Harika Bir Toplantıya Götüren 10 Şey

İşte toplantılarınızı daha etkili hale getirmek için yapabileceğiniz on şey.

1) Toplantılardan kaçının. Bir toplantının önemini “Onsuz ne olur?” Diye sorarak test edin. Cevabınız “Hiçbir şey” ise, o zaman toplantıyı aramayın.

2) Hedefler hazırlayın. Bunlar, toplantının sonunda elde etmek istediğiniz sonuçlardır. Toplantılardan önce hedeflerinizi yazın. O kadar açık, eksiksiz ve spesifik olmalı ki, başka biri onları toplantınızı yönetmek için kullanabilir. Ayrıca, mevcut kişiler, kaynaklar ve zamanla elde edilebileceklerinden emin olun. Belirli hedefler, herkesin ilgili sonuçlara doğru verimli ilerleme kaydetmesine yardımcı olur.

3) Her hedefe meydan okuyun. “Bunu başarmanın başka bir yolu var mı?” Diye sorun. Örneğin, bilgi dağıtmak istiyorsanız, telefon, FAKS, posta, E-posta veya ziyaret etmeyi daha verimli bulabilirsiniz. Bir toplantının bir ekip etkinliği olduğunu anlayın. Toplantılarınız için ekip çalışması gerektiren görevleri kaydedin.

4) Bir gündem hazırlayın. Herkes bir gündemin etkili bir toplantıya yol açtığını bilir. Yine de birçok kişi gündem hazırlamayı ihmal ederek “zamandan tasarruf ediyor”. Gündemi olmayan bir toplantı, haritasız bir yolculuk gibidir. Daha uzun sürmesi ve daha az sonuç üretmesi garantilidir. Gündem olmadan başka birinin yardımcısı olma riskini aldığınızı unutmayın (aşağıdaki 6. ipucuna bakın).

5) Başkalarını bilgilendirin. Gündemi toplantıdan en az bir gün önce gönderin. Bu, başkalarının toplantıda sizinle çalışmaya hazırlanmasına yardımcı olur. Hazırlıksız katılımcılar, toplantı sırasında toplantıya hazırlanarak zamanınızı boşa harcarlar.

6) Kontrolü üstlenin. Kendinizi gündemi olmayan bir toplantıda bulursanız, çıkın. Kalmanız gerekiyorsa, toplantıda bir gündem hazırlayın. Bir sorun listesi toplayın, en önemlilerini belirleyin ve üzerinde çalışın. Bitirdiğinizde, zaman kalırsa, bir sonraki en önemli konuyu seçin. Not: Projeleriniz için yardım almak için ajandasız bir toplantı kullanabilirsiniz.

7) Konuya odaklanın. Hikayelerden, şakalardan ve ilgisiz konulardan kaçının. Eğlenceli olsalar da, bunlar zaman kaybettirir, dikkatini dağıtır ve başkalarını yanlış yönlendirir. Eğlenceyi, takdir edileceği sosyal ortamlar için saklayın.

8) Seçici olun. Yalnızca toplantı için hedeflerinize ulaşmanıza katkıda bulunabilecek kişileri davet edin. Gözlemci ve destekçilerden oluşan kalabalık bir toplantıda ilerlemeyi engelliyor.

9) Bütçe zamanı. Kimse on sentlik bir kaleme 1000 dolar harcamaz, ancak genellikle 40 çalışan saatini bilgi yarışması için harcarlar. Sorunun değeri ile orantılı olarak bütçe zamanı. Örneğin, “Bu konuda 10 dakika içinde bir karar istiyorum. Bu, onu önümüzdeki 9 dakika boyunca değerlendirip ardından oylama yapacağımız anlamına gelir.” Diyebilirsiniz.

10) Toplantılarınızda yapılandırılmış etkinlikler kullanın. Bu süreç araçları, siz adil bir katılım ve sonuçlara doğru sistematik ilerleme sağlarken kontrolü elinizde tutmanızı sağlar.