Çok geçerli bir soru ama aynı zamanda cevaplaması da çok kolay. Öncelikle, profesyonel sanal asistanınızın tıpkı sizin gibi bir insan olduğunu ve hemen yanınızda ofiste oturan biri gibi olduğunu unutmamalısınız. Duyguları, ahlakı, standartları, çocukları, evcil hayvanları ve bir hayatı var – tıpkı sizin gibi.
Diğer sanal personel ajansları adına konuşamasam da, Team Double-ClickSM’de, müşterilerimizin sanal asistanlarıyla doğrudan ve açık bir şekilde iletişim kurabilmelerini sağlamak için büyük sıkıntılara giriyoruz. Bu yetenek, herhangi bir iş ilişkisi için ve özellikle bir iş adamı ve asistanınınki için hayati önem taşır. Bu iletişim olmadan fikir ve görev alışverişi olmaz.
Sanal personelimiz ve müşterilerimiz arasındaki iletişimi izliyoruz, ancak bu sadece hareket halindeki iş modelimizin mekaniğidir. Öncelikle iletişimin orada olduğundan emin olmak için bu iletişimleri izliyoruz ve ikinci olarak, bir sorunu tespit ettiğimizde veya daha verimli bir şekilde yapılabilecek bir şeyi gördüğümüzde devreye girebilelim. Bununla birlikte, müşterilerimizi sanal asistanlarını da kişisel düzeyde tanımaya teşvik ediyoruz. Herhangi bir ilişkide olduğu gibi, birbirinizi ne kadar iyi tanırsanız, birbirinizin hareketlerini, ihtiyaçlarını ve evcil hayvan davranışlarını o kadar iyi tahmin edebilirsiniz. Artık “neden” ortadan kalktığına göre, “nasıl” dan bahsedebiliriz.
Elbette görevleri, ödevleri ve diğer konuları sanal asistanınıza iletmek için birkaç seçenek vardır:
E-Posta, sanal olarak çalışırken çok etkili bir iletişim şeklidir. Hızlıca bir dosya eklemenize ve sanal asistanınıza göndermenize olanak tanır, böylece değişiklik yapabilir, bir mektup yazdırabilir ve postayla gönderebilir veya referans olarak saklayabilir. Dosya ekleme ve gönderme konusunda yardıma ihtiyacınız varsa Müşteri Hizmetleri Temsilcimiz Denise Schrock veya sanal yönetici asistanınızla konuştuğunuzdan emin olun.
Sanal asistanınızla iletişim kurmak için telefonu kullanmak, çok açık olsa da yeterince kullanılmamış ve yapması çok basit. Her seferinde sanal asistanınızın telefon numarasını aramaktan bıktınız mı? Telefon numarasını ofis telefonlarınıza ve cep telefonunuzun hızlı aramasına programlamanız yeterlidir. Sanal yönetici asistanınızı tek dokunuşla çevirmek çok kolaydır ve yan odada bir tuğla ve harç asistanına uğramaktan daha zor değildir
Anlık mesajlaşma, sanal asistanlarla iletişim söz konusu olduğunda yeterince kullanılmayan harika bir teknolojinin başka bir örneğidir. Birkaç mükemmel anlık mesajlaşma programı var ve kullanımı çok kolay.
Kontrol edilecek IM programları:
Yahoo: http://messenger.yahoo.com
MSN: http://im.live.com/messenger/im/home/?source=MSNTDLINK
AOL: http://www.aim.com
ICQ: http://www.icq.com
Anlık mesajlaşma programıyla, sadece birkaç fare tıklamasıyla, iş arkadaşlarınız ve sanal asistanınızla ileri ve geri mesaj yazabilirsiniz – hepsi gerçek zamanlı olarak. Siz yazarsınız, yazar ve siz farkına varmadan, sizin ve onun sorduğu soruların hepsi yanıtlanır ve devam edebilirsiniz.
Dikkat – zaman kaybetme fırsatı: Anlık mesajdaki biriyle “sohbet” e bağlanmak kolaydır ve bu da çok zaman alabilir. Anlık ileti, hızlı sorular ve hızlı yanıtlar için kullanılmalı ve ardından görevlerinize geri dönülmelidir. IM, uzun talimatlar vermek veya çok ilgili e-versasyonlar yapmak için telefonun yerini alması amaçlanmamıştır.
Salyangoz postası, çok retro olsa da bazen gereklidir. Bugünlerde parmaklarımızın ucunda bu kadar çok teknoloji varken, en resmi ticari iletişimler, pazarlama postaları veya sanal asistanınıza malzeme gönderme dışında salyangoz postası çok az kullanılıyor.
Sanal asistanınızı fakslamak aynı zamanda profesyonel sanal asistanınıza görevleri ve listeleri iletmenin popüler bir yoludur. Ancak, faksla göndermeyi planladığınız öğeler zaten elektronik (düzenlenebilir) formattaysa, en iyisi bir dosya eki olarak göndermek. Bu şekilde sanal asistanınızın her şeyi yeniden yazması ve gereksiz müşteri dolarları harcaması gerekmez. Elektronik faksla ilgili en son bilgiler için www.efax.com adresindeki eFax’a göz atın – artık sabit hatlı faksa neredeyse hiç gerek yok.
VOIM (ses üzerinden anlık mesajlaşma) yeni favori iletişim oyuncağım. VOIM’in yapmanıza izin verdiği şey, anlık mesajlaşma programınızı açmak, sanal asistanınızın adını tıklamak, arama düğmesine tıklamak ve işte, bilgisayar aracılığıyla ona çalar. Bağlantı kurulduktan sonra (yalnızca bir veya iki saniye sürer) sanal asistanınızla bilgisayar aracılığıyla konuşabilirsiniz – telefon hattı dahil değildir). Ardından, telefon numarasına bakmak için durmadan ve uzun bir e-posta yazmadan hızlı bir şekilde görevleri devredebilir, talimatlar verebilir veya sorular sorabilirsiniz. Team Double-ClickSM’de, Yahoo! VOIM programı ve harika sonuçlar. Denemek isterseniz, http://messenger.yahoo.com adresine gidin ve yazılımı indirin – kullanımı gülünç derecede kolaydır ve en iyisi, ücretsizdir!
VOIM’in yalnızca en yeni Yahoo! sürümünü indiren diğer kişilerle çalışacağını unutmayın. yazılım ve bilgisayarlarında mikrofon ve hoparlör bulundurur.
Sanal asistanınıza ihtiyaçları, beğenileri, hoşlanmayanları, görevleri ve eğitimi iletmenin birçok harika yolu vardır. Hepsi kişisel tercih meselesi ve en rahat kullandığınız şey. Profesyonel sanal asistanlar esnektir ve tercih ettiğiniz iletişim modunu kullanmaktan mutluluk duyacaktır. Teknoloji daha da ilerledikçe, gelecek yıl ve hatta gelecek ay nasıl iletişim kuracağımızı kim bilebilir!
GIPHY App Key not set. Please check settings