Kaydettiğiniz E-posta Size Karşı Tutulabilir

Bir e-posta ne zaman silinir, ne zaman silinir?

Sahipler / Yöneticiler için Rehberlik

Konu e-posta olduğunda, ben bir paketleyiciyim. Hayır, aldığım ilk e-postaya hâlâ sahip olduğum doğru değil. Ama muhtemelen 2000 yılından ilk e-postamı aldım.

Aslında, 2000 yılından kalma tüm e-postalarımı almış olabilirim. Yani tabii o zamandan beri her şeye sahibim.

Neden bütün bunlara sahibim? Açıkçası emin değilim. Belki de hayali bir ihlal nedeniyle dava edileceğim ve masum olduğumu kanıtlamak için bir e-izne ihtiyacım olacağı konusunda endişeliydim. Ya da belki bu şeyleri kurtarmak için bazı yasal gereklilikler konusunda belli belirsiz endişeliydim.

Bunu yapan tek kişi ben değilim. Bazılarınızın binlerce e-postası da var. Ve muhtemelen onları neden kurtardığınızı da bilmiyorsunuzdur. Belki de bulamadığınız aptal bir e-posta yüzünden hapse girmekten endişeleniyorsunuzdur.

Hangi e-posta belgelerinin ve kayıtlarının kaydedileceği konusunda pek uzman değilim. Bu yüzden Information Requirements Clearinghouse’un başkanı Donald Skupsky ile konuştum. Kendisini mütevazı bir şekilde bu alanda dünyanın önde gelen uzmanı olarak tanımlıyor. Phoenix avukatı Charles Fine ile de konuştum.

E-postayı kaydedip kaydetmemeyi merak ettiğinizde dikkate almanız gereken bazı şeyler. Açıkçası, hala sorularınız varsa, bir avukatla konuşun.

1. Önemli kayıtları kaydedin. Ancak e-posta her zaman bir kayıt olarak kabul edilmez. Şirketler ticari işlemlerin kayıtlarını kaydetmelidir. Bir sözleşme imzalarsanız, o sözleşmeyi kaydedin. Sözleşmeyi bir e-postaya ek olarak alırsanız ve karşı taraf e-postada “Sözleşmeyi kabul ediyoruz” diyorsa, e-postayı da kaydedin. Bu bir rekor oluşturur.

   Yani, kağıt bir belge olarak saklayacaksanız, e-postayı saklayın. Aksi takdirde, atın. Bu, sözleşme sürecinde oluşturulan e-postaları içerir. Bu, devam eden çalışma materyalidir ve bir kuruluşun düşüncesini yansıtmaz. Aksine, bireylerin düşünceleridir.

   Bir şeyi sakladığınız zaman, resmi olarak saklayın. E-posta programınızda kimsenin bulamayacağı bir yere bırakmayın. En iyisi yazdırıp bir klasöre koymak olabilir.

2. Bazen daha fazlasını saklayın. Bir şeyleri atamayacağınız belirli zamanlar vardır. Örneğin, yasal bir sürecin parçasıysanız, ilgili hiçbir şeyi silemezsiniz. Tedbir tarafında yanıldım. Daha da iyisi, avukatınızın tavsiyelerine uyun.

   Şu anda yasal bir süreç içinde olmasanız bile, iki önemli kelime daha var: yakın ve öngörülebilir. Eğer suçlanacağınızı fark ederseniz, işler yakın. E-postalarınızı temizlemek için şimdi iyi bir zaman değil. Büyük bir yuhalama yaparsan ve biri zarar görürse, bir dava öngörülebilir. Yine dikkatli olun. Avukatınızla konuşun.

   Skupsky’ye göre, yalnızca menkul kıymetler endüstrisinin tüm e-postalarını saklaması gerekiyor. Diğer herkes onları atmakta özgürdür.

3. Ancak her şeyi saklamayın. Büyük olasılıkla, biriken bu e-postalar muhtemelen hiçbir şeye zarar vermez (sunucu alanınız dışında). Çoğumuz işe giriyoruz çünkü cevapsız bir ihtiyaç görüyoruz. Müşterilerimize yardım etmek istiyoruz. Asla dava edilmedik ve olmayı asla beklemedik.

   Ancak bu çok iyi olabilir. Diyelim ki, insanüstü sabrı uyguladıktan sonra Joe Screwup’ı kovuyorsun. Screwup’a daha iyi davranamazdın, ama elbette, o bunu o şekilde görmüyor. Yani berbat dava ediyor.

   Endişeli değilsin Ama sonra, dava ile ilgili son üç yıldaki herhangi bir e-postayı göndermenizi emreden bir mahkeme celbi alırsınız. E-postada davayı etkileyecek hiçbir şey yok ve Screwup bunu biliyor. Ancak sahip olduğunuz her şeyi araştırmanız gerekecek ve avukatınız ilgili materyalleri arayarak bunun üzerinden geçecek. Saatte 200 dolarla bunu yapması kaç saat sürer? Yani sertçe yutarsın ve Screwup’a gitmesi için 15.000 dolar verirsin. Bunu hiç düşünmemiş olabilirsiniz, ancak davacıların barında olduğuna emin olabilirsiniz. Daha da kötüsü, acımasızca ifade ettiğiniz bir e-posta bulabilirler.

   Olası sorunlar göz önüne alındığında, neden e-postayı kaydetmelisiniz? Elbette, bu senaryo pek olası değil. Ama yine de eski e-postanızın% 99,9’u önemsiz. Neden risk alalım?

4. E-posta saklama ile ilgili bir politika geliştirin. Skupsky, 30 günlük bir saklama politikası önermektedir. 30 gün sonra, çalışanlarınız (ve siz) bir e-postanın kayıt olup olmadığına karar vermelisiniz. Değilse gider. Bu, çalışanlarınızı bir kaydın ne olduğu ve ne olmadığı hakkında düşünmeye zorlama gibi yararlı bir etkiye sahiptir. Avukat Chuck Fine bunun iyi bir fikir olduğunu düşünüyor. Ama daha da ileri gidiyor ve e-postasını hemen fırlatıyor (kelime anlamı yok).

E-postanızı yedeklemeyin. Bu, onu bilgisayarınızda saklamaktan farklı değildir. Mahkeme celbi çıkarılırsanız, ister bilgisayarda ister kasette olsun, siz ve avukatınız bunu gözden geçirmek zorunda kalacaksınız. Eski şeyleri silin.

Skupsky’ye göre, eski e-posta diğer taraf için nadiren yararlıdır. Ancak bunu geçmek çok paraya mal oluyorsa, davacı umursamıyor. Avukatı da bilmiyor. Kaybedecek hiçbir şeyleri yok. Keşif, bir yerleşimi zorlamak için harika bir silahtır.

Bu yüzden eski e-postalarımı temizliyorum. Hayır, gerçekten! Yine de zor. Onları o kadar uzun süredir yaşadım ki, eski dost gibiler. Sen de seninkini temizlemelisin. Bu konuda güçlü olmalıyız.