Toplantıya Başkanlık Etmenin En Etkili Yolu

Karar verilen tek şeyin bir sonraki toplantının tarihi olduğu bir toplantıya kaç kez katıldınız? Veya bir kişinin toplantıya hakim olduğu yer? Veya toplantı önemsiz şeyler veya ilgisiz bilgilerle dolu mu?

Bir toplantıya başkanlık etmenin, sadece bir gündem olduğunu varsayan gündemi okuma meselesi olduğu ve zeyilnamenin aslında eldeki konuya en uygun konuları kapsadığı yaygın bir varsayımdır.

Etkili bir toplantıya başkanlık etmek bir beceridir. Öğrenilebilir biri. Aşağıda özetlenen bazı basit ilkeler; eğer takip edilirse, herkesin fikrine değer verildiğini ve işin yapıldığını hissettiği odaklanmış verimli toplantılarla sonuçlanabilir.

Kural 1 egoya yer yoktur. Başkan Kişi olarak kolaylaştırıcı sizsiniz, en etkili olanları dinleyenler, akıl yürütmeyi kışkırtmak ve başkalarını dahil etmek için açık uçlu sorular kullananlardır.

Kural 2. Toplantının amacının ne olduğu konusunda çok net olun? Olasılıkları beyin fırtınası yapmak, önceden tanımlanmış şeylerin sonuçlarını belirlemek, geniş fırça darbeleri veya belirleyici ayrıntılar için çok sayıda fikir ister misiniz?

Kural 3 Hazırlıklı olun, gündemi oluşturun, destekleyici kağıtları bolca hazırlayın ve dağıtın, böylece başkalarının önceden okumaya zamanları olsun

Kural 4 Toplantının başında tüm tarafların tanıtıldığından emin olun, canlı tutun. Ne tür bir giriş gerektiğini açıkça belirtin: isim ve rol veya arka plan bilgisi. Zaman ölçeğini verin, ör. Lütfen kendinizi tanıtın, bir dakikadan fazla olmamak kaydıyla, deneyiminizin kısa bir özetini verin.

Kural 5 Başlangıçtan itibaren toplantı için açık parametreler belirleyin: Toplantının sonunda başarmamız gerekir. Bugün ilkelere odaklanacağız, bu nedenle belirli ayrıntıları o an için saklayın

Kural 6 Beklentileri yüksek. Toplantı saat 10.00’da başlayacaksa, orada kim varsa o noktada başlar, mesajı alırlar. Geç gelenleri ağırlamak için geç başlayın, geç gelmenin uygun olduğunu varsayacaklardır. Bitiş zamanları konusunda da net olun. Meslektaşlarınızdan toplantıdan önce materyalleri okumalarını istediyseniz, onları okumayın. Bir dahaki sefere onlardan önceden okumalarını istediğinde, çabaya değmeyeceğini varsayacaklar. Beklentileri yüksek ve onlara bağlı kalın.

Kural 7 – Toplantıda kararlaştırılan kararlar DURMALIDIR. Mutabık kalınan bir bitiş zamanı ile pilot olarak ayarlandıkları geçerliliğinden emin değilseniz. Sonuçla koşmaktan memnun değilseniz, kararı kapmak için koymayın. Neyin müzakereye açık olup neyin olmadığını kesinlikle netleştiren kararlar için bir yapı verebilirsiniz.

Kural 8 Tüm tarafları dahil edin. Duruşmada aktif rol almıyorlarsa, belirli kişilere sorular sorun, Fred hakkında ne düşünüyorsunuz Başkaları, katkılarına değer veriyor ancak başkalarını dahil ediyorlarsa Teşekkürler Bertha bu çok yararlı, geri kalanınız Bertha hakkında ne düşünüyorsunuz? Teklif etti?

Kural 9 Toplantıyı yolunda tutun, işlerin nasıl kaydedileceğini belirleyin, tartışmayı özetleyin, eylem noktalarını belirleyin, kimin ne yapacağını, eylemin zaman ölçeğini, olayların nasıl, kim tarafından ve ne zaman izleneceğini

Kural 10, iyi bir toplantı davranışını örnek alır ve meslektaşlardan daha azını kabul etmez. Aktivitede olumlu bir rol almak, fikirlerle cömert olmak, başkalarını dinlemek, saldırganlık yok, zorbalık. İdeal olan, kişisel saldırılar yerine en iyi çözümü yaratmak için çeşitli fikir ve yaklaşımların yapıcı bir şekilde kullanıldığı sağlıklı bir profesyonel tartışma.

Meslektaşlar ellerinden gelenin en iyisini yapacaklarsa, tüm katkıların değerli olduğunu, fikirleri için itibar alacaklarını ve tüm organizasyonların birbirlerinden puan almaktan ziyade toplu başarı ile güçlendiğini bilmeleri gerekir. Başkan Kişi olarak tonu belirleyecek ve süreci yönetecek olan sizsiniz.