Altı Sigma’da İletişim

Altı Sigma dağıtmak, organizasyonunuzda önemli bir değişiklik dönemine girmek anlamına gelir. Verimlilik ve moral, büyük değişim zamanlarında neredeyse her zaman zarar görür. Değişim ve adaptasyonun gereklilikleri ve bilinmeyenden insani korku, çalışma ortamının stresini artırıyor. Bu zamanlarda iletişim her zamankinden daha önemli hale geliyor.

Altı Sigma projesi boyunca iletişim çok önemlidir çünkü Altı Sigma’nın gücü ve kapsamı organizasyondaki herkesten önemli bir taahhüt gerektirir. Altı Sigma başarıları, aksi takdirde kafa karışıklığına neden olacak departman engellerini aşmak için her seviyede açık ve açık iletişim gerektirir. Ek olarak, bir organizasyondaki herhangi bir değişiklik, kasıtlı olarak veya sadece atalet nedeniyle bazı dirençlerle karşılaşacaktır. Yönetim, bu değişimin arkasında olduğunu etkili bir şekilde iletebildiği ve değişimin olumlu yönlerini iletebildiği zaman, direnişe karşı koyulabilir ve üstesinden gelinebilir.

Şirket liderliği, Altı Sigma ekiplerine, Altı Sigma konseptlerini günlük faaliyetlerine uygulamak için gerekli tüm araçları ve bilgileri vermeye istekli olmalıdır. Altı Sigma projelerinde süreçteki mantığın, beklentilerin, hedeflerin ve adımların sırasının netleştirilmesi çok önemlidir. Net, yazılı hedefleri olan Altı Sigma ekipleri, kendileri olmayan ekiplerin hayal edebileceğinden çok daha kısa sürede çok daha fazlasını başarır. Bu her yerde ve her koşulda geçerlidir. Altı Sigma sürecinin dokümantasyonu, dağıtımla ilgili herhangi bir yanlış anlaşılmayı çözme fırsatıdır. Süreci mevcut durumundan istatistiksel kontrol dahilinde ve şirketin Altı Sigma hedefleriyle uyumlu hale getirme stratejisini ana hatlarıyla belirten bir program geliştirilir. Bireylerin programa ve stratejiye nasıl katkıda bulunacağına ilişkin rollerin açıkça tanımlanması gerekir. Çalışanlar, aldıkları bilgilerle kuruma nasıl katkıda bulunabileceklerini değerlendirir. Bir ekibin kalite hedefleri, genel şirket kalite iyileştirme hedefleriyle bağlantılı olacak şekilde ayarlanmalıdır. Bu, yalnızca ekip ihtiyaç duyduğu bilgiye sahip olduğunda gerçekleşir.

İş bilgilerinin iletilmesinde netlik eksikliği, hayal kırıklığı ve başarısızlıktan muhtemelen diğer tek faktörlerden daha sorumludur. Ne yazık ki, iletişimin kuruluşunuzun ihtiyaçlarının gerisinde kaldığını anlamamak çok kolay. Genellikle üst düzey yöneticiler, çalışanlarla yeterince iletişim kurduklarına içtenlikle inanırlar. Ancak yöneticiler, çalışanların bilgiye ihtiyaç duydukları konuların sayısını ve ne kadar bilgiye ihtiyaç duyduklarını kolaylıkla hafife alabilir.

Çalışanlar için neyin önemli olduğunu ve onlara ne söyleyeceğinizi nasıl biliyorsunuz? Kendinizi çalışanların yerine koymalısınız. O kişi siz olsaydınız, işinizi yapmak için bilmeniz ne kadar önemli olurdu? Mevcut durumda ne için endişelenirsiniz? Değişiklikle başa çıkmanıza yardımcı olacak bilgiler nelerdir? Nasıl anlatılmak istersin? Bu soruları kendiniz cevaplayamazsınız. Anlamaya çalıştığınız insanların katkılarına ihtiyacınız var. İletişim, iki yönlü bir sokak dinlemek ve konuşmaktır. Birkaç kişiye ne söylendiğini, insanların neyi endişelendirdiğini ve merak ettiğini sormak.

Ayrıca, bir kişinin haber alma şeklinin onun hakkında nasıl hissettiğini önemli ölçüde etkileyebileceğini unutmayın, bu nedenle ortamı çok dikkatli seçmeniz gerekir. E-posta soğuk ve duygusuz olarak algılanabilir, ancak duygusal imalar içermeyen rutin güncellemeler için yararlıdır. Pek çok mesaj, şahsen veya bir bütün olarak takıma daha iyi iletilir.

İletişim becerileri pratik gerektirir. Mesajın her zaman dürüst, açık ve şefkatli olduğundan emin olun. Dürüst olun ve güven inşa edin. Ne demek istemediğini söyleme. Yerine getiremeyeceğin ya da yapmayacağın hiçbir şeye söz vermeyin. Her şeyden önce, taahhütlerinizi ve vaatlerinizi yerine getirin. Hiçbir şey çalışanları ihanete uğramış hissetmekten daha fazla uzaklaştırmaz. İçten, özenli ve sürekli iletişim, Altı Sigma dağıtımı boyunca çalışan bağlılığı oluşturmanın temelini oluşturacaktır.