Profesyonel Görünmeniz Gereken Beş Şey

Özellikle evden bir iş yürütürken, evinizi birincil iş yeri olarak kullanmakla ilgili küçük bir leke hala var, bu nedenle müşterilerinize başka herhangi bir cadde işinde alışveriş yaptıkları aynı konforu vermek istersiniz.

Birinci Öğe: Bir İş Telefon Numarası

Kaç kişinin bu önemli maddeyi unuttuğuna şaşıracaksınız. En azından, işletmenizin adıyla yanıtlanan özel bir iş telefon numarasına sahip olmak istersiniz.

Bu günlerde, artık ikinci bir hat eklemekle sınırlı değilsiniz. Birçok VoIP sağlayıcıdan birini kullanabilirsiniz. sadece bazı PC yazılımlarını ve geniş bant internet hesabınızı kullanarak özel bir numara almak için. Alternatif olarak, bir operatör tarafından cevaplanacak veya cep telefonunuza veya ev telefonunuza veya her ikisine birden iletilecek bir telefon numarası ayarlamak için bir “sanal ofis” sağlayıcısı kullanabilirsiniz.

Günümüzde sanal ofis seçenekleri oldukça karmaşıktır ve genellikle telefon ve faks numaraları ile bir standartta yerleşik IVR menüleri alırsınız. paket, operatör çağrı yönlendirme ve SMS metin mesajlaşma ile birlikte.

İkinci Öğe: Bir İş E-posta Adresi

Geniş banda kaydolduğunuzda, sağlayıcınız muhtemelen size gibi bir e-posta adresi vermiştir. Oysa insanların sizi ciddiye almasını istiyorsanız ihtiyacınız olan şey gibi bir e-posta adresidir. Diğer bir deyişle, kendi internet alan adınıza ihtiyacınız var.

Bu, göründüğü kadar büyük bir anlaşma değil ve kesinlikle meraklıları dahil etmenize gerek yok! Çevrimiçi olarak birçok alan adı hizmeti sağlayıcısı vardır ve bunların neredeyse tamamı, çok az veya hiç ek ücret ödemeden alan adıyla “posta kutularını” (e-posta adresleri) bir araya getirecektir. Bu hizmetlere kredi kartıyla kaydolabilir ve ertesi gün yeni alan adınızı kullanıma açabilirsiniz (yeni bir alan adının etkin hale gelmesi 24 saat kadar sürer).

Üçüncü Öğe: Dijital Antetli Kağıt

Bugünlerde müşterilerinize kağıt belgeler yerine elektronik belgeler göndermeniz çok daha olası. Bazı kağıtlarını da gönderebilirsiniz (bazı yetki alanlarında, örneğin hizmetler için yine de bir kağıt fatura göndermeniz gerekebilir), ancak dijital bir antetli kağıdınız varsa, bunu her zaman basılı bir kopya için yazdırabilirsiniz.

Dijital bir antetli kağıt için en iyi biçim bir Word şablonudur (isterseniz Word yerine en sevdiğiniz kelime işlemcisini kullanın). Şablon, şablonu başlangıç ​​noktası olarak kullanarak yeni belgeler oluşturmanıza olanak veren “kilitli” bir belgedir. Şablonunuzdan sadece üzerine çift tıklayarak yeni bir belge başlatabilirsiniz. Ardından şablonu ihtiyacınız olan her şeye dönüştürebilirsiniz: fatura, satın alma siparişi, iltifat fişi vb. Gerçekten iddialı olmak istiyorsanız, ihtiyacınız olan her iş belgesi için özel şablonlar oluşturabilirsiniz.

Belgeleri istemcilere e-posta yoluyla gönderirken, göndermeden önce bunları bir PDF ‘e dönüştürmek iyi bir şeydir. PDF, Taşınabilir Belge Formatı anlamına gelir ve Adobe tarafından oluşturulan bir dosya formatıdır. PDF’nin avantajları şunlardır: okuyucu ücretsiz bir indirmedir (ve çoğu kişi zaten yüklemiştir), bu nedenle alıcınızda Word’ün yüklü olup olmadığı konusunda endişelenmenize gerek yoktur; belge salt okunurdur, bu nedenle alıcı tarafından değiştirilemez; ve PDF’ler her zaman tam olarak ekranda gördüğünüz gibi yazdırılacaktır, bu nedenle alıcınız farklı bir kağıt biçimi kullanıyorsa veya yazıcısı farklı bir şekilde kuruluysa, belgenin yine de sorunsuz şekilde yazdırılacağından emin olabilirsiniz.

Dördüncü Öğe: Kartvizitler

İşiniz ne olursa olsun, müşterilerinizle yüz yüze iletişim kurmayacağınızı düşünseniz bile, yine de profesyonelce tasarlanmış kartvizitlere ihtiyacınız var. Unutmayın, tanışacağınız sadece müşteriler değil – tedarikçiler, banka yöneticileri, küçük işletme destek grupları, ağ oluşturma etkinlikleri, hatta arkadaşlar ve akrabalar. Bu kişilerden birine her sahip olduğunuzda ve yanınızda bir kartvizitiniz olmadığında, ürününüz veya hizmetiniz için açığa çıkma fırsatı kaçırılır.

Kartvizit, biriyle uzun süredir sahip olacağınız tek bağlantıdır, bu nedenle bir etki yaratmak ve tüm ayrıntıların% 100 doğru olmasını sağlamak önemlidir. Bu nedenle, kartı profesyonelce tasarlatmak için biraz daha fazla harcamak en iyisidir.

Beşinci Öğe: Bir Kişi Günlüğü

Müşteri, tedarikçi veya başka bir iş ortağı olsun, herhangi biriyle her iletişim kurduğunuzda, kişiyi iş iletişim günlüğünüze kaydettiğinizden emin olun. Bu, adres defterinizin veya e-posta programınızın “Notlar” alanına bilgi girmek kadar basit olabilir. Alternatif olarak bir kağıt sistemi de kullanabilirsiniz (ancak bunlar çok çabuk hantal hale gelme eğilimindedir).

Piyasada özel kişi yönetimi ve müşteri adayı yönetimi uygulamaları vardır, ancak bunlar SOHO operatörü için pahalı olabilir. Notları e-posta adres defterinizde tutmanın avantajı, bir kişiden her e-posta aldığınızda, iletişim geçmişinin anında elinizin altında olmasıdır. Telefonda biriyle konuşurken bile, konuşmacıya birkaç saniye beklemenin sakıncası olup olmadığını sormak küçük bir meseledir. Daha sonra bunları hızlı bir şekilde adres defterinizde arayabilir, geçmişi özetleyebilir ve aramayı geri alabilirsiniz.

İletişim kaydı hayati derecede önemlidir – hiçbir şey işinize konuştuğunuz herkes hakkında tamamen bilgilendirilmekten daha profesyonel bir ton vermez. İnsanlar sosyal iletişimde gelişir ve bir iş ortamında bağlantılarınız hakkında iyi bilgi sahibi olursanız, bu iş profilinizi geliştirmeye hizmet edecek ve insanların sizi olumlu bir tavırla hatırlama olasılıkları daha yüksek olacaktır.