Doğru Küçük İşletme Faturalama Yazılımını Seçme

Küçük bir işletmeye sahipseniz veya yönetiyorsanız, kağıt faturaları, satın alma siparişlerini ve satış raporlarını takip etmek için ne kadar zaman harcanabileceğini bilirsiniz. Gerçek bir kabus olabilir! Faturalama yazılımının devreye girdiği yer burasıdır. Tüm müşterilerinizi, satışlarınızı, faturalarınızı, envanterinizi, tedarikçilerinizi (ve daha fazlasını) kullanımı kolay bir PC tabanlı sistemde kaydetmenize olanak tanır.

Kaliteli faturalama yazılımına yatırım yapmanız gerektiğine karar vermek zor değil. Zor kısım, gereksinimleriniz için doğru yazılım paketini seçmek olabilir. Piyasada tüm iş sorunlarınızın kutsal kasesi olduğunu iddia eden düzinelerce sistem var, ancak yanlış olanı seçmek size değerli zaman ve paraya mal olabilir.

Küçük işletmeniz için faturalama yazılımı satın alırken bakmanız gereken 11 şeyin basit bir kontrol listesi:

1) Müşteri kayıtları
Bu, herhangi bir faturalandırma sisteminin temel unsurudur. Müşterileriniz hakkında ne tür bilgileri kaydetmeniz gerekiyor? Adres, telefon, faks, cep telefonu, e-posta ve web adresi gibi bariz şeyler var. Peki ya “müşteri işletmenizden nasıl haberdar oldu?” Ve önemli müşteriler için “standart indirimler” gibi pazarlama ile ilgili bilgiler.

2) Birden fazla kişi ve İletişim geçmişi
Müşterilerinizin birçoğu birden fazla kişisi olan işletmelerse, her bir kişi için ayrı iletişim bilgilerini kaydedebilir misiniz? Ağızdan ağza, en güçlü reklam şeklidir ve istatistikler, müşteri memnuniyetindeki en önemli faktörlerden birinin iyi müşteri hizmeti olduğunu göstermektedir. Müşterilerinizle olan tüm iletişiminizin kaydını tutmayı düşündünüz mü? İşletmenizdeki iç iletişimi geliştirmek için son derece yararlı olabilir ve müşterileriniz için daha kişiselleştirilmiş bir hizmetle sonuçlanır.

3) Birden çok gönderi
Açıkçası, faturalama yazılımınızın satış siparişleri oluşturması gerekecek – bu bir ipucu. Ancak, “satış görevlisinin” kim olduğu gibi çalışanlarla ilgili bilgileri kaydetmeniz gerekiyor mu? Satış siparişi başına birden çok gönderi gibi esnek gönderi seçenekleri ne olacak?

4) Arama tesisi
Ulaşmanın kolay bir yolu yoksa, tüm bu gerçekten yararlı bilgileri kaydetmenin bir anlamı yok. Arama aracının esnek ve kullanımının kolay olup olmadığını kontrol edin. Hangi kriterlere göre arama yapabilirsiniz? Kullanmak isteyebileceğiniz birkaç yararlı alan şunlardır: müşteri telefon numarası, müşteri adresi, sipariş tarihi, sevk tarihi ve sevk irsaliyesi numarası.

5) Vergi ve bölgesel destek
Vergi oranlarını sipariş satırı bazında değiştirebiliyor musunuz? Para birimi biçimlendirmesi ne olacak? Siz ve müşterileriniz Avrupa’daysanız, yalnızca ABD dolarını işleyebilen faturalama yazılımını kullanmanın bir anlamı yoktur.

6) Raporlama
Saniyeler içinde doğru raporlar üretmek artık hayal etmek zorunda değilsiniz. Aslında günümüzün rekabetçi piyasasında bir zorunluluktur. Fatura yazılımınızın satış bilgilerini tarihe, satış görevlisine ve müşteri türüne göre hesaplayabildiğinden emin olun. Bir B2B işletmesi yürütüyorsanız, başka bir önemli performans göstergesi, tarihe ve çalışana göre sevk toplamları olabilir. Ancak yazılım hakkında hatırlanması gereken önemli bir şey … sadece koyduklarınızı çıkarabilirsiniz. Bu nedenle, belirli bir rapor arıyorsanız, bilgilerin faturalama yazılım paketiniz tarafından kaydedildiğinden emin olun.

7) Yedekleme
Bir donanım arızasının ne kadar yıkıcı olabileceğini ilk elden gördüm. Bir yedekleme prosedürünüz yoksa, yüz binlerce dolar değerinde veri saniyeler içinde yok edilebilir. Yerleşik bir yedekleme yardımcı programına sahip olan veya mevcut yedekleme sisteminizle çalışan bir faturalama yazılımı paketi seçtiğinizden emin olun.

8) Çevrimiçi yardım ve destek
Yeni bir bilgisayar kullanıcısıysanız, kapsamlı bir çevrimiçi ve kullanımı kolay yardım sistemine sahip bir yazılım paketine kesinlikle ihtiyacınız olacak. Ayrıca, satıcı aracılığıyla hangi doğrudan teknik desteğin mevcut olduğunu da kontrol edin. Bazı yazılım şirketleri kişisel destek için çok yüksek ücretler almaktadır, bu nedenle bunu bütçenize dahil ettiğinizden emin olun.

9) Bütçe
Ne kadar harcayacaksınız? Bu, gerçekten aradığınız yazılım paketinin karmaşıklığına bağlıdır. Daha küçük yazılım paketleri 100 ABD dolarının altında bulunabilir ve daha büyük daha karmaşık paketler 3000 ABD dolarının çok üzerinde olabilir. Sahip olduğunuz müşteri sayısına, işlediğiniz satış siparişlerinin sayısına bir göz atın ve işinize uygun bir çözüm seçin.

10) Kişiselleştirmeler
Kullanıma hazır bir faturalama yazılımı paketi satın alırsanız, benzersiz iş süreçlerinize ve sektörünüze uyması için küçük özelleştirmeler yapmanız gerekebilir. Bazı yazılım satıcıları oldukça makul fiyatlarla özelleştirmeler sunar. Ancak bu maliyeti bütçenize dahil ettiğinizden emin olun.

11) Diğer özellikler
Fatura yazılımınızdan başka ne istiyorsunuz? Sabit fiyatlı ürünlerle ilgileniyorsanız, stok satın almanıza, envanter seviyelerini ve tedarikçi ilişkilerini yönetmenize olanak tanıyan kapsamlı bir envanter yönetim sistemine ihtiyacınız olabilir. Bazı kaliteli yazılım paketleri, görevleri takip etmenize ve bunları diğer personel üyelerine atamanıza olanak tanıyan yararlı bir takip günlüğü de içerir.

İşletmeniz için bir faturalandırma yazılım paketi seçerken, işinizin ihtiyaç duyduğu her şeyi sunduğundan emin olun. Ve sonra endişelenmen gereken tek şey, yeni bulduğun tüm boş zamanlarında ne yapacağın!