Londra gibi büyük bir şehirde büyük bir konferansa katılmak Geri Hunter için ürkütücü bir olasılıktı. Ağ kurma ve en son trendleri takip etmenin sağladığı muazzam faydayı fark etmesine rağmen, yine de bu olaylar konusunda her zaman oldukça gergindi. Son terörist bombalamaları da iç huzuru için pek bir şey yapmadı.
Delegelerinizin etkinliğin başlangıcını beklerken tam olarak hangi çerçevede olduklarını bilemeyeceğiniz için, sunum yapanların açılış sözlerinin izleyiciyi olayı gerçekleştirme nedenlerine yönlendirmesi önemlidir. Orijinal hedefe geri dönmeli ve aşağıdakileri kapsamalıdır:
Etkinliği yönetenler kimler?
Neden organize edildi?
Delegeler bundan ne elde etmeyi beklemeli?
Etkinlik nasıl yürütülecek?
Etkinlik unsurları mekanın neresinde yapılacak?
Önemli aktiviteler ve molalar ne zaman olacak?
Bu karşılama konuşması iyi bir şekilde prova edilmeli ve mükemmel bir kelime, günün enerji seviyesini belirlemek için yüksek tempolu bir tonda yapılmalıdır, aksi takdirde daha başlamadan dinleyiciyi kaybedebilirsiniz.
Güvenlik ve konfor
Etkinlik organizatörleri olarak, seyircilerinizin yangın, sel veya başka herhangi bir acil durumda tahliye prosedürünü anlamasını sağlamaktan ve herkesin hesabının verildiğini kontrol etmekten sorumlusunuz. Bu bilgileri etkinliğin başlangıcına entegre etmenin bir yolunu bulun ve sigara içilen alanlar, tuvaletler hakkında bilgi ekleyin ve ayrıca idari personelden birini herhangi bir sorunuz için kilit irtibat kişisi olarak belirleyin.
Bazı mekanlar, günün başlangıcında oda sıcaklığını düşük bir seviyeye ayarlar ve ilk saatte doğal olarak yükseleceğini bilerek. Bunu fark etmek ve izleyicilerle empati kurmak, onlardan oda sıcaklığının rahatsız edici derecede soğuk veya sıcak hale gelip gelmediğini size bildirmelerini istemek, böylece bu konuda bir şeyler yapabilmeniz için yararlıdır. Söyleyin Sizin gibi hareketsiz oturmadığımız için, odanın rahat olup olmadığına karar vermemiz zor olabilir.
Zaman tutma ve esneklik
Etkinlik ilerledikçe, orijinal zamanlamaların biraz iyimser olduğunu ve ilan edilen mola zamanlarından önce bölümleri tamamlamayacağınızı görebilirsiniz. Böyle bir durumda izleyicilere karşı dürüst olun. Muhtemelen işlerin düştüğünün sizden daha fazla farkındalar. Ne yaparsan yap, mola zamanlarına dini olarak uy. İzleyici enerjisini artırmak için önemlidirler ve en önemlisi, mekan bu zamanlarda size sıcak içecekler ve yiyecekler getirmeye zaten programlanmıştır. Koşudaki molaları değiştirmek, olayın içeriğini değiştirmekten çok daha büyük düşüşlere neden olabilir. Dinleyicilerden hangi materyalin kesilip başka şekillerde telafi edilebileceğine dair sondajlar almak için mola zamanını kullanın.
Her şeyden önce, etkinlik yönetiminizde esnek olun ve günün ilerleyen saatlerinde sunumlara bazı acil ameliyatlar yapmaya hazır olun.
GIPHY App Key not set. Please check settings