Sesli Postanıza Yanıt Alın

Çoğu iş insanı gibiyseniz, sesli posta hayatınızı hem basitleştirdi hem de karmaşıklaştırdı. İyi tarafı, bilgi alışverişinde bulunmanıza yardımcı olur. Öte yandan, mesaj bırakmak denize dökülen şişelere notlar koymak gibi görünebilir. Mesajlarınızın sonuç aldığından nasıl emin olacağınız aşağıda açıklanmıştır.

1) Aramaya hazırlanın. Biriyle konuşmaktansa bir sesli mesaj sistemine girme olasılığınızın daha yüksek olduğunu anlayın. Bu nedenle, çevirmeden önce önemli noktalarınızın ve sorularınızın bir listesini yazın. Sonra bir mesaj bıraktığınızda bu listeyi bir taslak olarak kullanın. Elbette böyle bir hazırlık, birisiyle gerçekten konuştuğunuzda etkili bir şekilde iletişim kurmanıza da yardımcı olur.

2) Bip sesi size mesaj bırakmanızı söylediğinde ani bir zihinsel engelle karşılaşırsanız telefonu kapatın. Sonra düşüncelerinizi düzenleyin ve geri arayın. Bu, tutarsız bir mesaj bırakmaktan çok daha iyidir.

3) Mesaj bıraktığınızda anlaşılır konuşun. Kişiyi selamlayarak ve kendinizi tanıtarak başlayın. Örneğin, “Merhaba Pat. Ben 714-528-1300’den Steve Kaye” diyebilirim. Bu standart iletişim protokolü, aramak istediğiniz diğer kişiye söyler ve kim olduğunuzu tanımlar.

4) Rakamları bırakırken, rakamları belirtirken yazın. Bu, dinleyicinin yazma hızına uyması için konuşma hızınızı yavaşlatır. Sonra ek bir nezaket olarak, tüm sayıları tekrarlayın. Bu ilk bağlantınızsa veya adınız alışılmadıksa, adınızı heceleyin, ayrıca konuşurken her harfi yazın. Net bir mesaj bırakarak harcadığınız fazladan zaman, diğer kişinin aramanıza geri dönmesini kolaylaştırır.

5) Aramanızın amacını belirtin. Açık ve öz olun. Diğer kişinin, sesli mesaj sisteminize bir mesaj bırakarak talebinizi karşılayabilmesi için yeterli bilgi sağlayın.

6) Kişisel bilgilerinizi asla bir mesajda bırakmayın. Bu sizi veya diğer kişiyi utandırabilir. Bir asistan veya iş arkadaşınızın mesajınızı alması, mesajın ofisteki diğer kişilerle hoparlörlü telefonda dinlenmesi veya mesajınız başka birine iletilmesi mümkündür.

7) Üzgün ​​olduğunuzda asla mesaj bırakmayın. Öfke her zaman net düşünceyi gölgeler. Bunun yerine telefonu kapatın ve sakinleştikten sonra tekrar arayın.

8) Nasıl yanıt vereceğinize dair yönergelerle mesajınızı kapatın. Geri dönüş araması için uygun olacağınız zamanlar önerin. Örneğin, “Bu öğleden sonra saat üçte bir geri dönüş aranmasını beklerim” diyebilirsiniz. Ardından, “Sizden haber almayı dört gözle bekliyorum” gibi olumlu bir teşvik ekleyin.