Toplantıları Yıkan 3 Efsane

Bu efsaneler, şirketlere, boşa harcanan bordro parasıyla milyarlarca dolara mal oldu.

Efsane 1) Yapı, kendiliğindenliği bozar.

Bir keresinde kolayca 40.000 doların üzerine çıkan iki günlük bir felakete katıldım. Otuz kişi ilk saatini tartışmak için bir konu aramakla geçirdi, ardından sonraki 15 saati çözülemez sorunlar üzerinde tartışarak geçirdi. Toplantıyı arayan yöneticiye “Gündem nerede?” Diye sordum. cevap, “Bir yapı dayatarak kendiliğindenliği bozmak istemedim” oldu.

Gerçek: Eğer kendiliğindenlik evrensel olarak sağlam bir iş uygulaması olsaydı, planları olmadan binalar inşa ederdik. Elbette hiçbir akıllı iş lideri bir plan olmadan çalışmaz.

Çözüm: Bir hedef belirleyin ve ardından bir gündem hazırlayın. İdeal olarak, bu gündem o kadar açık, eksiksiz ve spesifik olmalıdır ki, hedefe ulaşmak için toplantıya liderlik etmek için başka biri kullanabilir.

Efsane # 2: Toplantım olduğu için tüm konuşmayı yapmalıyım.

Bazı toplantılar bir ortaçağ mahkemesi gibi yürütülür. Başkan sözlü bir tahtta otururken denekler saygılı bir sessizlik içinde oturuyor. Büyük konuşmacı şunu düşünerek bunu haklı çıkarır: Toplantıdaki diğer insanlar değerli bir şey bilselerdi, toplantıya onlar liderlik ederdi.

Gerçek: Tek konuşan sizseniz, çok çalışıyorsunuzdur. Ek olarak, çoğu insanın düşüncelerini bir tatile göndererek kendilerini uzun monologlardan koruduğunun farkında olun. Yani, kimse size dikkat etmiyor: onlar hayal kurmakla, karalamakla veya rüya görmekle meşguller.

Düzeltme: Büyük miktarda bilgiyi bir not veya e-posta ile iletin. Ardından, anlamayı test eden veya pekiştiren katılımcı odaklı etkinliklere dayalı bir toplantı düzenleyin.

Efsane 3: Toplantılar ücretsizdir.

Toplantıların çoğu düşük parayla ödenir. Yani, zaten ücretler için harcanmış olan paradır. Ayrıca satın alma talebine gerek yoktur. Bütçenin onaylanması gerekmez. Birinin yapması gereken tek şey bir toplantı yapmak.

Gerçek: Toplantılar çok pahalıdır. İnsanların zamanını kullanırlar ve maaş bordrosu bir işletmeyi yürütmenin en büyük kısmıdır. İnsanlar kötü toplantılar düzenlediklerinde, bir işletmedeki en önemli kaynağı, yani şirket için kâr elde etmek için çalışmaya harcayan insanların zamanını boşa harcıyorlar.

Çözüm: Kar elde etmek için tasarım toplantıları. Sonuçta, toplantı bir ticari faaliyettir, şirket pikniği değildir.

Etkili Toplantılar hakkında daha fazla bilgi edinin: http://www.squidoo.com/OneGreatMeeting/