Elektronik formları kullanırken 10 ipucu

Elektronik formların arka planı

Elektronik formlara ihtiyacınız olduğuna veya uygulanması gerektiğini düşündüğünüze karar verdiniz.

“Elektronik bir form”, bir kullanıcı ile form sağlayıcı arasındaki bir işlemdir. Form, kullanıcıya sunulmadan önce arka uç veritabanı sistemindeki verilerle önceden doldurulabilir. Form sağlayıcıya gönderildiğinde, veriler bir iş sürecinde kullanılmak üzere kaydedilir.

Elektronik formları kullanmanın en yaygın nedenleri şunlardır:

1. Verilerin yeniden anahtarlanmasını önleyerek maliyet tasarrufu
2. Daha hızlı müşteri hizmeti, daha iyi müşteri memnuniyeti sağlar
3. Bir hükümet veya endüstri düzenlemesine uyun.

Hiçbir araç kötü bir formu iyi bir forma çevirmez ve kötü bir formu otomatikleştirmek, kötü verileri daha hızlı toplar veya kullanıcılarınızı yabancılaştırır.

Bu on ipucunu takip etmek, yeni formlarınızın başarılı olmasını sağlayacaktır.

1. Doğru yaklaşımı seçin

Hangi form formatının kullanılacağına karar vermek, ne için kullanılacağına bağlıdır.

Formunuz iki kutulu giriş formu gibi çok kısaysa, bir HTML formu öneririz.

Hedef kullanıcılarınızın görme engelli veya engelli olabileceği Bölüm 501 veya benzeri düzenlemelere uymanız gerekebilir. HTML formları, bu tür düzenlemelere uyulduğunda genellikle daha kullanıcı dostudur.

Aşağıdaki durumlarda PDF formları muhtemelen en iyi yaklaşım olacaktır:

– Kullanıcılarınız, örneğin kağıttan ekrana kopyalıyorlarsa, mevcut bir kağıt formun düzenini korumanın bazı avantajları vardır.

– Form daha önce yalnızca kağıt üzerinde mevcuttu ve şimdi onu elektronik hale getirmek istiyorsunuz.

2. Becerilerin Kullanılabilirliği

Elektronik bir formun oluşturulması ve yerleştirilmesi belirli beceriler gerektirir. Çoğu zaman, şirketlerin gerekli bilgisayar donanımı ve yazılımını satın aldıktan sonra bile, beceri eksikliği ve teknolojiyi uygulamak için aşırı iş yükü ile mücadele ettiği görülmüştür.

Elektronik bir form oluşturmak farklı beceriler gerektirir:

– Yazılım kurulumu ve veri tabanları ile çalışmak.

– Kelime ve iş süreçlerini anlama becerisi.

– Tercihen alanların veritabanında nasıl kullanılacağına dair biraz bilgi sahibi olarak alan adları tasarlama becerisi.

– Alan uzunlukları, açıklamaları ve doğrulamaları ile çalışma.

– İş süreçlerinin anlaşılması; hataları bulma ve düzeltme yeteneği; kelime işlemcilerle çalışmak.

– Web ile çalışmak.

Çoğu kuruluş, bu becerilere sahip olduklarını, ancak mutlaka tek bir kişide olmadığını fark eder. Örneğin, veritabanları, web ve doğrulamalarda iyi olan biri ve kelime işlemcilerde iyi olan ve iş süreçlerini anlayan başka biri olabilir.

Başından itibaren birlikte çalışmak için doğru becerilere sahip kişileri belirlerseniz, en iyi sonuçları çabucak alırsınız.

3. Her formun temel içeriğe sahip olup olmadığını kontrol edin

Her formun şu temel bilgileri içerdiğinden emin olun:

– Formu kimin yayınladığını belirten bir logo, arma veya başka bir şey.

– Formun ne için olduğunu belirten bir başlık.

– Sonunda doldurulduğunda ne yapılacağını belirten bir not.

– Formla nasıl yardım alınacağına ilişkin iletişim bilgileri.

4. Formu ekranda tamamlanacak şekilde uyarlayın

Yalnızca kağıtla ilgili olan talimatları ve biçimlendirmeyi kaldırın: Örneğin:

– düzgün siyah mürekkeple yazın veya BÜYÜK HARF kullanın.

– lütfen kutuyu işaretleyin (bunu ekranda yapmayın, bunun yerine lütfen seçin deyin).

– Daha fazla alana ihtiyaç duyulursa ayrı bir sayfa kullanın (bunu ekranda yapmayın, bunun yerine başka bir sayfa ekle düğmesi önermeyi düşünün).

– çizgili çizgiler, altı çizili boşluklar ve kutular.

GÖNDER veya GÖNDER düğmesinin nereye koyulacağını düşünün. En iyi yer genellikle formun sonundadır.

Tüm kullanıcı girdilerini atan bir düğmeye gerçekten ihtiyacınız olup olmadığına karar verin. Kullanıcılarınızın bunu kesinlikle yapmak isteyeceğini düşünüyorsanız, TÜM CEVAPLARIMI UZAKTAN açıkça belirten bir düğme oluşturun.

5. Talimatları düzenleyin

Çoğu formda çok fazla kelime var.

Yarısını kesmeyi hedefle.

6. Sık sorulan sorular için kurallar belirleyin

Yalnızca bir formla çalışıyorsanız, bu ipucunu atlayın.

Çoğumuz birçok formla uğraşmak zorundayız. Bunlardan bir kısmını karşılaştırırsanız, sıkça ortaya çıkan bazı sorular olduğunu göreceksiniz.

Örneğin:

– İsim, adres, telefon ve e-posta adresi gibi kişisel bilgiler.

– Beyanlar ve onaylar.

– Bir hizmetin başlangıç ​​tarihi gibi tarih talepleri.

– Bir faturadaki referans numarası gibi resmi bilgiler.

Bu tekrarlanan soruları nasıl sorduğunuza dair bazı standartlar belirlerseniz, işiniz daha hızlı olacak ve kullanıcılarınız için daha kolay olacaktır. Örneğin:

– İsim sormak istediğiniz sıraya karar verin, ör. unvan, ad ve soyadı.

– Tek bir çok satırlı blokta bir adres isteyip istemediğinize veya onu üç veya dört satıra bölmeye karar verin.

– Önce posta kodunu mu soracağınıza (ve bir adres arama ürünü kullanmayı düşünün) yoksa adreste son olarak mı soracağınıza karar verin.

– Formlar için bir portal kişiselleştirme modeline ihtiyacınız olup olmadığına karar verin; böylece kullanıcı, kendisi için otomatik olarak doldurulmuş temel ayrıntıların bulunduğu önceden doldurulmuş bir form alır.

– Beyanınızı, avukatlarınızın kabul edeceği asgari düzeye indirin ve ardından tutarlı bir şekilde kullanın.

– İsimler gibi standart sorularda kaç karakter kabul edeceğinizi hesaplayın. Formu otomatikleştirdiğinizde bunlar alan uzunluklarınız olacaktır.

Temel bilgileri ve içinde en sık sorulan soruları içeren bir ‘şablon’ formu oluşturduğunuzda zaman kazandırır. Word’deki ‘şablon’ özelliğini kullanabilir veya her form için kopyaladığınız temel bir başlangıç ​​belgesine sahip olabilirsiniz.

7. Formları yaşam döngüleri içinde yönetin

Formlar, çeşitli nedenlerle belirli bir süre değişebilir. Yasal bir neden, kullanılabilirlik nedeni veya belirli bir iş nedeni olabilir.

Yayınlanan her formun sürümlerini yönetmek için kullanımı kolay bir stratejiniz olduğundan emin olun.

8. Doğrulama için iş nedenlerini düşünün

Üç olası doğrulama düzeyi vardır:

– Katı – bilgisayar, doğru veriler girilene kadar kullanıcının ilerlemesine izin vermez.

– Yumuşak – bilgisayar kullanıcıyı verilerin eksik veya yanlış olduğu konusunda uyarır, ancak kullanıcı devam edebilir.

– Yok – herhangi bir uyarı yoktur ve bilgisayar herhangi bir girişi kabul eder.

Her doğrulamanın ticari nedenlerini düşünün. Kağıt formlar, kullanıcıların formun amacını gerçekleştirmek için ihtiyaç duyduklarını düşündükleri her şeyi girmelerine olanak tanır. Bu, belirli yanıtları beklenmedik olursa, yine de formu doldurup devam edebilecekleri anlamına gelir.

Kesin doğrulamanız varsa, koşulları beklediğinizden biraz farklı olan bazı kullanıcıları kaybedebilirsiniz.

Yazılımsal doğrulamalar programlanması en zor olanlardır, ancak en iyi kullanıcı deneyimini sunabilirler çünkü kullanıcılar gerçek fişler hakkında bilgi edinebilir, ancak yine de yanıtlarının önceden tanımlanmış fikirlerinize tam olarak uymadığı verileri girebilirler.

Doğrulamamayı seçmek, programlanması en kolay yoldur, ancak istemeden küçük hatalar yapmaları durumunda kullanıcılarınızın kafasını karıştırabilir.

9. Düzenleyin

Düzenli görünen formları doldurmak daha kolaydır.

Sürekli olarak büyük harf kullanıp kullanmadığınızı kontrol edin. Cümle düzeni (bunun gibi) okunması en kolayıdır. Bunun Gibi Başlık Durumu Sonraki En İyi Seçimdir. BU GİBİ BÜTÜN BÜYÜK DURUMU OKUMAK EN ZOR OLDU.

Sorularınızın arkasına iki nokta üst üste koymaya karar verirseniz, her soru için yanınızda olduğundan emin olun.

Tüm kutuları hem yatay (sorulara göre) hem de dikey olarak düzgün bir şekilde dizmeye çalışın.

Bir yazım denetleyicisi ve bir dilbilgisi denetleyicisi çalıştırın.

10. Gerçek kullanıcılarla test edin

Hedef kitleden bazı gerçek kullanıcılardan formunuzu denemelerini isteyin. Onları doldururken izleyin ve üzerinde çalışırken size ne düşündüklerini söylemelerini isteyin.

Formunuzun başarılı olup olmadığını anlamanın en iyi yolu, gerçek bir kullanıcının formunuz üzerinde çalışmasını izlemek.

Elektronik formlar ve bunların uygulanması hakkında ayrıntılı bilgi için http://www.primeapple.co.uk adresini ziyaret edin.