Bu Efsaneler Toplantılarınızı Berbat mı Ediyor?

Bu yedi canavardan kaçarsanız etkili toplantılar yapabilir ve daha başarılı bir lider olabilirsiniz. Nasıl yapacağınız burada.

> Efsane 1: Yöneticiler toplantılardadır.

İşletmenin talepleri yöneticilerin diğer profesyonellere göre daha fazla toplantıya katılmasına neden olsa da, yöneticiler hangi toplantılara katılacakları konusunda çok seçici davranmalıdır. Üst yönetim vizyon, strateji, planlar ve iletişimden sorumludur. Bu, akıllı yöneticilerin zamanlarının çoğunu düşünerek, öğrenerek, planlayarak ve iletişim kurarak geçirdikleri anlamına gelir. Verimsiz, etkisiz toplantılar, şirketin en değerli çalışanlarının zamanını boşa harcıyor.

Daha iyisi: Varlığınızın değer katacağından emin olmak için davet edildiğinizde araştırıcı sorular sorun. Örneğin, “Toplantı için hedefleriniz nelerdir?” “Bu hedeflere ulaşmaya nasıl katkıda bulunacağım?” ve “Toplantıya nasıl hazırlanabilirim?” Sonuçta, katılmaya karar verirseniz etkili bir toplantıya katkıda bulunmak istersiniz.

> Efsane 2: Büyük bir toplantı düzenlemek etkileyicidir.

Aslında, büyük bir toplantı yapmak pahalıdır. Düzgün bir şekilde yürütülürse etkileyici olabilir, bu da mümkün olduğu kadar küçük olacağı anlamına gelir.

Daha iyi: Yalnızca anlamlı katkılarda bulunabilecek kişileri davet edin. Etkili bir toplantı yapma olasılığı, on veya on ikiden büyük gruplarda azalır.

> Efsane 3: Yapı kendiliğindenliği engeller.

Amacınız sonsuz zaman içinde rastgele sonuçlar elde etmekse bu doğrudur. Bu, zaman zaman bir piyango kazanma gibi muhteşem sonuçlar doğursa da, yapılandırılmış aktiviteler uygulayarak daha hızlı tahmin edilebilir sonuçlar elde edebilirsiniz. Bunlar, insanların sonuçlara doğru metodik ilerleme kaydetmelerine yardımcı olur. Aksi takdirde, grup bir toplantıda çalışmak yerine bir partiye katılır.

Daha iyi: Toplantınızın kontrolünü elinizde tutmak ve sonuçlara doğru ilerleme kaydetmek için yapılandırılmış etkinlikler kullanın.

> Efsane 4: İnsanlar gündem hazırlamak için çok meşguller.

Bir görevi tekrarlamak, sorunu çözmek veya özür dilemek için her zaman zaman olduğundan, bu tür ikilemlerden kaçınan adımları atmak için zaman olmalıdır. Genel olarak, bir gündem hazırlamak zamandan ve paradan tasarruf sağlar.

Daha iyisi: Bir gündem hazırlayın veya çok meşgulseniz, birinden sizin için yapmasını isteyin. Ardından toplantıya hazırlanabilmeleri için gündemi katılımcılara gönderin.

> Efsane 5: Dakikalar gereksizdir.

Bu, insanların hiçbir şey yapmadan zaman kaybettiği her toplantı için geçerlidir. Etkili toplantılar, belgelemeye değer sonuçlar üretir. Tutanaklar, eylem maddelerini takip etmeye, kararları kaydetmeye ve başkalarını bilgilendirmeye yarar. Belgelendirmeye değer sonuçları olmayan bir toplantı planlıyorsanız, kendinize bu toplantının neden gerekli olduğunu sorun.

Daha iyi: Toplantı sırasında önemli fikirleri, anlaşmaları ve eylem öğelerini kaydedin. Sonra bu notları dakikalara dönüştürün.

> Efsane 6: Toplantılar uzun sürmelidir.

Bu bazı toplantılar için geçerli olsa da çoğu toplantı bir saatten kısa sürede yapılabilir. Uzun, gündelik toplantılar insanları uyuşukluğa sürükler. Genel olarak, insanlar bir göreve 30 ila 60 dakika boyunca odaklanabilir. Sonra dikkatleri azalır ve başka şeyler hakkında düşünmek için zihinsel tatil yaparlar.

Daha iyi: Sonuçların değeriyle orantılı olarak zaman ve kaynak harcadığınız toplantılar planlayın. Yani kazanç elde etmek için etkili bir toplantı tasarlanmalıdır. Ayrıca her 50 dakikada bir kısa molalar planlayın.

> Efsane 7: Toplantıların etkinliği düşük bir önceliktir.

Nadiren toplantı yapıyorsanız bu doğrudur. Elbette ikiden fazla çalışanınız varsa karar vermek, anlaşmalara varmak ve çözümler geliştirmek için toplantılara ihtiyacınız var. Etkili toplantılar, bir işi yürütmede kritik öneme sahip bir faaliyettir. Ürünler icat etmek, satışları artırmak, üretkenliği geliştirmek, stratejiler planlamak ve başarı yaratmak için personelinizin birleşik bilgeliğinden yararlanırlar.

Daha iyi: İşletmenizi başarıya ulaştıracak toplantıları nasıl planlayacağınızı ve yürüteceğinizi öğrenin.