Bilgisayarınızı Dosya Dolabına Dönüştürün

Kağıtsız ofis hayalini gerçekleştirmenizi sağlayacak

Workplace PC Kullanıcıları için Rehberlik

20 yılı aşkın bir süredir bilgisayar meraklılarının en büyük hayallerinden biri kağıtsız ofisdi. Her şey bir diske kaydedilmişse neden kağıda ihtiyacınız olsun ki? Bu rüya için çok fazla. Ormanları kurtarmaktan çok uzaktayız.

Ama bugün sizin için amacım şudur: Sizi, ofis dosya dolaplarınızın yer israfına büyük ölçüde ikna etmek istiyorum. Kağıt boyun ağrısıdır. Teorik olarak, her bir parçasından kurtulabilirsiniz. Bilgisayarınızda yaptığınız her şeyin bir kaydını saklayabilirsiniz. Ve onu bulmak, dosya dolabını kazmaktan daha kolaydır.

Başlayalım.

1. Adım: Windows Gezgini’ni Anlayın
Microsoft Windows işletim sisteminin gerçekten anlamanız gereken iki bölümü vardır. Biri masaüstü. Bilgisayarı açtığınızda gördüğünüz budur. Muhtemelen bunu zaten biliyorsunuzdur.

Diğeri Windows Gezgini’dir. Tüm dosyalarınızın listelendiği yer burasıdır.

Windows Gezgini’ni bulmak için Başlat düğmesini kullanırsınız. Windows Me ve XP için Başlat> Programlar veya Tüm Programlar> Donatılar> Windows Gezgini’ni tıklayın. Hala Windows 98 kullanıyorsanız, Başlat> Programlar> Windows Gezgini’ni tıklayın.

Windows Gezgini’ni açtığınızda, ekranın sol ve sağ bölmelere ayrıldığını göreceksiniz. Soldaki şeyler klasörler; sağdaki şeyler alt klasörler veya dosyalardır. Bir klasöre bir kez tıklarsanız, o klasörün içindeki alt klasörler ve dosyalar sağda görüntülenir.

Soldaki klasör bölümüne “ağaç” denir. “Baş aşağı bir ağaç” olarak daha iyi tanımlanabilir. En üste yakın bir yerde, genellikle C: olan kök klasörü bulacaksınız. Her şey bundan büyür. C altında en önemli şey: Belgelerim’dir. Belgelerinizi burada depoluyorsunuz. Bilmeniz gereken diğer şey Program Dosyalarıdır.

Bir uygulamayı yüklediğinizde Microsoft Word veya herhangi bir şey normalde Program Dosyaları altında görünecektir. Bazı programlar doğrudan C: altına yüklenir, ancak bunlar istisnadır. Dolayısıyla, Microsoft Word veya başka bir programdaki klasörlere girmeniz gerekirse, bunları muhtemelen Program Dosyaları altında bulacaksınız.

2. Adım: Belgelerim klasörünü geri isteyin
Microsoft, Windows Gezgini’nde birden fazla Belgelerim klasörü içerir. Neden? Beni aşar. Ancak sürücünüzde bulduğunuz herhangi bir Belgelerim klasörünü kullanabilirsiniz. Karışıklığı önlemek için sadece birini kullanın. C: altındakine odaklanacağım.

Belgelerim’i bir dosya dolabını yaptığınız gibi kurabilirsiniz. Şu dolabı düşünün: Üst çekmeceniz “Önemli Mektuplar” olabilir. İçeride, müşterilerinize klasörlere göre düzenlenmiş mektuplarınız olabilir. Her müşterinin bir klasörü olacaktır. İkinci çekmeceniz “Müşterilere Faturalar” olarak işaretlenebilir. Yine, içindeki klasörler müşterileriniz için kişiselleştirilecektir.

İşte Belgelerimi aynı şekilde nasıl kurduğunuz:

Belgelerim’e bir kez tıklayarak vurgulayın. Dosya> Yeni> Klasör’ü tıklayın. Yeni klasöre “Önemli Mektuplar” adını verin. Belgelerim altında, sol tarafta Önemli Mektuplar klasörünün gösterildiğinden emin olun.

Şimdi, Önemli Mektuplar klasörüne bir kez tıklayın. Dosya> Yeni> Klasör’ü tıklayın. Yeni klasöre bir müşterinin adını verin. Bunu her bir müşteriniz için yapın.

Faturalar için aynı prosedürü izleyin. Belgelerim altında yeni bir klasör oluşturun ve bunu “Müşterilere Faturalar” olarak adlandırın. Ardından Müşterilere Faturalar için alt klasörler oluşturun ve her birine bir müşterinin adını verin.

Belgelerim altında istediğiniz kadar klasör oluşturabilirsiniz. Ve çok sayıda alt klasör oluşturabilirsiniz. Aslında, isterseniz alt klasörlere, alt klasörlere alt klasörler ekleyebilirsiniz. Bu dosyalama yöntemi esnektir.

Elde ettiğiniz kağıt belgeler, ürettiklerinizin aksine daha sorunludur. Tarayıcınız varsa, bunları sisteminize tarayabilirsiniz. Aksi takdirde, onları dosyalamaya devam etmek isteyebilirsiniz. Aynı şey gazete kupürleri ve diğer kağıt parçaları için de geçerlidir. Her şeyi dijitalleştirmek istiyorsanız taranabilirler. Ama geleneksel dosyalama işini bulabilirsin.

3. Adım: Hangi donanıma ihtiyacım var?
Muhtemelen sabit sürücünüzde Kongre Kütüphanesi’ni depolamak için yeterli alan vardır. Sabit diskler son yıllarda katlanarak büyüdü. Büyük video dosyaları depolamadığınız sürece, muhtemelen bir alan sınırlaması sorununuz yoktur.

Uzay durumunuzu kontrol etmek kolaydır. Başlat’ı ve Bilgisayarım’ı tıklayın. C: öğesine sağ tıklayın ve Özellikler öğesine tıklayın. Sabit sürücü bilgileriniz Genel sekmesindedir.

Benimkine baktığımda 4,76 gigabayt veriye sahip olduğumu görüyorum. Bunun çoğu Windows ve diğer uygulamalardır. Binlerce kişisel dosyam da var çünkü yazdığım her şeyi saklıyorum. Yine de 33.5 GB boş alanım var. Bu sabit disk, ben doldurmadan önce toza dönecek!

Bu arada, iş hayatınızı sabit sürücünüze adadığınızı varsayarsak, onu korumalısınız. Bunu veri yedeklemeleri ile yapın. Ardından, bir sabit sürücü arızalanırsa, verileri yeni bir sabit sürücüye geri yükleyebilirsiniz.

Sabit sürücüler bugün çok güvenilirdir. Ancak işinizi asla riske atmamalısınız. Dünya zaten yeterince sert!

Dalış yapmakta kendinizi rahat hissetmiyorsanız, yavaşça başlayın. Dosyalarınızdan yalnızca birkaçını Belgelerim altına koyun. Windows Gezgini’nin kullanımını kolay bulacağınızı düşünüyorum.

Kağıdı hayatınızdan asla çıkaramazsınız. Ama kesinlikle onu azaltabilir ve belki bir veya iki ağacı kurtarabilirsiniz.