Etkinlik ve Toplantı Planlayıcıları için Stres Yönetimi

Telif hakkı 2006 Erika Trimble

Hayatınızı aciliyetin zulmü tarafından kontrol altında mı yaşıyorsunuz?

Etkinlik ve toplantı planlayıcılarının çalışmaları, bu endüstrilerin hızlı tempolu ve zorlu ortamıyla ne kadar iyi başa çıktığınıza bağlı olarak stresli veya enerji verici olarak kabul edilebilir.

Araştırmamda, herhangi bir etkinlik ve toplantı planlayıcılarının işindeki en büyük stres faktörlerinden bazılarının şunları içerdiğini buldum:

* İş yükü ile uğraşmak

* Bir seferde çok fazla program devam ederken hayır demek

* Müşteriler, işleri son dakikaya bırakıyor

* Zamanında yanıt veren tedarikçiler

* Bir müşteriyi diğerine göre dengelemek

* Personel kaynaklarını son dakikada bulmak

* Müşteri beklentilerini yönetmek

* Daha fazla zamana ihtiyacım var!

Bir iş koçu ve girişimci olarak işimde, etkinlik ve toplantı planlayıcıları için dengeli ve daha keyifli bir yaşam oluşturmak için etkili bir şekilde kullanılabilecek en yaygın dokuz stres gidericiyi keşfettim.

1. Egzersizle stresi azaltın. Şimdi buna uyacak vaktin olmadığını söylediğini hayal ediyorum. Benimle burada kalın.

İlişki kurabileceğiniz belirli bir örneğe bakalım. Yeni bir teklif sunulduğunda çoğu planlamacının yaptığı ilk şey, teklifi farklı bileşenlere ayırmak ve her bileşen için zaman çizelgeleri oluşturmaktır. Aynı şeyi bu stres giderme stratejisi için de yapabilirsiniz, egzersiz için zaman yaratın ve bunu haftalık programınıza dahil edin. Bazı planlamacıların bunu yapmasının bir yolu, belirli bir zamanda bir sınıfa kaydolmaktır, diğer planlayıcılar ise her hafta diğer taahhütleriyle birlikte formda kaldıkları takvime sahiptir.

Daha fazla enerjiye, daha parlak bir zihne ve daha yaratıcı problem çözme becerisine sahip olacaksınız.

2. Düşünmek ve durumunuzu değerlendirmek için ara verin. Bunu yaptığınızda, o anda gerçekten neyin kritik olduğunu değerlendirebilecek ve enerjinizi en etkili olduğunuz yere yoğunlaştırmak için kendinizi yeniden yönlendirebileceksiniz. Planlayıcılar olarak, mükemmel etkinliği veya toplantıyı oluştururken göz önünde bulundurmanız gereken her zaman birden fazla ve dakikalık ayrıntıya sahip olacaksınız. Doğrudan önünüzde olanı geçmek yerine, zamanınızı yönetmek için zaman ayırın.

3. Gün içinde küçük sessizlik ve yalnızlık dönemleri yapın, özellikle de problemler ve sorumluluklarla boğulmuş hissettiğinizde. Bunalmış hissetmek, planlamacılar için alışılmadık bir duygu değildir. Böyle zamanlarda beş dakikalık yalnızlık bile çektiğinizde, fikirlerinizin nasıl aktığını ve sorularınızın cevaplarının nasıl ortaya çıktığını görünce şaşıracaksınız.

4. Şimdiki zamanda verdiğiniz her kararda geleceği göz önünde bulundurarak uzun vadeli bir bakış açısı geliştirin. O halde, siz ve işiniz için uzun vadede daha fazla değeri olan daha fazla şey yapın. İster bir şirket için çalışan bir plancı olun, ister kendi işinizin sahibi olun, günlük öncelikleriniz aynıdır: Şirketi ileriye taşıyın, karlılığı artırın, güçlü ilişkiler kurun, yeni müşteriler çekin ve mevcut müşterilere değer ve iyi hizmet getirin.

5. Beklenmeyen talepleri yönetin. En iyi çabalarınıza rağmen, bir planlayıcı olarak çalışmalarınızı sürprizleri ve sorunları en aza indirecek şekilde düzenlemenin her zaman mümkün olmadığını kabul ediyorum. Beklenmedik bir talebe nasıl cevap vereceğinizi ve onu ne zaman karşılayacağınızı belirleyerek yanıtınızı kontrol edebilirsiniz. Bazen müşteriler sadece duyulduklarını ve taleplerinin karşılanacağını bilmek isterler.

6. Zaman yönetimi öğrencisi olun. Alışkanlıklarınız hakkında bilincinizi nasıl artıracağınız konusunda zaman yönetimi uzmanlarından ipuçları alın ve kendinizi daha iyi yönetmek için becerilerinizi geliştirin. Zaman yönetimine bağlılık, daha başarılı olma taahhüdüdür.

7. Sorumluluğu üstlenin, olduğunuz veya olacağınız her şey tamamen size bağlıdır. Bir planlayıcının hayatında, bir zaman sıkıntısını karşılamak için uzun saatler çalışmanın gerekli olabileceği günler her zaman olsa da, bu zamanlar kuraldan ziyade istisna olmalıdır. Kendinizi her zaman son teslim tarihlerini karşılamak için yarışırken bulursanız, faaliyetlerinizi ve zamanınızı nasıl yönettiğinize bakmanız gerektiğinin açık bir işaretidir.

8. Bir durumu nasıl basitleştirebileceğinizi veya gününüzü nasıl kolaylaştırabileceğinizi günde birkaç kez kendinize sorarak basitleştirin. Olayları en karmaşık şekilde görme eğilimindeyiz ve hayatınızı kolaylaştırmanın yollarını düşünmenin gücüne şaşıracaksınız.

9. Kişisel ve profesyonel olarak nasıl algılanmak istediğinizi hatırlayın. Bu çılgınca, kaotik bir kişi olarak mı yoksa büyük bir problem çözücü olan sorumlu biri olarak mı? İş arkadaşlarınız, sektördeki meslektaşlarınız, tedarikçileriniz ve müşterileriniz, zamanınızı nasıl harcadığınız konusunda sizi sorumlu tutabilir ve tutacaktır.

Stres yönetimi için bu stratejiler ne kadar basit olsa da, sonuçlarında gerçekten dikkat çekicidirler.