Bu dizinin ilk makalesinde dolandırıcılığı tanımladım, bir şirkette nasıl meydana gelebileceğini tartıştım ve bunun kurumsal dünyada ne zaman ve nasıl gerçekleştiğine dair gerçek hayattan bazı örnekler verdim. (İlk makaleyi okumak için inlogik.com/12530+0+free-articles.htm adresini ziyaret edin.) Bu – ikinci – makalede, somunlara ve cıvatalara iniyoruz; SİZİN şirketinizdeki dolandırıcılığı nasıl en aza indirirsiniz?
Şirketinizde dolandırıcılığı durdurmak için gereken iki ana adım vardır: Adım 1 – dolandırıcılık risklerinizi belirleyin; Adım 2 – Bu riskleri en aza indirmek için kurumsal gider yönetimi yazılım kontrollerini uygulayın.
ADIM 1 – Dolandırıcılık Risklerinizi Belirleyin
Şirketiniz aşağıdakilerden herhangi birine karşı savunmasız mı?
– Yazılı kopyalar ve bilgisayarlı raporlar arasındaki farklar;
– Farklı tarihlerde, ancak karşılık gelen otel masrafları olmadan kalkış ve dönüş uçak bileti;
– Hafta sonları veya iş dışı yerlerde yemekler;
– Eksik biniş kartı, seyahat planı veya makbuz gibi eksik açıklamalar ve eksik belgeler;
– Sıra dışı tarihler;
– Eski makbuzlar;
– İddialarla ilgili sorulara çirkin veya tutarsız açıklamalar. Yaygın bir yanıt “beni sorgulamaya nasıl cüret edersiniz?” ;
– Kopyalar;
– Değiştirilmiş makbuzlar;
– Makbuzlar yerine kredi kartı ekstreleri veya çıktıları;
– Uçak bileti:
o Çalışanların uçak biletleri için sık uçan noktaları kullanarak ödeme yaptıkları ve daha sonra şirketten bir masraf olarak bir bilet maliyetini talep ettikleri bilinmektedir. Bu, hileli bir faaliyet olarak değerlendirilebilir;
o Bir kuruluşu uçak bileti kullanarak dolandırmak için kullanılan çok sayıda mekanizma vardır. Organizasyonların uçak bileti değişimi, para iadeleri, kısmi geri ödemeler ve talep edilen uçuşun alınmama olasılığı ile uğraşırken dikkatli olmaları gerekir (araç kiralama kanıtı, ana havaalanında park etme, varış noktasında yemek veya diğer masraflar mevcut değildir).
– Dikkat edilmesi gereken kopyalar:
o Bunlar, kısmi otel faturalarında olduğu gibi aynı miktarlar olmayabilir;
o Cep telefonu faturalarında vadesi geçmiş ücretler;
o Aynı harcama, farklı bir açıklama ve kodlama ile bir dönemde iki kez veya iki veya daha fazla dönemde raporlanabilir.
– Kişisel eşyaların talep edilmesi de şirkete karşı bir dolandırıcılık kaynağı olabilir. Bunlar şunları içerebilir:
o Aile üyeleri için seyahat;
o Perakende veya kişisel satın alımlar;
o İş gezilerine eklenen geziler;
o Ekstra günler otelde, araba kiralama vb .;
o Hediyelik eşya dükkanı, masajlar vb. bir otel faturasına dahil edilebilir;
o İzin verilmeyen geziler.
– Kuruluşlar, yapılmadığı iddia edilen masrafları belirleme konusunda da gayretli olmalıdır. Bu, özellikle yemek masrafları ve günlük yemek masraflarının talep edilmesi ile ilgili olduğunda geçerlidir;
– Taksi ve kiralık araba iddiaları gibi tutarsızlıklar, açıkça şişirilmiş yolculuk veya kilometre hesaplamalarının aynı kısmı için;
– Aşırı beyanlar kasıtlı olabilir veya olmayabilir, ancak yazım hataları (34,95 ABD doları 3,495 ABD doları olarak bildirilir) ve yanlış döviz kuru dönüşümleri içerir.
Yasal ve / veya şirket politikalarına uymayan çok sayıda daha az belirgin faaliyet vardır. Bu başarısızlıklara örnek olarak uygunsuz kodlama dahildir, örneğin: konaklama olarak bildirilen yemek, telefon vb. İçeren otel faturaları; şirket yetkili sınıfına girmeyen araç kiralama; ve yasak satıcıların kullanımı.
ADIM 2 – Kurumsal Gider Yönetimi Yazılım Kontrollerini Uygulayın
Şirketinizdeki dolandırıcılık riskini en aza indirmek için, kurumsal gider yönetimi yazılım kontrolleriniz 5 W’leri (Kim, Ne, Nerede, Ne Zaman ve Neden) sağlayacak ve destekleyecek şekilde tasarlanmalıdır. Bir personelin görev sorumluluklarını yerine getirmesi için yapılan tüm makul, yetkilendirilmiş harcamaların kurumsal kredi kartı ile ödenmesini ve orijinal, geçerli, değiştirilmemiş bir makbuz ile belgelendirilmesini sağlamalı ve tüm organizasyon genelinde uygulanmalıdır. tüm seviyelerde ve tüm işlevlerde.
Uygulamada, bu kurumsal gider yönetimi yazılım süreçleri, kontrolleri ve prosedürleri çok geniştir. Onaylar, yetkilendirmeler, doğrulamalar, mutabakatlar, görev ayrımı, işletim performansının gözden geçirilmesi, arka plan araştırmaları ve fiziksel güvenlik gibi öğelerle ilgilidir. Günlük yönetim ve izleme süreçlerinize yerleştirilmeleri gerekir ve ayrıca mevcut bilgi teknolojisinden yararlanmaları gerekir.
Kurumsal Gider Yönetimi Kontrolü Olarak Görevlerin Ayrılması
Ödenecek hesapların niteliği ve ilgili işlevler göz önüne alındığında, görevlerin ayrılığı çok önemli bir husustur. Aşağıda, ödenecek hesaplara ve bunların nasıl ayrılması gerektiğine ilişkin kısmi bir görev listesi verilmiştir.
1) Banka mutabakatından sorumlu kişi şunları yapmamalıdır:
Sahipsiz mülk raporlamasını yönetin
Banka hesabında imza olun
2) Çek imzası olan kişi şunları yapmamalıdır:
Kendisinin de imza olduğu bir hesapta ödeme için faturaları yetkilendirin
Çek stokuna kolayca erişebilirsiniz.
3) Çek stoğundan sorumlu kişi şunları yapmamalıdır:
Yetkili imza olun
Banka mutabakatlarını yönetin
4) Ana satıcı dosyasından sorumlu kişi şunları yapmamalıdır:
Yetkili imza olun
Ödeme için faturaları onaylayabilme
Sahipsiz mülkle ilgilen
5) Borç hesapları işlevlerinden sorumlu kişiler, alacak hesaplarından da sorumlu olmamalıdır.
Diğer Kurumsal Gider Yönetimi Kontrolleri
Dolandırıcılıkla mücadelede yardımcı olan diğer bazı kurumsal gider yönetimi kontrolleri şunları içerir:
Kurumsal kredi kartlarında ticari satın alma yapılmasını zorunlu kılma
Kurumsal kredi kartlarında işlemlerin takibi
Kurumsal kredi kartlarının doğrudan ödenmesi
Gider raporu hazırlanırken kurumsal kredi kartı verilerinin önceden doldurulması
Yetkisiz geri ödemeleri önlemek için iyi bir onay sistemi
Bir bireyin belirli bir dönemdeki harcamalarının kapsamlı bir incelemesi
Tedarik Sonrası ortamın uygulanması (geçmişte satın alma öncesi bir ortamda çalışıyoruz (Satın Alma Talebi, Sipariş, Makbuz, Havale, 3 Yollu Eşleştirme, Dergi, vb.), Bu da işlemlerin en az% 20’sinin tartışılmasına neden olabilir.)
Kurumsal Gider Yönetimi Yazılımı
Kurumsal gider yönetimi yazılımı, gider taleplerinin yönetimini otomatikleştirerek hata veya dolandırıcılık riskini önemli ölçüde azaltır ve tüm satın alma verilerini kapsamlı bir şekilde yönetir. İyi bir kurumsal gider yönetimi yazılımı çözümü, işleme maliyetlerini% 90’a kadar azaltabilir, bu nedenle geri ödeme süresi somut ve ölçülebilirdir (genellikle 6 aydan az).
Kurumsal bir harcama yönetimi yazılımı çözümü seçerken, kart satın alma, seyahat harcama kartları, filo kartları, cep telefonları ve İnternet üzerinden satın alma gibi çeşitli B2B işlemlerinden dijital verileri yönetebildiğinden emin olun. Bilgi daha sonra insan kaynakları, ödenecek hesaplar, genel muhasebe ve ERP dahil olmak üzere işletim sistemlerine entegre edilebilir. Ayrıca, tüm önemli kredi kartı işlemlerini barındırdığından, bankaya özgü olmadığından ve dünyanın önde gelen ERP sistemleriyle çalışabileceğinden emin olun.
Ve son olarak, kurumsal gider yönetimi yazılım çözümünüzü seçmeden önce, teknolojinin kurumsal gider yönetimi sonuçlarına ulaşmada hikayenin tamamı olmadığı gerçeğini düşünün. Kültürel sorunlar, değişime direnç ve kurumsal sahiplik, kart programlarının büyümesinin ve faydaların gerçekleştirilmesinin önündeki en büyük engellerdir. Kurumsal gider yönetimi yazılımı çözüm sağlayıcınızın, teknolojinin çok önemli bir parçası olduğu müşteri ilişkilerine müşteri odaklı danışmanlık tabanlı bir yaklaşıma sahip olduğundan emin olmalısınız.
Sonuç
Dolandırıcılık, (çoğu olmasa da) birçok şirket için önemli bir maliyettir. Ama olmak zorunda değil. Dolandırıcılık risklerinizi belirleyerek ve uygun kurumsal gider yönetimi kontrollerini ve kurumsal gider yönetimi yazılımını uygulayarak dolandırıcılık risklerinizi çok etkili bir şekilde azaltabilirsiniz. Doğru kurumsal harcama yönetimi yazılımı çözümüyle, ROI 6 ay içinde çok elde edilebilir.
GIPHY App Key not set. Please check settings