Ticaret Fuarı Bütçesi Oluşturma

Bir ticaret fuarında ekran kurmak pahalı bir iştir. Alanı kiralamanız, bir teşhir yaratmanız, tanıtmanız, stoklamanız ve görevlendirmeniz gerekir. Katılmaya karar vermeden önce, tüm bu bileşenlerin maliyetlerine ciddi bir şekilde bakın.

Önceden planlamaya başlayın. Bunu zaten biliyorsun, değil mi? Yerinizi ayırtmadan önce bile en başından itibaren kendinizi olabildiğince düzenli tutun. Bugünün gelinlerinin düğünlerini ne kadar dikkatli planladıklarını biliyorsunuz. Aylar, hatta yıllar sonra kiliseyi, resepsiyonu, elbiseleri, çiçekleri, pastayı düşünmeye başlarlar. Ve tabii ki maliyet. Sen gelsin. Planlama kitabınızı alın ve kendinizi başarılı bir ticaret fuarı sezonuna hazırlamak için yapmanız gereken her şeyi yazmaya başlayın – gelecek yılki.

Bir veya iki gösteriye girmeye karar vermeden önce bile, maliyetlere ve beklenen getirilere iyice bakmalısınız. Bu nedenle bir ticaret fuarı bütçesi yaratırsınız. Kabul etseniz de etmeseniz de, her şeyin bir maliyeti vardır ve ticaret fuarları da istisna değildir. Amacınızın satış yapmak veya en azından satış yapmak için fırsatlar yaratmak olduğunu unutmayın. Yani maliyetlerinizi bu açıdan görmelisiniz. Her şey, potansiyel geri dönüşü göz önünde bulundurularak yapılmalıdır.

** Ticaret Fuarı Bütçe Planlamanıza Nasıl Başlanır **

Kampanyanız için normal başlangıç ​​noktası ticaret fuarı bütçesidir. Bütçeyle çalışıyorsanız, maliyetlerinizi kontrol altında tutma şansınız vardır. Elbette, ticaret fuarı pazarlaması gibi şeyler için bütçeleme ile ilgili belirli bir miktar hokus pokusu vardır – özellikle daha önce hiç ciddi bir şekilde yapmadıysanız ve devam edecek bir siciliniz yoksa. Yine de en iyi atışını yapmalısın. Bu roket bilimi değildir ve yaptığınız herhangi bir araştırma veya analiz, sadece “kanatlanmaktan” daha iyi olacaktır. Aşağıdakine benzer bir “beyin fırtınası” süreci kullanmayı deneyin.

Önce kendinize BÜYÜK sorular sorun:

Soru 1. Maliyetlerimi “karlı” hale getirmek için (maliyetinden fazlasını yapmak) yeterince kısa bir süre içinde geri alabileceğime gerçekten inanıyor muyum?

Cevap 1. Çoğu tanıtım ve reklamcılık gibi, bunu yapana kadar, ne kadar başarılı olacağına dair çok az fikriniz vardır. Önce tüm maliyetleri özetlemeniz ve ardından bu tür bir teşhirden ne kadar satış elde edebileceğinizi bulmaya çalışmanız gerekir.

Soru 2. Hangi ticari fuarların “karlı” olacağına dair herhangi bir fikrim var mı?

Cevap 2. Size sektöre özel gösteriler hakkında bilgi verebilecek ticari gösteri dizinleri ve raporları vardır. Genellikle size katılımcı sayısını ve umarım satın alma alışkanlıkları hakkında bir şeyler söylerler. İlgili dizinleri bulun ve gösteriler arasında seçim yapmanın bir yolunu bulun.

Soru 3. “Dönüşüm Oranımı” – benden satın alan katılımcıların sayısını artırmanın bariz yolları var mı?

Cevap 3. Evet, tabii ki. Çekici, göz alıcı bir ekrana sahip olmak iyi bir başlangıçtır. Yerde iyi bir konum elde etmek yardımcı olacaktır. Standınızı doğru şekilde kurmak, katılımcıları daha verimli bir şekilde “işlemenize” yardımcı olacaktır. Bir lider toplama sistemine sahip olmak, daha karlı bir takip yapmanıza yardımcı olacaktır. Unutulmaz ödüller vermek, daha sonra tanınma şansınızı artıracaktır. Stand personelinizi eğitmek önemli bir fark yaratabilir.

Kendinizi doğru zihin çerçevesine oturtmak için kendinize bunun gibi birkaç soru daha sorun. Ardından ticaret fuarı bütçenizi hazırlamaya hazır olacaksınız.

** Planlama Başlasın – Uygun Şovların Seçilmesi **

Aşağıdaki bilgileri (ve ilerledikçe alakalı görünen her şeyi) bir araya getirerek başlayın:

Sektörünüz için bir ticaret fuarı rehberi bulun (çevrimiçi en iyi kaynaktır) veya büyük ticaret fuarı mekanlarına veya fuar şirketlerine göz atın. Sizi çok hızlı bir şekilde doğru yola sokacaklar.

Kampanyanız için potansiyelleri hakkındaki “içgüdülerinize” dayalı olarak en umut verici 10 görünen şovu seçin.

Bir grafik oluşturun ve en umut verici mekanlarınızın her biri için en alakalı beş veya altı bilgi parçasını listeleyin:

– Yer
– Tarih
– Katılımcı sayısı
– Hizmet verilen coğrafi bölge
– Hedef pazar (kimler katılacak)

Her Gösteri İçin Maliyetlerinizi Hesaplayın

Şimdi grafiğinize, her gösteriye özgü maliyetleri listeleyebileceğiniz bazı sütunlar ekleyin:

– Stand alanı maliyeti
– Alanla ilgili diğer maliyetler
– Gösteriye gidiş ve dönüş seyahat masrafları
– Gösteride kiralanacak veya satın alınacak şeyler (masa, elektrik vb.)
– Stant personeli için konaklama maliyetleri
– Stand ekranları ve malzemeleri için nakliye masrafları
– Araç kiralama gerekli

** Şov Sayısı Girerken Kampanya Maliyetleri **

Şimdi gerçek “satış sürecini” düşünün ve başarılı bir ticaret fuarı deneyimine sahip olmak için neye ihtiyacınız olacağının bir listesini yapın. Bunlar genellikle birkaç şov için kullanılacak şeyler olacaktır, bu nedenle bunları, bir dizi şov üzerinden amorti edilecek “kampanya maliyetleri” olarak düşünün:

– Teşhir standı tasarımı ve üretimi
– Ürün literatürü
– Ödemeler
– Personel eğitimi
– Tanıtımı gösterin (müşterilere ücretsiz geçişler vb.)

Kampanya maliyetlerinizin 4 şova hizmet vereceğini tahmin ediyorsanız, bu masrafları alın ve toplam kampanya maliyetlerinin% 25’ini her şovun maliyetine ekleyin. Bu size her gösterinin toplam maliyetinin gerçekçi bir tahminini vermelidir:

Gösteriye Katılma Maliyeti = Belirli Gösterim Maliyetleri + oranlanmış Kampanya Maliyetleri

** Başabaş Noktasını Hesaplamak **

Artık maliyetleriniz hakkında oldukça net bir fikriniz olduğuna göre, her gösteri için Başabaş Noktanızın doğru bir tahminine – maliyetlerinizi karşılamak için yapmanız gereken satış sayısına – ulaşmak mümkün olmalıdır.

Örneğin, Show A için maliyetlerinizin 3.000 $ olduğunu hesapladığınızı varsayalım (stand gibi tek seferlik maliyetler için oranlanmış bir tutar dahil). Ve diyelim ki her satışta “brüt karınızı” nispeten kolayca hesaplayabilirsiniz (brüt satış tutarı eksi cepten). Örneğin, düğün fotoğrafçısı durumunda, brüt kar marjının% 50 ve ortalama satışın 1.000 $ olduğunu varsayalım. Bu ona satış başına 500 dolarlık bir Brüt Kar verecektir.

3.000 $ ‘ı geri kazanmak için 6 satış elde etmesi gerekecek (her satışta 6 x 500 $ Brüt Kar)

** Dönüşüm Oranını Etkileyen Faktörler **

Belirli bir gösteriden 6 satış elde etme şansı nedir?

Duruma göre değişir. Eğer fotoğrafçımız 1000 sıcak ve istekli kızaran gelinle bir düğün şovuna giderse, şovun kapılarını hırpalarsa, belki de 6’sı muhafazakar bir tahmin. Bununla birlikte, şovda yalnızca 200 katılımcı varsa, 6 satış elde etmek çok daha zor olabilir.

Ama bu da değişir. Daha küçük bir şovun daha az katılımcısı olabilir (daha az rekabet), bu konuda daha samimi bir his uyandırır ve her potansiyel müşteriyle size daha fazla zaman kazandırır. Ve elbette, daha büyük bir şovdan çok daha ucuza mal olacak – bu nedenle, başabaş satış noktası önemli ölçüde daha az olabilir.

Aynı şey çok daha büyük şovlar için de geçerli: daha fazla katılımcı (muhtemel satışlar), ancak daha yüksek maliyetler ve çok daha fazla (ve daha yoğun) rekabet. Bu nedenle “dönüşüm oranı” (1000 katılımcı başına satış sayısı) daha düşük olacaktır. Daha fazla insan olacak, ancak satmaları daha zor olabilir.

“Dönüşüm oranı” fikrini hissettiğinizde, diğer faktörlerin bunun üzerinde ne kadar önemli bir etkisi olduğunu görmeye başlayabilirsiniz: hizmetinizin fiyatı, sunumunuzun çekiciliği, örneklerinizin ve broşürlerin kalitesi vb. üzerinde.

Her şovun ve her ürünün kendi “dönüşüm oranları” olacaktır ve kendi işiniz için rakamları belirlemenin tek yolu sunumunuzu araştırmak, denemek ve sürekli “ince ayar yapmaktır”.

Ticaret fuarı tecrübesi olan arkadaşlar ve tanıdıklarla konuşmak kesinlikle zarar vermez. Onlara kendi başarı oranlarını sorun. İyi bir programdan kaç gerçek satış elde ettiklerini sorun. Onlara hangi programların kendileri için en başarılı olduğunu ve ne sıklıkla kırıldıklarını sorun.

** Bir araya getirmek … **

Zor sonuçlara varmanın tek yolu denemektir. Bu, bir sicil kaydı oluşturmanıza izin verecektir. Belirli bir şovun rakamlarının neredeyse toplamının arttığını düşünüyorsanız, bir bıçak alın. Bir veya iki gösteriye gidin ve bittiğinde maliyetlerinizi ve getirilerinizi dikkatlice analiz edin. Daha sonra güvenilir bir “Hedef Dönüşüm Oranı” (ciddi bir şekilde hedefleyebileceğiniz ve ulaşmayı bekleyebileceğiniz bir sayı) oluşturabilir ve işte o zaman iş başındasınız. Önümüzdeki yıl için bir ticaret fuarı bütçesi hazırlamak çocuk oyuncağı olacak.

Ve elbette, bir veya iki şovu taahhüt ettiğinizde, odak noktanız hemen o Hedef Dönüşüm Oranına ulaşmaya (ve parçalamaya) geçmelidir. Daha iyi bir ekran tasarlayın, daha etkileyici örnekler ve portföy kitaplarına sahip olun, ürününüze ince ayar yapın, akılda kalıcı broşürler alın, satış konuşmanızı ezberleyin, sesli dersler alın, saçınızı kestirin …