Toplantılarda 5 Gizli Tuzak

Birkaç kötü toplantıya girdiyseniz, aşağıdaki tuzakları yaşamış olmalısınız. İşte buradalar ve nasıl düzeltilecekleri.

1) İnsanlar kendilerini uzman sanıyorlar.

Birçok insan bana nasıl toplantı yapılacağını bildiklerini söylüyor. Aslında tek yaptıkları bir partiye ev sahipliği yapmak. Konukları davet ederler, ikramlar sunarlar ve bir sohbete başkanlık ederler. İnsanlar konuşur. İnsanlar yemek yer. Ve hiçbir şey olmuyor. Ya da bir şekilde bir anlaşmaya varmayı başarırlarsa, kimse onu uygulamaz.

> Ne yapmalı: Gerçek bir toplantıya nasıl liderlik edeceğinizi öğrenin. Bir atölye planlayın veya bir kitap satın alın. Sonuçlar gerçekten önemli olduğunda, bir kolaylaştırıcı tutun. İnsanların sonuçlara doğru metodik ilerleme kaydetmesine yardımcı olan modern araçlar olduğunu kabul edin. Bu araçlar pratik ve kullanımı kolaydır. Elbette, onları kullanabilmek için ne olduklarını bilmelisiniz. Ayrıntılar için beni (714-528-1300) arayın.

2) İnsanlar ilham verici olduklarını düşünürler.

Birçok insan, uzun soluklu açıklamaların başkalarını etkilediğine inanıyor. Aslında tam tersi. Uzun bir ders hızla sıkıcı (ve bazen saldırgan) bir alıştırma haline gelir. Neden? Çoğu çalışan, işletmeye katkıda bulunmada aktif bir rol ister ve bu nedenle bir konuşmayı dinlemek zaman kaybı gibi gelir.

> Ne yapmalı: Katılımcılara katkıda bulunma fırsatı veren toplantılar tasarlayın. Düşünmeyi istediğiniz sonuçlara yönlendiren sorular planlayın. İnsanların karar vermesine yardımcı olan etkinlikler kullanın. Duyuruları mektup, not veya E-posta olarak dağıtın. Veya bir toplantı kullanmanız gerekiyorsa, duyuruları kısa tutun (birkaç dakikadan az).

3) İnsanlar başkalarının kendileriyle aynı fikirde olduğunu düşünür.

Pek çok insan, kabulü ölçmek için başını sallama, gülümseme ve göz temasına güvenir. Aslında, çoğu çalışan bir patronu yatıştırmak için her şeyi yapar. Ve patron üzgün görünüyorsa, çalışanlar daha da uyumlu hale gelecektir. Ardından, toplantı sona erdiğinde çalışanlar şu üç şeyden birini yapacaklar: 1) dersi unutmak, 2) mesajı görmezden gelmek veya 3) fikri sabote etmek.

> Ne yapmalı: Toplantıları herkesin adil olduğunu düşündüğü bir süreçle yürütün. Anlaşmalara varmak ve kararlar almak için fikir birliği kullanın. İnsanlar, alınmasına yardımcı oldukları kararları kabul edecekler.

4) İnsanlar başkalarının basiretli olduğunu düşünür.

Pek çok insan, herkesin yapılması gerekenlere ilişkin vizyonunu paylaşarak geleceğini umarak, gündemi olmayan toplantılar düzenler. Aslında herkes özel umutlarını, korkularını ve vizyonlarını toplantıya getiriyor. Net bir gündem olmadan sonuç, sorunun karmaşıklığına bağlı olarak sohbet ve kaos arasında bir şeydir.

Not: Bir konu listesi gibi belirsiz bir gündem, neredeyse hiç gündem olmadığı kadar yararsızdır.

> Ne yapmalı: Toplantı için hedefinizi yazın. Ardından, başka birinin toplantıyı siz olmadan yürütmek için kullanabileceği kadar eksiksiz bir gündem hazırlayın. Her adımı belirtin ve bir zaman bütçesi sağlayın. Gündemi toplantıdan en az bir gün önce gönderin, böylece katılımcılar hazırlanmak için kullanabilirler. Soruları olup olmadığını veya gündem hakkında konuşmak isteyip istemediklerini kontrol etmek için toplantıdan önce kilit katılımcıları arayın.

5) İnsanlar toplantıların gerekli olduğunu düşünür.

Birçok kişi her acil duruma, sürprizlere veya seğirmelere bir toplantıyı çağırarak yanıt verir. Aslında, bir toplantı özel (ve pahalı) bir süreçtir. Yalnızca ekip olarak çalışan bir grup insanın çabalarını gerektiren sonuçları elde etmek için kullanılmalıdır. Toplantı her şeyin evrensel bir tedavisi DEĞİLDİR. Yanlış nedenlerle yapılan toplantılar herkesin zamanını boşa harcıyor.

> Ne yapmalı: İşletmeniz için kar elde etme yeteneği için her toplantıya meydan okuyun. Yani, sonuçların değerinin bir toplantı düzenleme maliyetinden daha büyük olduğundan emin olun. Başka herhangi bir faaliyet aynı sonucu verebilirse, o diğer etkinliği kullanın.