Yetki Vermeden Önce Bekleyin

Telif hakkı 2006 Stephanie Graham

Başkalarıyla bunalmaktan bahsettiğimizde, duyduğumuz ilk önerilerden biri Delege! Peki, bunun kesinlikle yapmanız gereken bir şey olduğunu anladıysanız, doğru yapmak için gerekli adımları atın. Çoğu zaman, görevler, bireyin devredilen görevi tamamlamasını zorlaştıran veya imkansız hale getiren yerleşik engellerle delege edilir. Sonunda herkes hüsranla doludur.

Bir sonraki görevinize veya projenize yetki vermeden önce göz önünde bulundurmanız gereken birkaç öneri:

İş için doğru kişiyi seçin
Birey için yeterli eğitim sağlayın
Onları işi tamamlamaları için yetki ve kaynaklarla güçlendirin

Bu noktaların her birini daha ayrıntılı olarak inceleyelim:

İş için doğru kişiyi seçin Bu çok önemlidir. Yüksek öncelikli bir projeyle ilgilenmesi için sorunlu bir çalışan seçmek kesinlikle anlamsızdır. Hem bireylerin kişisel özelliklerini hem de mesleki becerilerini göz önünde bulundurun. Çok fazla etkileşim gerektiren bir iş için hoş bir eğilim, veri girişi ve belge incelemesi gerektiren bir iş için olduğundan daha önemlidir. İş, şirketinizdeki bireylerin birincil işlevi ile çatışmamalıdır. Bu, uygun şekilde yetkilendirilmiş bir görevin bir örneğidir:

DURUM: Barb’ın yeni çalışan oryantasyonu ve eğitimine yardımcı olması için en iyi işlemcisi San’a ihtiyacı var. Ancak, San’ın zaten ekipteki herkesten daha büyük bir boru hattı var. Ek olarak, Sans’ın kocası son zamanlarda bir üniversite kursuna başladı ve çocuklara bakmak için zamanında evde olmasına ihtiyacı var. ÇÖZÜM: Barb, sorumluluk hakkında ne hissettiğini görmek için San ile buluştu. San, bilgilerini paylaşma fırsatı konusunda heyecanlandığını söylüyor. Bunu göz önünde bulundurarak Barb, nispeten basit 10 kredi bulmak için Sans ardışık düzenini gözden geçiriyor ve bunları kalan işlemciler arasında bölüyor. Ek olarak, oryantasyon ve eğitim projesinin Sans’ın kişisel yaşamıyla çelişmemesini sağlamak için Barb, kocasının okul gününde onu sabah erkenden gündemine koyar, böylece zamanında gidebilir.

Bireyler için yeterli eğitimi sağlayın Bazı delege projeler, yetersiz talimat veya destekle verildiği için sonuç vermez. Bir görevi devretmeden hemen önce hızlandırılmış kurs eğitimini yapmayı unutun. Anı atlatabilir ancak ekip üyelerinize ilham vermek için çok az şey yapar. İlk günden itibaren personelinizi olabildiğince çok konuda çapraz eğitmeniz önemlidir. İhtiyaç duyduğunuz anda bunu yapacak zamanınız veya sabrınız olmayacak. Ekip üyenizi zaten ifşa ettiğiniz bir konuyu gözden geçirmek veya yenilemek çok daha kolaydır. İşte bir örnek:

DURUM: Kevin, birinci sınıf nişe hizmet eden müşteriler için kredileri işleme koymak üzere işe alındı. Diğer kredilerle deneyimi yoktu. Kevin eğitildiğinde, A-paper ve devlet kredileri dahil diğer nişlerle ilgilenen bir işlemciyi gölgelemesi gerekiyordu. SONUÇ: Diğer işlemciler planlandığında Kevin, ardışık düzenlerine yardımcı olmak için hemen devreye girebildi. Kevin, her tatil dolumunda hız değişikliğinden keyif aldı ve becerilerini geliştirdi.

Onları işi tamamlamak için yetki ve kaynaklarla güçlendirin İşi yapmak için gerekli araçları sağlamadan delege kullanmayın. Yetki verilen bir projede beklemede olmaktan daha kötü bir şey yoktur çünkü ihtiyacınız olan şey size verilmemiştir. Projenin XX tarafından yürütüldüğünü bilmesi gereken herkesi uyarın ve o kişiyle tıpkı sizinle olduğu gibi etkileşimde bulunmakta özgür hissedin. Bu bildirim telefon veya e-posta ile yapılabilir. Ek olarak, telefon numaraları, fakslar ve sergiler dahil olmak üzere proje için mümkün olduğunca fazla destekleyici bilgi sağlayın. Mümkün olduğu kadar önceden gerekli yetkilendirmeleri sağlayın. Proje için sermaye gerekiyorsa, fonlara nasıl ve ne zaman erişilebileceğini bildirdiğinizden emin olun. İşte bir örnek:

DURUM: Donna’nın, şirketlerinin bölgesel ortaklarıyla şehirdeyken görüşmesi istendi. Onlara iş günü boyunca operasyonun bir özetini verecek ve işten sonra onlara kısa bir şehir turu yapacak. Donna endişelidir çünkü en yoğun zamanlarının ortasındalar. Ek olarak, Donna sınırlı mali kaynaklara sahip olma ve bir gider hesabı geri ödemesini beklemeyle ilgili endişelerini dile getirdi. ÇÖZÜM: Donnas çalışma alanı ofiste daha sessiz bir alana taşındı. Bu, misafirlerle daha az dikkat dağıtıcı etkileşime girmesine izin verecektir. Donna’yı kurumsal hesaba eklemek için yeterli zaman olmadığından, misafirlerin yemeklerini ve ulaşımını karşılamak için kullanması için ön ödemeli bir Vize alındı. Ziyaret sorunsuz geçti.

Yetki verirken hatırlanması gereken diğer birkaç önemli nokta şunlardır:

Proje için son tarihi bildirin
Kendinizi takip soruları için uygun hale getirin
İyi yapılan bir iş için övgü ve takdir gösterin

Bunlar, bir görevin doğru şekilde yetkilendirildiği ve başarıyla yerine getirildiği birkaç örnektir. Bırakmaktan korkmayın. Bir görevi devretmek, daha fazla gelir getiren faaliyetler için zamanınızı boşaltacaktır. Ayrıca, yetki verilen bir görevin zorluğu, ekibinizdeki yıldıza bir ışıltı vermek için gereken şey olabilir.