Semineriniz, atölyeniz, konferansınız veya diğer etkinlikleriniz için her şey yerine getirildikten ve tüm son rötuşlar ana salon odasına uygulandıktan sonra, delege deneyimini test edin. Ekranda bir sunum veya video yayınlayın ve ekranın ve metin görünürlüğünü kontrol etmek için odanın her köşesindeki koltukları deneyin. Sahneden en uzak noktada ses seviyesini test edin ve seyircinin can sıkıcı faktörünü telafi etmeyi unutmayın. Ayrıca, hızlı bir şekilde ayarlamalar yapabilmek için, izleyiciler geldiğinde sorunlu olabileceğini düşündüğünüz alanları bulmak isteyeceksiniz.
Çeşitli koltuklarda otururken, genel olarak orada olma hissine dikkat edin.
Hoş mu?
Kapılardan veya klima ünitelerinden hava akımı var mı?
Mutfaktan yemek kokusu alıyor musun?
Oda bu açıdan temiz ve düzenli görünüyor mu?
Sunum yapanların göremediği, ancak seyircinin görebildiği bir pencerenin dışında aktivite gibi dikkat dağıtıcı şeyler var mı?
Koltuktan manzara biletin değerini yansıtıyor mu?
Daha uzun etkinlikler için, bu koltuğun temsilciniz için bir günlük evde olabileceğini ve kolayca ulaşılabilen su şişeleri ve nane kaseleri gibi küçük dokunuşları takdir edeceklerini unutmayın.
Varış ritüeli
Diğer kamuya açık durumlarda olduğu gibi, insanlar bir etkinliğe vardıklarında belirli beklentilere sahiptir. Bu, bilginin sihirli krallığına girmek için üstlenilmesi gereken bir tür ritüeldir.
Bir delege davet edilmişse veya ön kaydı yapılmışsa, başlangıç saatinden yirmi dakika veya daha fazla önce gelebilmeli ve alfabetik sıraya göre düzenlenmiş isim rozetleriyle kaplı etkinlik odalarının dışında bir masa bulabilmelidir. Bu tablo, onları hızlı bir şekilde kabul etmeye, onları karşılamaya ve onlara isim kartları ve ihtiyaç duyacakları ek bilgileri vermeye hazır gülümseyen bir yönetici tarafından yönetilecektir. Ek bilgiler genellikle profesyonelce hazırlanmış bir klasörde bulunur.
Yönetici, onları resepsiyon masasından bir kahve alanına yönlendirecek ve ayrıca onlara tuvaletlerin, telefonların ve sigara içme alanlarının yerleri hakkında bilgi verecektir.
Birçoğu tek başına gelmiş ve diğer delegelerle tanışmamış olabilir. Herhangi bir garipliği hafifletmek için, bazı sessiz fon müziği rahatsız edici sessizlikleri gizleyecektir. Etkinlik ekibinin, özellikle sunum yapanların konuklarla kaynaşması ve küçük sohbetler yapıp bir delegeyi diğeriyle tanıştırmanın yanı sıra, etkinliğin uygun şekilde yankılanmasını sağlamak için bilgi toplama görevine devam etmeleri gerekir.
İlan edilen başlangıç saatinde güçlü bir ses, toplanan delegeleri ana etkinlik odasının iç sığınağına davet etmelidir. Bunun üzerine, delegeler koltuklarını buldukça bir hareketlilik yaşanacaktır.
Bu yaklaşım açıkça denenmiş ve test edilmiştir ve insanların beklediği şey budur, ancak farklı teknikleri denemek istiyorsanız, bu, etkinliğinize özgünlüğü damgalamak için bir fırsattır.
GIPHY App Key not set. Please check settings