Etkili Toplantılar için 12 Yeni İpucu

1) Herkesten beş ila on dakika erken gelmesini isteyin. Bu, herkese toplantıdan önce sosyalleşme, kahve alma veya materyal düzenleme zamanı verir. Ayrıca, planlanan başlama saatinde herkesin hazır bulunmasını sağlar. Bunu gündemin bir parçası yapın.

2) Toplantıdan önce önemli katılımcılarla hassas konuları tartışın. Bunu, konularla ilgili bilgileri dinlemek ve toplamak için bir fırsat olarak kullanın. Bundan farklı görüşleri, ihtiyaçları ve geçmişleri anlayacaksınız. Bu bilgiler, gündemi hazırlamanıza ve toplantıyı yönetmenize yardımcı olabilir. Ayrıca, toplantıdan önce çözümlere yönelik çözümleri veya stratejileri kolaylaştırabilirsiniz. Her iki durumda da sonuç daha verimli bir toplantı olacaktır.

3) Tek bir konuya odaklanan küçük toplantılar planlayın. İnsanlar kısa sürelerde (45 dakika gibi) daha verimli çalışır. Bu aynı zamanda daha verimli toplantılar için uzmanları sorunlarla eşleştirmenize olanak tanır.

4) Sadece gündemdeki maddelerin en az% 50’sine katkıda bulunabilecek kişileri davet edin. 30 dakikadan uzun süren toplantılar için, özel katılımcıları toplantının yalnızca katkılarıyla ilgilenen bölümüne davet edin.

5) Bilgilendirme amacıyla davet edilmiş olabilecek herkese tutanakların kopyalarını gönderin. Toplantıda geçirecekleri zamanın küçük bir kısmında tutanakları okuyabilirler.

6) Belirsiz (veya eksik) bir gündemi olan bir toplantıya davet edildiğinde, şu soruyu sorun: Benim hangi rolüm olacak? Bana niçin ihtiyaç duyuyorsun? Etkiniz küçükse, katılmayı reddedin ve zamanı başka işler için kullanın. Toplantı planlayıcıları genellikle kuruluşun önde gelen üyelerini davet ederek bir toplantıya önem katmaya çalışır.

7) Başkan toplantıların sürüklenmesine izin vermiş gibi görünüyorsa, şunu sorun: Neyi başarmak istiyorsunuz? veya size nasıl yardımcı olabiliriz? veya Bunun üzerinde çalışmayı bitirdiğimizi nasıl bileceğiz? Bu sorular, toplantının bir hedefe odaklanmasına yardımcı olabilir.

8) Bir toplantı kontrolden çıkmış gibi görünüyorsa, ertelemeyi ve daha sonra yeniden toplanmayı önerin. Bu, hedefleri netleştirmenize, stratejiler hazırlamanıza ve sorunları daha iyi anlamanıza olanak tanır.

9) Kilit noktaların içeriğini yansıtın. Bu, herkesin kilit noktayı aynı şekilde anlamasını sağlar. Bu, başkanın sorumluluklarından biri olmasına rağmen, toplantıdaki herhangi biri tarafından yerine getirilebilir.

10) Toplantıdan önce soru, fikir, öneri listesi hazırlayın. Ardından dikkatinizi toplantıdaki tartışmaya odaklayabilirsiniz.

11) Konuşmacı yerine dinleyicileri izleyin. Yüzleri ve vücut dilleri size hemfikir olup olmadıklarını söyleyecektir, bu da tartışmaya katılmanıza yardımcı olabilir.

12) Uygun bir aciliyet duygusuyla çalışın. Hayat sonludur ve toplantılardaki tartışmalar aynı olmalıdır. Bir zaman bütçesi planlayın ve ardından toplantınızı yönlendirmek için kullanın. Yalnızca bir sorun gerektirdiğinde ekstra zaman harcayın.