Liderler Sesli Postayı Nasıl Kullanıyor?

Giden sesli mesajınız sizin hakkınızda çok şey anlatır. Aslında, yeni bir müşteri ile yarattığınız ilk izlenim bu olabilir. İşte başarılı görünmenin yolu.

1) Olumlu Bir Görüntü Sunun

Giden sesli posta mesajınız basit, olumlu ve profesyonel olmalıdır. Adınızı ve şirketinizi ve ardından kısa talimatları belirtin. Mesajlarınızı kontrol ettiğinizi gösterdiği ve arayanlara ne bekleyeceklerini söylediği için günlük bir mesaj bırakmak isteyebilirsiniz. Örneğin, “Harika Bir Toplantıda Steve Kaye’in sesli mesajına hoş geldiniz. Bugün Pazartesi ve bir müşterinin etkili bir toplantı düzenlemesine yardımcı oluyorum. Lütfen bir mesaj bırakın, sizi yarın arayacağım.” Bu mesaj dokuz saniye sürer.

Giden mesajınızın müzik (radyoyu kapatın), hışırtılı kağıtlar (hareketsiz oturun) ve arka plan gürültüsü (kapıyı kapatın) tarafından engellenmediğinden emin olun. Bu sesler, arayanların giden sesli posta mesajınızı anlamasını zorlaştırır. Benzer şekilde, şarkı söylemek, şiir okumak veya uzun kimlik bilgileri listelerinden alıntı yapmak gibi hilelerden kaçının. Bunlar profesyonelce görünmüyor.

2) Profesyonel Nezaket Uygulayın

Bazı kişiler aramaları süzmek için sesli postayı kullanır. Bu, kesintileri kontrol etse de, mesajlara asla cevap vermezseniz kabalık olur. Bu mesajlar, onları bırakanlar için çok önemli. Bu yüzden aradılar.

Aramalara cevap vermek için her gün bir zaman ayırın. Mesajlar konuşmak istemediğiniz kişiler tarafından bırakılmışsa, bir asistanın aramalara cevap vermesini sağlayın. Veya diğer kişi telefondan uzaklaştığında tekrar arayın ve mesaj bırakın. Bir dönüş mesajı için harcadığınız kısa an, arayanın işine devam etmesine yardımcı olur ve sizi başka istenmeyen aramalar almaktan kurtarır. Örneğin, “Merhaba, Chris. Bu Steve Kaye bugün sesli mesajınıza yanıt veriyor. Lütfen adımı arama listenizden kaldırın. Kriyojenik karınca çiftlikleriyle ilgilenmiyorum.”

3) Profesyonel bir sistem kullanın.

Sesli posta sisteminizin iyi bir izlenim yarattığından emin olun. Uzun bip tonları dizileri, mekanik sesler veya düşük ses kalitesi olan sistemlerden kaçının. İşletmenizin boyutu ne olursa olsun, giden sesli posta mesajınızın profesyonel görünmesini istersiniz.