Sıkı bir gündem sürün, sizi yönlendirmesine izin vermeyin

Noktanızı Karşılaşmak Hakkındaki Gerçeklerden Alıntıdır … Ve Hakikatten Başka Hiçbir Şey Yok

Bir meslektaşım iki haftada bir iki saatlik bir ekip toplantısı düzenlemekten sorumluydu. Tam ve ayrıntılı bir gündem oluşturmaya büyük özen gösterdi. Toplantıya gireceğimiz için, toplantı programın gerisinde kalmadan önce gündem maddesinin birinci noktasına gelmemiz yeterli olacaktır. Meslektaşımın bu toplantıları yürüttüğü süre boyunca, ertelemeden önce gündemin yarısından fazlasını asla alamadık. Ekip, gündemden geçememeye o kadar alıştı ki, programda kalmaya çalışmak bile yoktu. Gündem ve ilgili zamanlar tamamen gerçekçi değildi ve bir toplantı yönetimi aracı olarak değersizdi.

Etkili bir gündem, başlangıç ​​zamanı, konumu, konuları ve sürelerinin ötesine geçer. Etkili gündemler şunları yapar:

* Toplantı amacını destekleyin

* Katılımcıların beklentilerini neyin tartışılacağına göre ayarlayın

* Toplantıdan önce gerekli olacak herhangi bir hazırlık hakkında katılımcıları bilgilendirin

* Toplantı liderine gündemi yönlendirmek için bir yol haritası verin

* Her bir öğeyi kaplamak için yeterli süre verin

* Toplantı programın gerisinde kalırsa toplantı liderinin gündemi kolayca ayarlamasına izin verin

Tüm bunları söyledikten sonra, toplantı sahibinin uyması gereken yol gösterici bir ilke var: Toplantı sahibi gündemi yönlendirir, tersi değil. Kısa bir toplantı amacınızın ve toplantının amacına yönelik belirli gündem maddelerinin olabileceği zamanlar olabilir, ancak gerçek toplantı gündemden sapar. Gündem değişikliğine açık olun; sadece toplantı amacının hala karşılanmakta olduğundan emin olun. Bunu yapmak, toplantı sahibinin toplantıda olup bitenlere çok uyum sağlamasını ve bunu gündemde olanlara geri döndürmesini gerektirir. Fiili toplantı gündemden sapıyorsa, toplantı sahibinin bilinçli olarak sapmanın uygun olup olmadığına veya tomurcukta atlanması gerekip gerekmediğine karar vermesi gerekir. Bunun gizli bir sosu yok; orijinal toplantının amacını akılda tutmak, toplantıda gerçekte neler olduğunu gözlemlemek ve toplantının amacına ulaşılıp ulaşılmadığını sürekli olarak değerlendirmek anlamına gelir.

Öyleyse, etkili gündem oluşturmak için bazı iyi ipuçları nelerdir? Bir dahaki sefere bir toplantı planlamanız gerektiğinde şunları düşünün:

* Sıkı ve odaklanmış bir toplantı amacınız olsun – Toplantıyı bir nedenle aradınız; Amacın açık ve ulaşılabilir olduğundan emin olun. Bu konudaki iyi bir akıl sağlığı kontrolü, şu cümleyi tamamlayabilmeniz gerektiğidir: “Bu toplantının sonunda _______ yapabilmeliyiz.”

* Toplantı amacı ile gündem maddelerinizi çaprazlayın – Gündem maddelerinizi oluştururken, her bir maddenin toplantı amacını desteklemek için bir şeyler yaptığından emin olun. Maddeler toplantı amacını desteklemiyorsa ya gündem maddesini değiştirin ya da amacı değiştirin. Toplantı amacını desteklemeyen gündem maddelerine sahip olarak katılımcıların kafasını karıştırmayın

* Tahsis edilen gündem maddesi zamanlarıyla gerçekçi olun – Kalbinizde başaramayacağınızı bildiğiniz aşırı agresif zamanları gündeme koymayın. 60 dakikada 90 dakikalık toplantı planlamak, toplantının yalnızca 2 / 3’ünü geçmeniz veya toplantının en az 30 dakika geçmesi anlamına gelir. En iyi durumu dilemeyin; gerçeği küçümsemek.

* Gündemi toplantıdan en az bir gün önce dağıtın – Toplantıya katılanlar, neyin tartışılacağını ve toplantıdan önce gerekli bir hazırlık olup olmadığını bilmek isterler. Mümkünse gündemi gözden geçirmeleri ve toplantıya zihinsel olarak hazırlanmaları için onlara bir gün verin.

* En önemli gündem maddelerini toplantının önüne koyun – En önemli konuları önce ele alın. Bunun iki nedeni vardır: Birincisi, en önemli öğelerin kapsanmasını sağlayacaksınız. İkincisi, en önemli konuları daha önce ele alarak katılımcının dikkatini daha iyi tutacaksınız. Daha sonra gündeme alınırlarsa, önce daha az önemli gündem maddelerinden geçerken, biraz çiğneme göreceksiniz.

* Son gündem öğeniz olarak bir “eylem maddelerinin gözden geçirilmesi” bölümü olsun – Kariyerimde, toplantının sonunun geldiği, herkesin gittiği çok fazla toplantı olduğunu gördüm, ancak hangi eylemlerin yapılması gerektiği konusunda bir anlaşma yok toplantı dışında. Eylem öğeleri incelemenizde eylem öğelerinin ne olduğunu, her eylem öğesinden kimin sorumlu olduğunu ve eylem öğesinin ne zaman tamamlanması gerektiğini belirtin.

* Gündem maddelerinin bittiği zaman için bir acil durum planı hazırlayın – En iyi planlanmış toplantılarda bile, gündem maddeleri beklenenden daha uzun sürebilir. Değişikliği nasıl karşılayacağınıza dair bir plan yapın; bu, diğer bazı gündem maddelerini kısaltmak veya bir gündem maddesini tamamen ortadan kaldırmak anlamına gelebilir.

Sıkı, gerçekçi, ulaşılabilir gündemler oluşturun. Daha fazlasını yapacak, katılımcının hayal kırıklığını azaltacak ve herkesin zamanından en iyi şekilde yararlanacaksınız. Gündemin toplantının amacını gerçekleştiremeyeceğini görürseniz, gündemin kölesi olmayın.