Ekibimi planlamak, bir perakende müdürü olarak her zaman en az sevdiğim görevlerden biri olmuştur. Sıkıcı, saatler alıyor ve doğru yaptığımı düşündüğümde bile, muhtemelen bilmiyorum. Planlamayı zorlaştıran şey, ekibinizdeki bireylerin taleplerini işletmenizin talepleriyle dengelemenizdir. Bu çok zaman alıcı ve sinir bozucu olabilir.
Diyelim ki oluşturması 2 saat süren bir programı tamamladınız. Herkesin en az iki gün izin aldığından ve günler ve tatiller için onaylanan tüm taleplerin yerine getirildiğinden dikkatlice emin oldunuz. Programı yayınlarsınız ve ardından satış ekibinizdeki birinin farklı günlere ihtiyacı olduğu konusunda bilgilendirilirsiniz. Bu basit görünebilir, ancak ayarlama yapmak için sanal olarak başka bir program oluşturmanız gerekir. Tüm ihtiyaçların karşılandığından emin olmak için her bir kişiyi ve her gün tekrar gözden geçirmeniz gerekecektir. Böyle olunca nefret etmiyor musun?
Bu süreci nasıl daha basit ve daha az sıkıcı hale getirebilirsiniz. İlk çözümüm, asistanımı program yapmak ve bu görevi ona devretmek için eğitmekti. Sorun çözüldü. Pek iyi değil. Planlamadan kurtuldum ama sorun hala devam ediyordu. Program başına 2 ila 3 saat harcamak yerine asistanım öyleydi. Ancak, onun bunu yapmasının bir sonucu olarak sorunumuzun çözümlerinden birini öğrendim – Programları Ayarla. Programı devraldığında, tercih ettikleri programın ne olduğunu belirlemek için her satış elemanıyla ortaklık kurdu. Daha sonra öncelikle iş ihtiyaçlarına dayalı ve ikincil olarak bireysel tercihlere dayalı bir program oluşturdu.
Bu harika çalıştı. Bazıları sabahları çalışmayı tercih ediyor, bazıları akşamları, bazıları hafta sonlarını seviyor, bazıları ise hafta sonlarını para günü olarak görüyor. Beni birisine belirli günler izin vermeye kilitlediğini hissettiğim için programları belirlemekten her zaman isteksizdim. Ancak ekibim, perakendede programın zaman zaman değişeceğini anlıyor. Ayrıca, perakendecilik işlerinin çoğunun yapıldığı zamanların akşamları ve hafta sonları olduğunu da anlıyorlar. Bunu anlıyorlar, çünkü bu fikirleri düzenli olarak iletiyoruz – ki bu bir sonraki çözüm.
Ekibinizle iletişim kurup bilgilendirirseniz ve onlar sizinle iletişim kurup sizi bilgilendirirse, planlama sorunlarınızın çoğu ortadan kalkacaktır. Ekibimin bana tüm talepleri en az iki hafta önceden bildirmesini ve tatil taleplerini 4 hafta önceden bildirmelerini rica ediyorum. Ben de her zaman 2 haftalık program yayınlıyorum. Toplantılar sırasında programın değişken olduğunu bildiririm ve ayrıca ekstra kapsama ihtiyacım olacağı günleri de bildiririm. Hiçbir tatil talebinin yerine getirilmeyeceği tarihleri vurguluyorum.
Taleplerin iletilmesi resmi olarak şirketten şirkete değişir. Çalıştığım bir şirketin, çalışanların resmi olarak izin günü talep etmeleri için doldurmaları gereken bir formu vardı. Bu kulağa katı geldiği için iyi çalıştı. Bana ve çalışana onaylanmış talepleri takip etmenin bir yolunu sağladı. Onaylandıktan sonra, isteği planlama takvimime giriyorum ve ardından Onaylanmış İstekler Dosyasına dosyalıyorum. Bu, istekleri yönetmenin düzenli bir yoludur.
İstekleri ilk gelen ilk hizmet esasına göre onaylıyorum. Ekibim istemenin garanti olmadığını biliyor, ancak istedikleri günleri onlara vermek için geriye doğru eğileceğimi de biliyorlar. Onayların adil olmasını sağlamak için istiflemeyi yalnızca iki ardışık prim talebine izin vererek kısıtlıyorum. Örneğin, birisi Anma Günü, 4 Temmuz ve İşçi Bayramı tatili isterse, ilk ikisini alabilir, ancak 3’ünü alamayabilir – bunu talep eden 1. kişi olsalar bile. Bunu yaparak, bir kişinin tüm özel izin günlerini istiflemesini sınırlıyorum. Ekibim, bir kişinin her premium gün izin almasının adil olmadığını anlıyor ve kabul ediyor. Bu, isteklerin adil ve dengeli olmasını sağlar.
İnsanlar iş dışında bir hayat yaşamak ister ve buna saygı duymalı ve onu cesaretlendirmelisiniz. Talepler için en az iki hafta istememe rağmen, daha kısa bir bildirimle ilgili bir talebi onaylayacağım – zaman zaman kuralların çiğnenmesi yapılıyor.
Programlama yaparken önceliğim, en iyi çalışanların en yoğun günlerde çalışmasını istememdir. Başka bir deyişle, planlamadaki odağım, planlama yoluyla işi yönlendirmektir. Görevli ortamlarda bu, en iyi kişileriniz için harikadır, ancak geride kalanlar için berbattır. Satış görevlileri cumartesi ve akşamları daha fazla alamadıkları için düpedüz kızdılar. Saatlik ortamlarda, örneğin hafta sonları neden daha fazla çalıştıkları konusunda daha iyi temsilcileriniz için daha zor bir satış olabilir. Dengeyi bulman gerekecek.
Zamanlama, sahip olduğunuz en zor görevlerden biridir çünkü rekabet eden kişisel talepleri işinizin ihtiyaçlarına göre yönetmeniz gerekir. Ekibinizin iradesini nasıl yöneteceksiniz ve işinizin ihtiyaçları karşısında bunları önceliklendireceksiniz. Bu zaman alıcı görev, kanıtlanmış birkaç yönergeyi izlerseniz yönetilebilir:
1. Mümkün olduğunda bir Program Belirleyin kullanın
2. Planlama kurallarını ve yönergelerini ayarlayın
3. Yönergeleri iletin
4. Belge talepleri
5. Talep sürecini adil hale getirin
6. İşletmeyi öncelik haline getirin
GIPHY App Key not set. Please check settings