İşte sahne: Büyük bir reklam ajansında çalışan birkaç düzine profesyonel, ofis duvarları ve bölmelerden yoksun açık bir odada, birbirine yakın bilgisayar ekranlarında sessizce yazıyor.
Ara sıra gülmek sessizliği vurgular. Ama kimse konuşmuyor. Neredeyse yalnızca anlık mesajlaşma (IM) aracılığıyla birbirleriyle iletişim kuruyorlar.
“Bu firmayı ziyaret ettiğimde, yardım edemem ama bunu [insanların konuşmamasını] fark ediyorum. Dışarıdan birine tuhaf geliyor, ancak bu artık onların kurumsal kültürü haline geldi,” diyor analist Helen Chan Ajansta arkadaşları olan ABD merkezli bir teknoloji araştırma grubu olan Yankee Group.
Başlangıçta bire bir kişisel sohbetler için tasarlanmış bir teknoloji iş yerine ulaştı. Birçok iş adamı, telefon görüşmeleri ve e-posta üzerinden metin tabanlı Anında Mesajlaşmayı seçiyor. Ortaklardan, tedarikçilerden ve uzaktan çalışan meslektaşlarından gerçek zamanlı bilgi almadaki aciliyetini ve verimliliğini tercih ederler.
Anlık mesajlaşma, esasen bir telefon görüşmesinin metin versiyonudur. Büyük ve küçük işletmelerde, giderek daha fazla insan iletişim kurmak için kullanıyor. Birçoğu için, e-posta sorunları için bir arka durdurucu görevi görüyor ve diğer acil durumlar, 11 Eylül terörist saldırılarından sonra kullanımdaki ani artışlara tanık oluyor.
Wall Street Journal, şu anda 100 milyondan fazla insanın anlık mesajlar gönderdiğini belirtiyor. Teknoloji danışmanı Gartner Group, “IM: The Sleeping Giant” adlı bir raporda, 2005 yılına kadar anlık mesajlaşmanın birincil çevrimiçi iletişim aracı olarak e-postayı geçeceğini tahmin ediyor.
Bununla birlikte IM, ekipler halinde veya projeler üzerinde çalışan işletmelere birçok perakendeciden, bağımsız profesyonelden ve diğerlerinden daha fazla fayda sağlayacaktır. Bunun nedeni, IM’nin işbirliğini geliştirmesi, ancak kendisini yeni ilişkiler açmaya borç vermemesidir. Bununla birlikte, zaman ve maliyet tasarrufu fırsatlarının yanı sıra, kullanımının riskleri ve dezavantajları vardır.
İster bir işletme sahibi, isterse hevesli bir anlık mesajlaşma kullanıcısı veya her ikisi de olun, işte 10 anlık mesajlaşmanın yapılması ve yapılmaması gerekenler.
1. Anlık mesajlaşma için bir kullanıcı politikası benimseyin . Bir işletme sahibiyseniz, çalışanlarınızın anlık mesajlaşmayı örneğin müşterilerle veya iş ortaklarıyla iletişim kurmak için uygun bir araç olarak görüp görmediğinizi bilmeleri gerekir. Herhangi bir politika, kullanımı için en azından genel yönergeler içermelidir. Halka açık bir yazılım şirketi hakkında yanlış söylentileri yaymak için IM kullanarak büyük bir kargaşaya neden olan riskten korunma fonu yöneticisinin hikayesini bilmiyorsanız, bunun önemli olduğunu düşünmeyebilirsiniz. (Word çıktı, yazılım şirketinin hissesi düştü ve hedge fon yöneticisi ve şirketi ciddi bir sorunla karşılaştı.)
2. Gizli veya hassas bilgileri iletmek için anlık mesajlaşmayı kullanmayın . Yukarıdaki örnekten bir ders alın. Şirketiniz hisse senetleri, finans, ilaç veya hukukla ilgili profesyonel tavsiyeler verme işindeyse, bunu anlık mesajlaşma yoluyla yapmak akıllıca değildir. Anlık ileti, proje durumu, toplantı saatleri veya bir kişinin bulunduğu yer hakkında hızlı bilgi almak için daha uygundur.
3. İşle ilgili kişileri ailenizden ve arkadaşlarınızdan ayırmak için kişi listelerinizi düzenleyin . Çalışanlarınızın da aynısını yaptığından emin olun. Bir sosyal temasın, bir ortakla veya müşteriyle yapılan bir iş sohbetine dahil olabileceği veya bunun tersi olabileceği uzak olasılığını bile ortadan kaldırın. MSN Messenger [bağlantı], kişilerinizi dikkatlice düzenlemenizi sağlar.
4. İş yerinde aşırı kişisel mesajlaşmaya izin vermeyin. Evet, işte kişisel telefon görüşmeleri yapıyorsunuz, kişisel e-postalar gönderiyorsunuz ve çalışanlarınızın da aynısını yapmasına izin veriyorsunuz. Ama onları minimumda tutmaya ve (umarım) aynısını kendiniz yapmaya teşvik edersiniz. Anlık mesajlaşma için daha da ileri gidin. Kişisel sohbetlerin molalarda veya öğle yemeği saatlerinde yapılmasını veya sohbetlerin işletmeye yeni müşteriler veya gelir getirmesini sağlayın.
5. Anlık mesajların kaydedilebileceğini unutmayın . Anlık mesajın harika olduğunu düşünebilirsiniz çünkü korumanızı düşürebilir, cesur ifadeler verebilir, bir patronu, çalışanı veya iş arkadaşınızı cezalandırabilir ve işiniz bittiğinde hepsini kayıttan sildirebilirsiniz. Farkına varmadığınız şey, konuşmanızın taraflarından birinin tüm sohbeti kopyalayıp bir not defterine veya Word belgesine yapıştırabilmesidir. Bazı IM servisleri, tüm mesajları arşivlemenize izin verir. Tıpkı bir e-postada yaptığınız gibi söylediklerinize dikkat edin.
6. Şirketinizin sorumluluğundan veya kendi itibarınızdan taviz vermeyin . Mahkemeler, anlık mesajların iftira, iftira ve diğer hukuki hususlar açısından nerede olduğunu hala anlamaya çalışıyor olabilir. Başkaları, şirketiniz veya diğer şirketler hakkında yapacağınız herhangi bir ifade muhtemelen sizi mahkemeye çıkarmayacaktır. Ancak itibarınıza veya güvenilirliğinize zarar verebilirler. Ne söylediğine dikkat et.
7. Virüs bulaşmalarından ve ilgili güvenlik risklerinden haberdar olun . Çoğu sohbet servisi, mesajlarınızla birlikte dosya aktarmanıza izin verir. Yazar ve e-Ticaret danışmanı Alexis D. Gutzman, bir kitap için yaptığı son araştırmanın, virüs taşıyan IM dosya eklerinin güvenlik duvarlarına e-posta eklerinden daha kolay girdiğini ortaya çıkardığını söylüyor. “Anlık mesajlar [virüs taşıyan] bir açıklık bulana kadar çalışacak ve bir güvenlik duvarına girecek,” diyor. Anlık ileti yoluyla dosya aktarımını kısıtlayıp kısıtlamayacağınıza karar vermek için kendi güvenlik duvarı korumanızın kalitesi hakkında daha fazla bilgi edinmeniz akıllıca olacaktır.
8. Kişisel verileri veya bilgileri IM yoluyla paylaşmayın . Mesajlaştığınız kişiye veya kişilere son derece güveniyor olsanız bile, gizli tutmayı tercih ettiğiniz kişisel bilgiler (bir telefon numarası gibi) iyi bir fikir değildir. Bunun nedeni, sohbetinizin metninin kişinize giden yoldaki bir sunucu aracılığıyla aktarılmasıdır. MSN Messenger’ın baş program yöneticisi Chris Mitchell, “Bağlantıda olan biri varsa ve bu trafiği görebiliyorsa, kişisel bilgileri görebilir” diyor. Muhtemelen değil. Ancak bu tür bilgileri şifreli bir e-posta yoluyla göndermek veya hiç göndermemek daha iyidir.
9. Anlık mesajlarınızı basit ve isabetli bir şekilde tutun ve ne zaman veda edeceğinizi bilin. IM’yi nasıl kullanmanız gerektiğini öngörmek zordur. Cahners In-Stat Group’ta eBusiness araştırma direktörü olan Kneko Burney, bunu sadece bir meslektaşının masasında, yüz yüze veya telefon görüşmesi için uygun olup olmadığını görmek için tercih ediyor. “Birinin ofisine göz atmak gibi.” Gutzman ise IM’yi hızlı araştırma yapmanın ve danışmanlardan ve hatta avukatlardan hızlı bilgi almanın bir yolu olarak görüyor. Son zamanlarda bir kitabı araştırırken mesajlaşmayı kullandı ve tüm mesajları kişisel arşivlerine kaydetti. Bununla birlikte, her ikisi de sorgulamanızı sınırlandırmanız, hemen konuya gelmeniz ve gereksiz saçmalardan kaçınmanız gerektiği konusunda hemfikir. Gutzman, “Anlık mesajlaşma ile çok fazla eğlenceye ihtiyacınız yok” diyor. “Hemen hemen ‘Nasıl gidiyor?’ Diyebilirim. ve sonra sorumla devam edin. ”
10. Kişilerinizi yanıltıcı bir kullanıcı adı veya durumla karıştırmayın . E-posta kullanıcı adları gibi IM kullanıcı adları, şirketinizin tamamında tutarlı olmalıdır. Kullanıcılar gün boyunca durumlarını güncelleme nezaketini göstermelidir, böylece kişiler mesajlar için uygun olup olmadıklarını bilirler.
GIPHY App Key not set. Please check settings