Kağıtsız Olmak

Kağıtsız gidiyor. Biraz korkutucu geliyor mu? Hayır, pek değil. En azından olmak zorunda değil. 10 yıl kadar kısa bir süre önce, bir kutuda arşivlenmiş kağıt dosyaları tuttuk. Bir noktada, bu kutulardan en az 100 tanesini ağaçlarla doldurduk. Maalesef bu bir gereklilikti. O zamanlar, kağıtsız çalışma teknolojisi (en azından uygun fiyatlı teknoloji) yoktu. Tüm bu kağıt dosyaları geriye dönük olarak elektronik dosyalara dönüştürmek binlerce dolara mal olacaktı. Bugüne hızlıca ilerleyin ve kağıtsız geçiş oldukça basit ve ucuzdur. Ama neden kağıtsız gidelim?

Daha az fiziksel depolama alanı gerekir – dosya dolapları, kağıt ve klasörlerden tasarruf edin

Dosyaları bulmak daha verimli hale gelir – “düzenlemek” “bulmak” kadar kolaydır

Kağıtsız veya elektronik depolama, her şeyi yazdırıp kağıt kopya üzerinde saklamaktan daha uygun maliyetlidir – elektronik depolama alanı ucuzdur!

Bu önemli şeyin elektronik bir kopyasındaki “mürekkep”, kağıt kopya gibi sonunda solmayacak

Dosyalar, arşivlerinizden, onu görmesi gerekebilecek bir ortağa daha kolay aktarılır

Dosyalama işinizi sürekli yapmak için bir asistan ödemenize gerek yok. Elektronik depolama ile, sabit sürücünüzdeki uygun klasöre hızlı bir şekilde “farklı kaydetme” yapmak çok kolaydır

Tabii ki, kağıtsız kalmanın da bazı dezavantajları olabilir:

Elektronik ortam güç dalgalanmalarına, çizilmelere ve benzerlerine karşı hassas olduğundan, bu verileri kaybetme riski vardır.

Disk sürücülerinizi yedeklemeyi ve bu verilerin bir kopyasını güvenli bir yerde – tercihen şirket dışında – saklamayı unutmayın.

Asistanınızın bilgisayarınıza erişmesini istemediğiniz sürece muhtemelen kendi dosyalama işleminizi yapmanız gerekecek

Uzun süredir kağıt dosya paketleyicisi olsanız bile, şimdi kağıtsız çalışmaya başlamanız için hiçbir neden yok. Masanızdaki her şeyi yazdırmaya ve dosyalamaya devam etmeme konusunda bilinçli bir karar vererek başlayın. Kağıt dosyalarınızı çeşitli konular için klasörler oluşturarak düzenli tuttuğunuz gibi, Microsoft Explorer’da klasörler oluşturarak elektronik dosyalarınız için de aynısını yapın.
Dosyalama sisteminize bağlı olarak, “İstemciler”, “Olasılıklar”, “Form Dosyaları”, “Genel Bilgiler” gibi şeyler için klasörler oluşturun. Bu klasörlerin içinde daha fazla klasör vardır. Örneğin, “İstemciler” klasörünüz her müşteri için bir klasör içermelidir. “Beklentiler” klasörünüz, her potansiyel müşteri için bir klasör içermelidir. Ardından, bu potansiyel müşteri bir müşteri olduğunda, klasörünü “Müşteriler” klasörünüze sürükleyebilirsiniz.

Önemli görünen tüm dosyaları kaydedin.

Sanal dünyadan önce, iş adamları uygun şekilde 2 kategoriye ayrılıyordu: dosyacılar ve doldurucular. Filers, ihtiyaç duyabileceklerini düşündükleri şeyleri sakladı, ancak gerisini bıraktı. Yarım günde bir kağıt çöp kutusunu doldurabilirler. Pilers ise her şeyi kurtardı. Çöp sepeti sadece dekoratif amaçlıydı. “Her ihtimale karşı” en önemsiz şeyleri kurtarırlar.

Sanal dünya bu ayrımı sona erdirdi. Şimdi, her ikisi de olabilir (ve olmalıdır).

Pilers için:

Tüm dosyalarınızı saklayın; veya çoğu. Sadece içinde saklamak için daha fazla klasör oluşturun. Daha fazla sabit disk alanına ihtiyacınız varsa, dışarı çıkın ve alın. Sabit disk alanı, on yıl öncesine kıyasla gülünç derecede ucuz.
Filers için:
Yeni bir dosya aldığınızda veya oluşturduğunuzda, onu uygun klasöre kaydedin. Dosyalarınızı uygun şekilde adlandırmak, bu dosyaların daha sonra kolayca alınmasını kolaylaştıracaktır. Dosyalama sisteminiz her şeyden önce anlayabileceğiniz ve kolayca hatırlayabileceğiniz bir sistem olmalıdır – size mantıklı gelmelidir. Dosyalarınızı adlandırdığınızda, dosya adında ihtiyaç duyduğunuz kadar karakter kullanın, böylece daha sonra bu adın bir bölümünde arama yapabilirsiniz. Belgenin neyle ilgili olduğuna dair iyi ama kısa bir açıklama vermelidir. Çoğu kişi Windows Gezgini’nin arama özelliğini kullandı. Değilse, dosyalarınızı kolayca bulana kadar onunla pratik yapın. Oldukça güçlü bir araçtır ve çok kullanıcı dostudur.
Kağıtsız çalışma hedefinizde size yardımcı olacak birkaç araç daha var:

eFax (http://www.efax.com) burada kullandığımız şeydir. Aylık cüzi bir ücret karşılığında, gelen tüm fakslarınız size e-posta yoluyla gelecektir. Evet, ekli bir resim dosyası olarak doğrudan gelen kutunuza dökülürler.

Adobe Acrobat (tam sürüm – okuyucu değil (http://www.adobe.com/products/acrobat/main.html) hemen hemen her dosyayı almanıza, “yazdır” seçeneğini seçmenize ve Acrobat Distiller’da yazdırmanıza olanak tanır. Bu, belgeyi bir .pdf dosyasına dönüştürecektir. Çok kolay taşınabilir ve dosyalanması kolay bir dosya türü olan hemen hemen herkes bir .pdf dosyasını okuyabilir. Bu, belgelerinizi göndermeyi (ve onları korumayı) kolaylaştırır. Bir yan not olarak , bir eFax belgesi aldığımda, dosya türü çok evrensel olmadığından, eFax görüntüleyicimden Acrobat distillerime yazdırıyorum ve faksı bir .pdf dosyasına dönüştürüyorum. Daha sonra .pdf sürümünü dosyalayarak onu daha taşınabilir hale getiriyorum ve görüntülenebilir.

Tarayıcılar, kağıtsız dünyada vazgeçilmez olan bir diğer araçtır. Aldığınız hemen hemen her kağıt parçası veya fotoğraf taranabilir ve bir elektronik resim dosyası haline getirilebilir. Bu resim dosyasını oluşturduktan sonra, istediğiniz kişiye e-postayla gönderebilir ve sabit sürücünüzdeki elektronik dosyalarınızda saklayabilirsiniz.

LapLink Everywhere http://www.laplink.com/products/lle/overview.asp, sanal asistanınızın sizin için elektronik dosyalama işlemlerini yapmasını kolaylaştırabilir. Herhangi bir Web özellikli cihazdan (Google Masaüstü Arama tarafından desteklenmektedir) uzak masaüstü aramayı içerir Laplink Everywhere, nasıl çalışmak istediğinizi ve PC’nize erişmek için internet erişimi olan hangi cihazı kullanmak istediğinizi seçmenize olanak tanır. Kurulumu kolay ve hızlı ve kullanımı basit

LapLink ShareDirect http://www.laplink.com/products/sharedirect/overview.asp, kağıtsız çalışma için başka bir harika araçtır. İnternet, güvenlik duvarı veya yönlendirici yapılandırmalarınızı değiştirmek veya yönetmek zorunda kalmadan bilgisayarınızdaki herhangi bir klasörü bir veya binlerce kullanıcıyla anında paylaşmanıza olanak tanır. Ve 256-bit şifrelenmiştir.

Umarım kağıtsız çalışmanın neredeyse her şirket veya kişiye nasıl fayda sağlayacağını görebilirsiniz. Tek başına maliyet tasarrufu muazzamdır; satın almanız gereken kağıt, mürekkep ve klasör miktarını azaltmak.