Şirketler, belge paylaşımı için ekip üyeleriyle, müşterileriyle ve tedarikçileriyle iletişim kurmak için e-posta yerine bir extranet kullanmayı giderek daha fazla tercih ediyor, çünkü ideal olarak işbirliği yapan gruplara uygun; oysa, e-posta yalnızca bire bir iletişim için en uygun olanıdır. Genellikle e-posta programları, iletilere ve eklere öncelik verme konusunda etkisizdir. Bir e-postada, her şey aynı yere ve gönderildiği sırayla gelir. Oysa bir extranet ile projeyle ilgili tüm belgeler otomatik olarak belirli bir projeye ayrılmış bir klasörde tutulur.
Örneğin, bir şirket e-posta yoluyla belirli bir görevle uğraşan belirli bir gruba bir power point sunumu göndermeyi planlıyorsa, sunuları her bölüm ayrı bir e-postaya eklenmiş olarak küçük parçalara ayırmalıdır. Bölümler aynı anda gelmez ve bu da dahil olan herkes için kafa karışıklığı yaratabilir. Ancak bir extranet ile tüm bu sunumlar aynı anda gönderilebilir, tümü bozulmadan, diğer tüm ilgili malzemelerle birlikte otomatik olarak tek bir proje klasörüne doldurulur.
Dahası, extranetler, alıcıları sunumların mevcut olduğu konusunda bilgilendiren otomatik e-posta uyarıları oluşturur; ayrıca her kullanıcının kendi bakış açısını paylaşmasına olanak tanıyan bir yorum işlevi de sağlarlar.
Dış ağlar büyük dosyaları işleyebilir
Ek olarak, bir extranet, belge paylaşımı amacıyla her boyutta belgeyi işleyebilir. Ancak e-postada büyük eklerin şirket güvenlik duvarından geçmemesi riski vardır. Bir extranet, önemli belgelerin doğru yere gitmesini, anında yanıt vermeye hazır olmasını sağlar ve ilgili belgeleri ve mesajları bir araya getirir. Böylece, bütçe, program, stratejik plan, power point sunumu, notlar ve yorumlar – hepsi aynı sayfada görünür. Uzun bir alakasız e-posta listesinin sıralanması gerekmez.
Bir e-posta elektronik ve anlık olmasına rağmen, bir proje yönetim aracı değildir ve pek çok işbirliği işlevi sunmaz, oysa bir extranet bir organizasyon, iş akışı ve güvenlik kavramlarını destekler. Bu nedenle, extranetler bir şirketin pazarlamasını, dış ve iç iletişimlerini etkin bir şekilde organize edebilir.
Güvenli bir ortam
Ek olarak, birçok extranet, 128 bit SSL şifrelemeyle korunur. E-postaya ise herkes erişebilir ve bir şirketin bilgilerinin gizliliğini korumaz.
GIPHY App Key not set. Please check settings