Toplantıları Kısa Tutmak için 19 Zamansız İpucu

Telif hakkı 2006 Deborah Torres Patel

Kapsamlı toplantı hazırlığı kaygıyı azaltır. İyi planlama, toplantıların konuyla ilgili olmasını, aşılmamasını ve üniformalı, sıkıcı veya ilgisiz katılımcılar tarafından geciktirilmemesini garanti eder. Toplantılarınızı yolunda ve zamanında tutmak için bu 19 zamandan bağımsız ipucunu izleyin.

Ajandanızı hazırlarken

1. Toplantınızın amacını belirleyin

2. En önemli öğeleri ilk sıraya koyun

3. Her nokta için net bir sonuç belirleyin

4. Toplantıya davetlileri akıllıca seçin. Kendinize sorun: Kimler katılmalı? Katılımcılar toplantının tamamı için mi yoksa yalnızca bir kısmı için mi hazır olmalı?

5. Tartışmalı noktaları sona doğru yerleştirin, böylece toplantının ilk bölümü sorunsuz akabilir

6. Büyük bir kuruluş için çalışıyorsanız ve herkes birbirini tanımıyorsa, çok kısa tanıştırmalara ihtiyaç olabilir. İnsanların hızlı bir şekilde paylaşmaları için zaman planlayın, Ben Kimim, şirketteki rolümü ve neden burada olduğumu.

Toplantıdan en az bir hafta önce belirli bir gündemi dağıtın. Katılan herkesin ihtiyaç duydukları tüm bilgilere sahip olduğundan ve sunum yapanların kendilerine ne kadar zaman ayrıldığını tam olarak bildiklerinden emin olun.

Gündem dolaşırken, toplantının keskin başlayıp zamanında biteceğini belirtin. Bu, verimli bir toplantı için tonu ustaca belirleyecektir. Açıkçası, toplantı başkanının zaman çizelgesine bağlı kalması çok önemlidir.

Toplantı günü

1. Sunumunuzun provasını yapın (varsa)

2. Erken gelin

3. Ekipmanı iki kez kontrol edin

4. 30-60 dakikalık bir toplantıdan önce kahve, çay, su veya içecek servisi yapın. 30 dakikadan uzun toplantılar boyunca içkiler olmalıdır.

5. Önemli bir toplantıysa, toplantıya konsantre olabilmek için not alması için yanınızda bir meslektaşınızı getirin. Sağduyulu bir alternatif, katılımcılardan herhangi bir itiraz yoksa toplantıyı kaydetmektir.

6. Başlangıçta tüm bildirileri vermekten kaçının çünkü insanlar dikkatli olmak yerine genellikle evrak işlerini gözden geçirirler.

Ne yazık ki, iyi planlanmış toplantılar, toplantı katılımcıları tarafından raydan çıkarılabilir. İddialı bir toplantı koltuğunuz varsa, toplantıyı kolaylıkla yoluna sokabilir. Ancak, güveni veya örgütsel gücü olan herkes müdahale edebilir.

7. Dik ve açık bir duruş emredicidir. İnsanların ilgisini çekmek ve sadece öne doğru eğilerek onlarla etkileşime geçmek için sesinizin seviyesini, perdesini, hızını veya tonunu değiştirebilirsiniz.

8. Diğer insanların beden dilini izlemek sizi toplantının zirvesinde tutabilir. Huysuz veya ilgisiz insanları fikirlerini sorarak dahil edin.

9. Sunum yapma sırası size geldiğinde, diğerlerine amacınızın toplantıyı mümkün olduğunca kısa tutmak olduğunu hatırlatın. Niyetiniz başkalarını da aynı şeyi yapmaya motive edebilir.

10. Konuşmacılar uzun solukluysa veya kişisel bir ajandanız varsa, birkaç iyi yerleştirilmiş kesinti ile moderatör rolünü üstlenerek kontrolü ele alabilirsiniz, örneğin, Gündemimizdeki bir sonraki maddeyi ele alabilir miyiz? Veya detayları daha sonra gözden geçirmemiz mümkün olur mu? Veya ayrıntıları çevrimdışı olarak tartışabilir miyiz?

11. Toplantı sürükleniyorsa, uzatmak için kısa bir tuvalet molası önerin.

12. Bir tartışma veya çözülmemiş öğe bir toplantıyı uzatırsa, toplantının resmi bölümünü sona erdirin ve konuyu ele almak için ayrı bir toplantı düzenleyin.

13. Toplantıyı bitirmeden önce, belirli görev sahipliğini ve eylem öğelerini sağlamlaştırın.

Değerli zamanınızın sonsuz bir toplantı tarafından gasp edilmemesini sağlamak için, önceden yalnızca planlanan toplantı zamanı için müsait olduğunuzu bildirin ve toplantı fazla mesai olursa kibarca özür dilerim. Ayrılma hakkınızdır.

Kendi toplantılarınızı zamanında başlatın ve bitirin ve kısa, iyi organize edilmiş toplantılar için itibar kazanın. Meslektaşlarınız, zamanlarına değer verdiğinizi hissettiklerinde size saygı duyacak ve çok daha fazla katkıda bulunacaklar.