Proje Planlama: Adım Adım Kılavuz

Başarılı bir projenin anahtarı planlamadır. Bir proje planı oluşturmak, herhangi bir projeyi üstlenirken yapmanız gereken ilk şeydir.

Çoğunlukla proje planlaması, işe devam etmek adına göz ardı edilir. Bununla birlikte, birçok kişi bir proje planının zamandan, paradan ve birçok sorundan tasarruf etmedeki değerini anlamada başarısız olur.

Bu makale, proje planlamasına basit ve pratik bir yaklaşımı incelemektedir. Bu kılavuzu tamamladıktan sonra, gelecekteki projeler için kullanabileceğiniz sağlam bir proje planlama yaklaşımına sahip olmalısınız.

Adım 1 Proje Hedefleri

Paydaşların ihtiyaçları karşılandığında proje başarılıdır. Paydaş, projeden doğrudan veya dolaylı olarak etkilenen kişidir.

İlk adım olarak, projenizdeki paydaşları belirlemek önemlidir. Bir projenin paydaşlarını, özellikle de dolaylı olarak etkilenenleri belirlemek her zaman kolay değildir. Paydaş örnekleri şunlardır:

* Proje sponsoru
* Çıktıları alan müşteri
* Proje çıktılarının kullanıcıları
* Proje yöneticisi ve proje ekibi

Paydaşların kim olduğunu anladıktan sonra, bir sonraki adım ihtiyaçlarını belirlemektir. Bunu yapmanın en iyi yolu paydaş görüşmeleri yapmaktır. Gerçek faydalar yaratan gerçek ihtiyaçları ortaya çıkarmak için görüşmeler sırasında zaman ayırın. Genellikle paydaşlar, ilgili olmayan ve fayda sağlamayan ihtiyaçlardan bahsedeceklerdir. Bunlar kaydedilebilir ve düşük öncelikli olarak ayarlanabilir.

Tüm görüşmeleri yaptıktan ve kapsamlı bir ihtiyaç listesine sahip olduktan sonraki adım, öncelik sırasına koymaktır. Öncelikli listeden kolaylıkla ölçülebilen bir dizi hedef oluşturun. Bunu yapmak için bir teknik, onları SMART ilkesine göre gözden geçirmektir. Bu şekilde, bir hedefe ne zaman ulaşıldığını bilmek kolay olacaktır.

Net bir hedef kümesi oluşturduğunuzda, bunlar proje planına kaydedilmelidir. Paydaşlarınızın ihtiyaç ve beklentilerini de dahil etmeniz faydalı olabilir.

Bu, tamamlanan planlama sürecinin en zor kısmıdır. Devam etme ve proje çıktılarına bakma zamanı.

Adım 2 Proje Çıktıları

1. adımda tanımladığınız hedefleri kullanarak, bu hedeflere ulaşmak için projenin sunması gereken şeylerin bir listesini oluşturun. Her bir öğenin ne zaman ve nasıl teslim edilmesi gerektiğini belirtin.

Çıktıları tahmini teslim tarihiyle proje planına ekleyin. Bir sonraki planlama aşamasında daha doğru teslimat tarihleri ​​belirlenecektir.

Adım 3 Proje Takvimi

2. adımda tanımlanan her bir teslim edilebilir ürün için gerçekleştirilmesi gereken görevlerin bir listesini oluşturun. Her görev için aşağıdakileri tanımlayın:

* Görevi tamamlamak için gereken çaba miktarı (saat veya gün)
* Görevi gerçekleştirecek kaynak

Her bir görev için çaba miktarını belirledikten sonra, her bir çıktı için gereken çabayı ve doğru bir teslim tarihini çalıştırabilirsiniz. Teslim edilebilirler bölümünü daha doğru teslimat tarihleriyle güncelleyin.

Planlamanın bu noktasında, proje zamanlamanızı oluşturmak için Microsoft Project gibi bir yazılım paketi kullanmayı seçebilirsiniz. Alternatif olarak, mevcut birçok ücretsiz şablondan birini kullanın. Her görevi tamamlayacak tüm çıktıları, görevleri, süreleri ve kaynakları girin.

Bu noktada keşfedilen yaygın bir sorun, bir projenin sponsordan sizin tahminlerinize göre gerçekçi olmayan bir teslim tarihinin dayatılmasıdır. Durumun böyle olduğunu fark ederseniz, derhal sponsorla iletişime geçmelisiniz. Bu durumda sahip olduğunuz seçenekler şunlardır:

* Son teslim tarihini yeniden görüşün (proje gecikmesi)
* Ek kaynaklar kullanın (artan maliyet)
* Projenin kapsamını azaltın (daha az teslim edildi)

Bu seçeneklerden birini izlemeyi gerekçelendirmek için proje programını kullanın.

Adım 4 Destekleme Planları

Bu bölüm, planlama sürecinin bir parçası olarak oluşturmanız gereken planları ele almaktadır. Bunlar doğrudan plana dahil edilebilir.

İnsan Kaynakları Planı

Projede lider rolü olan bireyleri ve kuruluşları isimleriyle tanımlayın. Her biri için projedeki rollerini ve sorumluluklarını tanımlayın.

Ardından, projeyi gerçekleştirmek için gereken kişi sayısını ve türünü tanımlayın. Her kaynak ayrıntısı için başlangıç ​​tarihleri, tahmini süre ve bunları elde etmek için kullanacağınız yöntem.

Bu bilgileri içeren tek bir sayfa oluşturun.

İletişim Planı

Proje hakkında kimlerin bilgilendirilmesi gerektiğini ve bilgileri nasıl alacaklarını gösteren bir belge oluşturun. En yaygın mekanizma, projenin nasıl performans gösterdiğini, ulaşılan kilometre taşlarını ve gelecek dönem için planlanan işi açıklayan haftalık / aylık ilerleme raporudur.

Risk yönetim Planı

Risk yönetimi, proje yönetiminin önemli bir parçasıdır. Çoğu zaman gözden kaçırılsa da, projeniz için mümkün olduğunca çok sayıda riski belirlemek ve kötü bir şey olursa hazırlıklı olmak önemlidir.

İşte yaygın proje risklerine ilişkin bazı örnekler:

* Zaman ve maliyet tahminleri çok iyimser
* Müşteri incelemesi ve geri bildirim döngüsü çok yavaş
* Beklenmedik bütçe kesintileri
* Belirsiz roller ve sorumluluklar
* Paydaş girdisi aranmıyor veya ihtiyaçları tam olarak anlaşılmıyor
* Proje başladıktan sonra paydaşların değişen gereksinimleri
* Proje başladıktan sonra paydaşlar yeni gereksinimler ekliyor
* Yanlış anlaşılmalara, kalite sorunlarına ve yeniden çalışmaya neden olan zayıf iletişim
* Kaynak taahhüdü eksikliği

Riskler, basit bir risk günlüğü kullanılarak izlenebilir. Tanımladığınız her riski risk günlüğünüze ekleyin ve oluşması durumunda ne yapacağınızı ve oluşmasını önlemek için ne yapacağınızı yazın. Proje süresince ortaya çıkan yeni riskler ekleyerek risk günlüğünüzü düzenli olarak gözden geçirin. Unutmayın, riskler göz ardı edildiğinde kaybolmazlar.

Tebrikler. Yukarıdaki tüm adımları izledikten sonra iyi bir proje planına sahip olmalısınız. Proje ilerledikçe planınızı güncellemeyi ve ilerlemeyi plana göre ölçmeyi unutmayın.