Her gün, her boyutta ve türde daha fazla işletme, iş belgelerini elektronik olarak iletme, saklama ve geri alma stratejilerini geliştiriyor veya iyileştiriyor. Ve tüm elektronik belge aktarımının çoğunluğu öncelikle e-posta yoluyla gerçekleştirilirken veya internetten indirilirken, akıllı kuruluşlar bu stratejinin kritik bir kısmının gelen ve giden faks trafiğinin yönetilmesini de içerdiğini fark eder.
Her şirketin aşağıdaki nedenlerden dolayı bir faks sunucusuna ihtiyacı vardır:
1. Rekabetçi gereklilik. Faksla iletilen, gönderilen veya alınan iş belgeleri ne kadar hızlı olursa, doğru hedefe ulaşırsa, artan organizasyonel verimlilik olasılığı da o kadar yüksek olur.
2. Çalışan üretkenliğini artırın. Faks Sunucuları, kullanıcıların masalarından ayrılmadan bilgisayarlarından faks göndermelerine / almalarına olanak tanır. Bu fakslar ince, kalın veya internet tabanlı faks istemcisinden (Microsoft Internet Explorer) veya MS Outlook / Exchange, Lotus Notes, Novell Groupwise gibi e-posta uygulamasından gönderilebilir. En yaygın kullanılan işletim sistemleri Microsoft Windows XP ve Microsoft Windows 2000’dir.
3. Kağıt, toner gibi sarf malzemesi maliyetlerini en aza indirin. Tipik bir faks işlemi, önce belgenin bir yazıcıya yazdırılmasını ve spor ayakkabı ağı aracılığıyla bir faks makinesine teslim edilmesini gerektirir. Faks sunucusu aracılığıyla iletilen belgeler elektronik olarak kelime işlem belgeleri olarak başlar ve alıcı varış noktasında elektronik olarak dijital görüntüler olarak sona erer.
4. Faks sunucusu aracılığıyla iletilen belgeler, bir mahkemede yasal belgeler olarak kabul edilir. Bir belge faksla iletildikten sonra, işlem tarihi / saati, süre ve toplam sayfa sayısı dahil olmak üzere faks iletimi hakkındaki bilgiler işlem sırasında kaydedilir.
5. Müşteri İlişkilerini Geliştirin ve Yeni Fırsatlar Bulun. Faks belgeleri her zaman okunur veya en azından incelenir. Faksın üzerindeki bilgiler, belirli bir alıcıya doğru bir şekilde gönderilmişse veya acil bir iş ihtiyacını karşılıyorsa, bir tür yanıt olasılığı yüksektir. Faks konusunda bilgili birçok kuruluş, haber bültenleri, basın bildirileri, faturalama, ürün duyuruları ve hızlandırılmış sözleşme teslimi için faks kullanır.
Aşağıdakileri deneyin: Mevcut müşteri veritabanınıza gidin ve mevcut bir müşteriyi seçin. Yeni bir ürün sürümüyle veya güncellemeyle ilgili bir faks gönderin doğrudan dikkatine. Buna ek olarak, faksın içinde, birden çok iade yazışma yöntemi sağlayın, örn. E-posta, web sitesi, telefon ve yanıt için bir son tarih. Muhtemelen e-postadan daha hızlı yanıt alacaksınız!
6. E-posta Alternatifi. E-posta göndermek son derece güvenilir ve yaygın bir uygulama olsa da, kredi başvuruları, satın alma siparişleri ve imzalanan sözleşmelerle uğraşırken dezavantajları vardır. Bu tür belgelerle yürütülen işler, genellikle faks makinesi veya faks sunucusu aracılığıyla gerçekleştirilir.
Teknik olarak, Faks Sunucuları ne yapar?
Faks Sunucuları, tüm iş birimlerini şu veya bu şekilde tamamlar. Belgeleri yerel formatlarından Siyah Beyaz Tiff G3 veya DCX formatına dönüştürürler. Bu tiff belgeleri daha sonra PSTN (Genel Anahtarlı Telefon Ağı) veya IP (İnternet Protokolü) üzerinden gönderilir. Faks Sunucuları, dünyadaki herhangi bir uygulama, E-posta sistemi, ERP, CRM veya işletim sistemine entegre edilebilir. Herhangi bir AS400 veya Ana Bilgisayar tabanlı çıktı sistemindeki ham metni sorgulayabilir ve okunaklı bir formatlı belgeye (PDF veya Tiff) dönüştürebilirler. Bazı Faks Sunucuları ayrıca e-posta gönderebilir, ara yazılım işlevi görebilir, web sitelerini faksla etkinleştirebilir, arka ofis uygulaması olarak çalışabilir veya bir ASP hizmet bürosu modelinde kullanılabilir.
Özet
Faks Sunucusu teknolojisi 1980’lerin sonlarından beri var. Tüm faks sunucuları eşit oluşturulmamış olsa da, Microsoft Windows, Unix, Linux gibi her platform için kullanılabilen faks sunucuları mevcuttur. En güvenilir faks sunucuları öncelikle Brooktrout, Eicon, Pika Technologies veya Natural Microsystems gibi akıllı faks kartlarını destekler. Kuruluşunuzun ihtiyaçlarına, altyapısına ve bütçesine bağlı olarak, sizin için bir faks sunucusu çözümü vardır. Kuruluşun tamamı günde 20 sayfadan fazla faks gönderiyor veya alıyorsa, ROI maliyet gerekçelendirmesi 3 ay veya daha az olabilir.
GIPHY App Key not set. Please check settings