Daha İyi İş Mektupları Yazmak İçin 9 İpucu

Telif hakkı Shaun R. Fawcett

İş adamlarının iş yazışmalarını yazarken temel kurallara uymamaları oldukça şaşırtıcı. Bu, neden bu kadar çok insanın iş mektubu yazarken yardım arayan benim yazma yardım web sitelerine geldiğini açıklayabilir. İşletmelerin gelişmek ve başarılı olmak için odaklanması ve verimli olması gerektiği gibi, çoğu işletmenin birincil aracı da iş mektubu.

Aşağıda, son 25 yılı aşkın bir süredir yüzlerce iş mektubunu okurken ve yazarken derlediğim bir dizi ipucu ve kılavuz yer almaktadır.

1. Bunları Bir Sayfayla Sınırlandırın
Tanım gereği iş mektupları kısa ve özüne kadar, tercihen bir sayfa uzunluğunda olmalıdır. Araştırmalar, meşgul iş adamlarının ilk sayfadan sonra okumayı sevmediklerini ve aslında daha uzun mektupları okumayı geciktireceklerini buldu. Bu nedenle, mektubunuzun bir sepet içinde toz toplamasını istemiyorsanız, mümkün olduğunca kısa tutun.

2. Okuyucu Dostu Olun
Her zaman okuyucunun ihtiyaçlarına odaklanmaya çalışın ve olayları onların bakış açısından görmeye çalışın. Kendinizi onların yerine koyun ve mektubunuzu almanın sizin için nasıl olacağını hayal edin. Hayatımızın bir bölümünde hepimiz başka bir işin müşterisi olduğumuz için bunu herkes yapabilir.

3. Tonu Biçimsel ve Olgusal Tutun
Genel olarak, iş mektuplarının üslubu ve içeriği resmi ve olgusal olmalıdır. İş mektuplarında duygu ve duyguların yeri yoktur. Öyleyse, hissettiğimiz ve inandığımız veya onun yerine düşündüğümüz gibi ifadelerden kaçının. Samimi ve arkadaşça bir yaklaşım iyidir. Sadece iş gibi tutun, ancak buradaki gibi aşırı resmi terimlerden kaçının.

4. Mektubunuzu Dikkatlice Planlayın
Mektubu yazmadan önce, ele almanız gereken tüm belirli noktaları listelemek için birkaç dakikanızı ayırın. Bazen, belirli bir noktayı onaylamak için alıcıya veya şirketine bir telefon görüşmesi anlamına bile gelebilir. Unutmayın, mektubun amacı konu ile ilgili tüm detayları birleştirmektir, böylece daha fazla harf ileri geri yazılmak zorunda kalmaz.

5. Açık, Kısa ve Mantıklı Hale Getirin
Basit kelimeler ve anlaşılır ifadeler kullanan açık ve doğrudan bir yazı stili kullanın. Akışınızın mantıksal bir ilerlemeyi izlediğinden, önce ana konuyu tanımladığından, onu ayrıntılandırdığından ve ardından mantıksal sonucu çıkardığından emin olun.

6. Doğruluk ve Zamanındalık Önemlidir
Doğası gereği, iş mektuplarının doğru ve zamanında olması gerekir. Neredeyse her zaman diğer işletmeler ve / veya insanlar üzerinde finansal etkileri ve ilgili etkileri vardır. Mektupta belirtilen tüm gerçekleri iki kez kontrol edin ve belirtilen gelecekteki tarihlerin başkalarına kendilerinden beklenenleri gerçekçi bir şekilde tamamlamaları için yeterli zaman verdiğinden emin olun.

7. Teknik Ayrıntıları Eklere Aktarın
Çoğu zaman, ayrıntılı teknik bilgileri bir iş mektubu paketinin bir parçası olarak eklemek gerekir. Bu gibi durumlarda, ana mektubu ekli (veya ekteki) belgeleri listeleyen ve kısaca açıklayan ve bunlara atıfta bulunan bir kapak mektubu olarak kullanın.

8. Ayrımcı Olmayan Dil Kullanın
Diğer işletmelere veya müşterilere yönelik tüm iş mektuplarında cinsiyet, ırk veya dine özgü bir dil kullanmaktan kaçındığınızdan emin olun. Örneğin, insan gücü yerine işgücünü veya başkan yerine başkan kullanın. Çoğu stil kılavuzu, saldırgan terimlerin ayrıntılı listelerini ve önerilen bazı yedekleri içerir.

9. Gereksiz Kelime ve İfadeleri Ortadan Kaldırın
Dili gereğinden daha karmaşık ve hantal hale getirme eğiliminde olan, iş yazışmalarında sıklıkla görülen belirli kelimeler ve ifadeler vardır. Örneğin, kullanılmasına rağmen deyim yerine, normal olayların akışında veya yerine normal kullanın. Bu kadar çok fazla kelime öbeği var, bu yüzden mektubunuzu gözden geçirin ve onları ortadan kaldırın.

İş mektuplarının önemli iletişim araçları olduğu herhangi bir türden iş yürütüyorsanız, yukarıdaki ipuçlarına ve tavsiyelere dikkat etmeniz iyi olur. Unutmayın, yayınladığınız ticari yazışmalar, işletmeniz tarafından sunulan genel ürün ve / veya hizmetlerin doğrudan bir yansımasıdır. Kötü yazılmış, amatörce ve / veya kalitesiz iş mektupları kesinlikle satış kaybına neden olacaktır.