır:

Çalışana daima profesyonellik, haysiyet ve saygı ile davranın.

Tüm ekibinizin performansından siz sorumlusunuz. İzin verirsen
herhangi bir kişinin performans eksikliği adreslenmiyor çünkü onunla başa çıkmaktan rahatsız oluyorsunuz, takımdaki diğer herkese haksızlık ediyorsunuz. Sonuç olarak, bir ekip lideri olarak iş sorumluluklarınızı yerine getiremezsiniz. Ekiplerin performansını veya moralini etkileyen herhangi bir bireysel sorunu ele almak sizin sorumluluğunuzdadır.

Problem Çözme Modeli

Çalışanın sorunu olabildiğince çözmesine izin vermek değerlidir. Ne kadar çok çalışan kendi sorunlarını çözerse, çözüme ulaşma olasılıkları o kadar yüksek VE bağımsız hale gelirler.
Problem çözmede, kişinin sizden yardım almadan problemi çözememe ihtimali oldukça yüksektir. Performans sorununu ve sorunun nedenlerini anlamanız önemlidir.

Kişiyle görüşmeden önce sorunların çözümü için çözümler planlamanız da önemlidir. Çalışan, uygunsuz problem çözme, suçlama, mazeret, savunma, çözüm için başkalarına bakma girişiminde bulunursa, problem çözmeyi daha üretken bir damara yönlendirebilmeniz gerekir. Çalışana kabul edilebilir çözümün ne olduğunu anlatmanız gerektiğini fark edebilirsiniz. Düşünceli planlama ve uygulama, performansı yönetirken başarı şansınızı artırır.

1. Görüşmeyi açın / görüşmenin amacını netleştirin. Problem çözme konuşmasına erken odaklanmak önemlidir. Başka şeyleri tartışmak istiyorsan, onları başka bir sohbet için sakla. Diğer konuları bir problem çözme / düzeltici eylem konuşmasında karıştırmak, konuşmanın etkisini yayar ve performans değişikliği olasılığını azaltır.

Açık ve net olun. Kaçırılan son tarihi tartışmak istiyorum. Üretim numaralarınızdan bahsetmek istiyorum. Aynı zamanda, bu sorunu birlikte çözebileceğimize olan güveninizi de ifade edin.

2. Sorunu netleştirin. Sorunu açıkça tanımladığınız yer burasıdır. Spesifik sonuçları veya gözlemlenebilir davranışları kullanın. Mutlaklardan, genellemelerden, söylentilerden veya fikirlerden kaçının. Açık ol. Her zaman geç kalıyorsun demek yerine geçen hafta üç kez en az 10 dakika geç kaldın diyelim.

Kişilerin davranışlarının aşağıdakiler üzerindeki etkisini belirleyerek sorunu daha da netleştirin:

a) Grup (yani, siz vaktinde olmadığınızda başkalarının sizi ele alması gerekir.)

b) Departman veya ekip (yani kapsam numaralarımız zarar görür)

c) Siz (yani, koçluk yapabileceğim veya diğer yönetim faaliyetlerini yapabileceğim zamanlarda böyle toplantılar yapmak için zaman ayırmam gerekiyor.)

d) Çalışan (yani, büyüme şansınız ve hatta istihdamınızın devamı tehlikeye girebilir.)

3. Kişinin sorunu ve sorunun etkisini anlayıp anlamadığını sorduğunuzdan emin olun. Sözlü veya sözlü olmayan bir anlaşma arayın. Bir sorun olduğu ve sorunun önemli bir etkisi olduğu konusunda hemfikir olmak işin yarısıdır!

4. Sizin için kabul edilebilir çözümler oluşturun. Bu aşamada çalışandan katılım ve fikir istemek daha iyidir çünkü bunu yapmak, çözümü uygulama olasılığını artırır. Ancak çözüm, SİZİN gereksinimlerinizi ve standartlarınızı karşılamalıdır! Ayrıca çalışanın çözümler üretmeye istekli olmadığını veya ulaşamayacağını da görebilirsiniz. Bu nedenlerden dolayı, toplantıdan önce aklınızda birkaç çözüm bulunması önemlidir.

Çözümler şunları içermelidir:

a) Özel adımlar: Çalışanın sorunu düzeltmek veya hafifletmek için ne yapacağı.

b) Zaman Çerçevesi: Düzeltici faaliyet tartışmalarının, bu müdahalenin başarılı bir şekilde sona erdiğini belirtmek için bir tür zaman çerçevesi içermesi gerekir. Tamam, buna yarın başlayalım ve 30 gün boyunca deneyelim.

c) Sonuçlar: Sonuçlar açık ve uygun olmalıdır. Dahası, sonuçlar mevcut olmalıdır, aksi takdirde davranış büyük olasılıkla değişmeyecektir. Önümüzdeki 30 gün içinde yine geç kalırsanız, fesih ile sonuçlanabilecek yazılı bir uyarı vermem gerekecek.

d) Takip tarihi ve beklentiler: İlerlemeyi gözden geçirmek ve uygun sonuçlar üzerinde hareket etmek veya başarıyı kutlamak için buluşmak için belirli bir tarih ve saat belirleyin.

5. Siz ve çalışan kabul edilebilir çözümler oluştururken, sohbeti yönlendirmek isteyeceksiniz. Çalışan kabul edilebilir çözümler üretiyorsa, bu fikirleri desteklemek ve geliştirmek isteyeceksiniz. Çalışan, başkalarını suçlayarak, mazeret üreterek, sizi haksız olmakla suçlayarak vb. Uygunsuz problem çözme sergiliyorsa, sohbeti erteleyin veya yeniden yönlendirmek için, bunu daha sonra konuşmak istiyorum; Şu anda, yapabileceklerine odaklanmayı seviyorum. Bazı durumlarda, çalışana en iyi çözümün ne olduğunu düşündüğünüzü söylemeniz gerekir. Yine hazırlıklı olun!

6. Toplantının sonunda çözümü özetleyin ve çalışanın çözümü uygulayacağına güvendiğini ifade edin. Ardından toplantıyı belgeleyin ve uygun şekilde takip edin.

Özet

Yöneticiler, süpervizörler ve ekip liderleri olarak, ekipteki HERKESİN potansiyellerine ve işin beklentilerine göre performans göstermesini sağlamanın sorumluluğumuz olduğunun farkındayız. Kötü performans gösterenler yalnızca kendilerini ve belirli işlerini etkilemekle kalmaz, etkileri diğer ekip üyelerinin performansını da olumsuz etkiler.

Zorlayıcı olsa da, Problem Çözme Diyaloğu Modeli uygulanırken etkili bir problem çözme toplantısı düzenlemek daha kolay hale gelir.

(Bu bilgiler, Entelechys High Performance Management programındaki bir modül olan Coaching for Performance’dan gelir. Bu modülün yanı sıra diğer 40 modülümüze, eğitim aracımıza ve eGuides’e www.unlockit.com adresinden göz atın.)