Bir projeyi yönetmek göz korkutucu olabilir. İster düğününüzü planlayın, ister yeni bir web sitesi geliştirin ya da deniz kenarında hayalinizdeki evi inşa edin, başarılı olmanıza yardımcı olacak proje yönetimi tekniklerini kullanmanız gerekir. İyi proje yönetiminin kalbinde yer alan ve proje başarısına ulaşmanıza yardımcı olabilecek en iyi 7 en iyi uygulamayı özetleyeceğim.
Kapsamı ve hedefleri tanımlayın
Öncelikle proje hedeflerini anlayın. Patronunuzun sizden bir kan bağışı kampanyası düzenlemenizi istediğini varsayalım, amaç mümkün olduğu kadar çok kan bağışı sağlamak mı? Yoksa yerel şirket profilini yükseltmek için mi? Gerçek hedeflere karar vermek, projeyi planlamanıza yardımcı olacaktır.
Kapsam, projenin sınırını tanımlar. Personeli kan bankasına götürmek için ulaşım organizasyonu kapsam dahilinde mi? Ya da personel orada kendi yolunu mu yapmalı? Neyin kapsam içinde veya dışında olduğuna karar vermek, yapılması gereken iş miktarını belirleyecektir.
Paydaşların kim olduğunu, ne yapılmasını beklediklerini anlayın ve desteklerini alın. Kapsamı ve hedefleri tanımladıktan sonra, paydaşların bunları incelemesini ve kabul etmesini sağlayın.
Çıktıları tanımlayın
Proje tarafından neyin teslim edileceğini belirlemelisiniz. Projeniz yeni bir çikolata için bir reklam kampanyasıysa, o zaman bir çıktı bir reklam için çizim olabilir. Öyleyse, hangi somut şeylerin teslim edileceğine karar verin ve başka birinin bunları doğru ve etkili bir şekilde üretmesini sağlamak için bunları yeterince ayrıntılı olarak belgeleyin.
Kilit paydaşlar, teslim edileceklerin tanımını gözden geçirmeli ve teslim edilmesi gerekenleri doğru bir şekilde yansıttığını kabul etmelidir.
Proje planlaması
Planlama, proje yöneticisinin projeyi tamamlamak için hangi kişilerin, kaynakların ve bütçenin gerekli olduğuna karar vermesini gerektirir.
İş Kırılım Yapıları gibi teknikleri kullanarak teslim edilecekleri üretmek için hangi faaliyetlerin gerekli olduğunu tanımlamalısınız. Her aktivite için gereken zamanı ve çabayı, faaliyetler arasındaki bağımlılıkları tahmin etmeli ve bunları tamamlamak için gerçekçi bir programa karar vermelisiniz. Proje ekibini faaliyetlerin ne kadar süreceğini tahmin etmeye dahil edin. Proje sırasında kritik tarihleri gösteren kilometre taşları belirleyin. Bunu proje planına yazın. Kilit paydaşların planı gözden geçirmesini ve kabul etmesini sağlayın.
İletişim
Proje planları, proje ekibine etkili bir şekilde iletilmedikçe işe yaramaz. Her ekip üyesinin sorumluluklarını bilmesi gerekir. Bir keresinde, proje yöneticisinin ofisinde büyük kağıt programlarla çevrili olduğu bir proje üzerinde çalıştım. Sorun şu ki, planı onlarla paylaşmadığı için ekibindeki hiç kimse görevlerin ve kilometre taşlarının ne olduğunu bilmiyordu. Proje, proje yöneticisi tarafından belirlenen faaliyetleri yapmaktan çok, önemli gördükleri faaliyetleri yapan kişilerle her türlü sorunu çözmüştür.
Proje ilerlemesini izleme ve raporlama
Projeniz başladığında, gerçek ilerlemeyi izlemeli ve planlanan ilerleme ile karşılaştırmalısınız. Proje ekip üyelerinden gelen ilerleme raporlarına ihtiyacınız olacak. Gerçek ve planlanan maliyet, çizelge ve kapsam arasındaki farklılıkları kaydetmelisiniz. Değişiklikleri müdürünüze ve kilit paydaşlarınıza bildirmeli ve varyasyonlar çok büyürse düzeltici önlemler almalısınız.
Projeyi tekrar yoluna sokmak için planı birçok şekilde ayarlayabilirsiniz, ancak her zaman maliyet, kapsam ve programla uğraşmak zorunda kalırsınız. Proje yöneticisi bunlardan birini değiştirirse, diğer unsurlardan birinin veya her ikisinin de kaçınılmaz olarak değiştirilmesi gerekecektir. Bu üç unsuru – proje üçgeni olarak bilinen – hokkabazlık yapmak, genellikle bir proje yöneticisinin en çok baş ağrısına neden olur!
Yönetimi değiştir
Paydaşlar genellikle nelerin teslim edilmesi gerektiği konusunda fikirlerini değiştirirler. Bazen iş ortamı proje başladıktan sonra değişir, bu nedenle projenin başlangıcında yapılan varsayımlar artık geçerli olmayabilir. Bu genellikle projenin kapsamının veya teslimatlarının değişmesi gerektiği anlamına gelir. Bir proje yöneticisi projedeki tüm değişiklikleri kabul ederse, proje kaçınılmaz olarak bütçeyi aşar, gecikir ve asla tamamlanamayabilir.
Proje yöneticisi değişiklikleri yöneterek değişiklikleri hemen veya gelecekte dahil edip etmeme veya reddetme konusunda kararlar alabilir. Bu, proje yöneticisi değişikliklerin nasıl dahil edileceğini kontrol ettiği, kaynakları buna göre tahsis edebileceği ve değişikliklerin ne zaman ve nasıl yapılacağını planlayabildiği için proje başarı şansını artırır. Değişiklikleri etkili bir şekilde yönetmemek, genellikle projelerin başarısız olmasının bir nedenidir.
Risk yönetimi
Riskler, projenin başarılı sonucunu olumsuz etkileyebilecek olaylardır. Risklerin dahil olduğu projeler üzerinde çalıştım: işi yapmak için teknik becerilere sahip olmayan personel, zamanında teslim edilmeyen donanım, sel riski altındaki kontrol odası ve diğerleri. Riskler her proje için farklılık gösterecektir ancak bir projenin ana riskleri mümkün olan en kısa sürede belirlenmelidir. Riskten kaçınmak için veya risk önlenemiyorsa, ortaya çıktığında etkisini azaltmak için riski azaltmak için planlar yapılmalıdır. Bu, risk yönetimi olarak bilinir.
Tüm riskleri yönetemezsiniz çünkü çok fazla olabilir ve tüm riskler aynı etkiye sahip olmayabilir. Bu nedenle, tüm riskleri belirleyin, her bir riskin gerçekleşme olasılığını tahmin edin (1 = olası değil, 2 = belki olası, 3 = çok olası). Proje üzerindeki etkisini tahmin edin (1 – düşük, 2 – orta, 3 – yüksek), ardından risk faktörünü vermek için iki sayıyı çarpın. Yüksek risk faktörleri, en ciddi riskleri gösterir. En yüksek risk faktörlerine sahip on kişiyi yönetin. Sürekli olarak riskleri gözden geçirin ve her an meydana gelme alışkanlığı olduğundan yenilerini arayın.
Riskleri etkin bir şekilde yönetmemek, projelerin başarısız olmasının yaygın bir nedenidir.
Özet
Bu en iyi uygulamaları takip etmek başarılı bir projeyi garanti edemez, ancak daha iyi bir başarı şansı sağlayacaktır. Bu en iyi uygulamaları göz ardı etmek neredeyse kesinlikle projenin başarısız olmasına yol açacaktır.
GIPHY App Key not set. Please check settings