Etkili Toplantılar Gerçek Bir Gündemle Başlar

Birisi “Bütçe hakkında konuşalım” diyerek bir toplantı başlatır.

Ve inliyorsunuz çünkü bundan sonra ne olacağını biliyorsunuz: hiçbir şeyi çözmeden saatlerce amaçsız tartışma.

Neden?

Birincisi, etkili bir toplantının anahtarı gündem olduğunu herkes bilir.

Ancak bütçe, yazılım ve piknik gibi isimler listesinden oluşan bir gündem faydasızdır. Hatta bir toplantının zaman kaybı olacağını bile garanti edebilir.

Toplantının kontrolünü size veren gerçek bir gündemi nasıl hazırlayacağınız aşağıda açıklanmıştır.

1) Hedef. Her gerçek gündem, toplantının sonunda istenen sonucu açıklayan bir hedefle başlar, örneğin: seyahat maliyetlerini% 10 azaltmanın bir yolunu bulun. İdeal olarak, bu hedef o kadar açık bir şekilde belirtilmelidir ki, bir başkası sonucu elde eden bir toplantı tasarlamak için kullanabilir.

2) Sonuç. Bu, hedefe ulaşmanın yararını açıklar ve böylece toplantıyı neden yaptığınızı anlatır. Örneğin, seyahat maliyetlerini düşürmenin yararı, harcamaları bütçe dahilinde tutmanız olabilir.

3) Faaliyetler. Bu, toplantı için bir plan (veya talimatlar dizisi) sağlar. İdeal olarak, bu sizin ve katılımcıların toplantı hedefinize ulaşmasına yardımcı olacak grup etkinliklerinin açıklamalarını içerir. Bu listeyi her aktivite için tahmini bir zaman bütçesi ile destekleyin.

4) Ödevler. Katılımcılara toplantıya nasıl hazırlanacaklarını anlatın (örn. Son çeyrekteki seyahat masrafları için departmanınızla anket yapın). Ayrıca, yanlarında ne getirmeleri gerektiğini söyleyin (örneğin, bütçenin bir kopyasını getirin). Hazırlanan katılımcılar bir toplantıyı daha verimli ve daha etkili hale getirir.

5) Lojistik. Toplantıyı ne zaman ve nerede yapacağınızla ilgili temel bilgileri sağlayın. Katılımcılar başka ofislerden geliyorsa, yol tariflerini ve haritaları eklediğinizden emin olun. Genel olarak, insanların en iyi şekilde performans gösterebilmeleri için ihtiyaç duydukları tüm bilgileri sağlayın.

Gerçek bir gündem hazırlamak için gereken az bir süre, daha kısa ve daha etkili toplantılar yapmanıza yardımcı olacaktır.