Bilgilerinize hızlı ve kolay erişim, işletmenizin başarısı için çok önemlidir. Hem sabit sürücüdeki hem de kağıt üzerindeki belgeleriniz, kuruluşunuzun can damarıdır. Bu yüzden onları herhangi bir olasılık için korumak mantıklı. Ama bunu sizin için yapacak profesyonel bir firma bulmaya çalışmalı mısınız? Öğrenmek için okumaya devam edin.
Belge Saklama: Neden Dış Kaynak Sağlamalısınız
Bilgilerinize hızlı ve kolay erişim, işletmenizin başarısı için çok önemlidir. Hem sabit sürücüdeki hem de kağıt üzerindeki belgeleriniz, kuruluşunuzun can damarıdır. Bu yüzden onları herhangi bir olasılık için korumak mantıklı.
Ancak belgeleriniz ister kağıt üzerinde ister elektronik biçimde olsun, verileriniz yine de doğal veya insan kaynaklı felaket veya sabit sürücü arızasının insafına kalabilir. Bu tür bir kayıp işinizi felce uğratabilir, bu nedenle etkin bir yedekleme sistemine sahip olmak çok önemlidir. Peki nasıl yapılır?
Kağıt belgelerinizi ve sabit disk verilerinizi optik ortama aktarmak ilk adımdır. Bu, ihtiyacınız olan herhangi bir bilgiye kolayca erişmenizi sağlar. Etkili bir indeksleme sistemiyle, diski sürücüye yerleştirin ve işte. Tozlu depolarda arama yapmaya ve ağır kutuları taşımaya gerek yok.
Devam etmeye ve kritik verilerinizi yedeklemeye karar verdikten sonra, bunu kendiniz mi yapacağınıza yoksa profesyonel bir şirkete mi yaptıracağınıza karar vermelisiniz.
Gerçekten birlikte çalışmanız gereken belgelerin hacmine bağlıdır. Ancak şirket bilgilerinizin önemi düşünüldüğünde, aşağıdaki nedenlerden dolayı profesyonel bir firma getirmek mantıklıdır.
İlk olarak, en son ve en etkili veri depolama yöntemlerine göre günceldirler. Örneğin, belki sabit disk verilerinizin bir kısmını standart CD’lere yedeklediniz. Ne de olsa sonsuza kadar sürer, değil mi? Ne yazık ki değil. Kaydedilen CD’lerin raf ömrü ile ilgili bazı istatistikler sizi şok edebilir. Çok dikkatli olmadığınız sürece, standart CD / DVD’ler 2-5 yıl gibi kısa bir sürede okunamaz hale gelebilirler. Profesyonel veri depolama firması, 80-300 yıllık etkili kullanım ömrü sunan en yeni Kodak Gold diskler gibi en yeni medyalar hakkında bilgi sahibi olacaktır.
Bir belge görüntüleme çözümü sağlayıcısına dış kaynak sağlamak için bir diğer önemli neden, personelinin veri dönüştürme konusunda eğitimli ve bilgili uzmanlar olmasıdır. Örneğin, tarama iş akışı karmaşık bir iştir, özellikle büyük hacimli belgeler ve son tarihler söz konusuysa. Bunun gerçekten bir uzman dokunuşuna ihtiyacı var. Çözüm sağlayıcılar, makalenizin aranabilir bir veritabanı oluşturmak için belgelerden önemli meta verileri girmek için veri girişi hizmetleri de sunar.
O zaman profesyonel firmalar, her tür ve boyuttaki işin üstesinden gelmek için son teknoloji ekipmanlara sahiptir. Ortaya çıkan verimlilik, üretim maliyetlerini düşürür ve bu da sizin için daha düşük maliyetlere yol açar. Bu tür bir donanımı kendiniz satın almak, kurmak ve ardından kendi personelinizi bu donanımın kullanımı konusunda eğitmek çok pahalı ve zaman alıcı olacaktır.
Ek olarak, bir çözüm sağlayıcı tüm belge dönüştürme projenizi yönetecektir. Bu, dönüştürme sürecinde kendi kaynaklarınızdan herhangi birini bağlamanıza gerek olmadığı anlamına gelir. Bu tür projeler karmaşık olabilir ve gerçek tarama başlamadan önce ihtiyaç değerlendirmesi, planlama ve tahmin gerektirebilir. Ve görüntüleme şirketinin personeli kendi tesisinizde yerinde çalışabilir, böylece binayı terk etmek için gizli belgelerinize gerek kalmaz.
Belgelerinizin paha biçilmez değerini göz önünde bulundurarak, projenizi saygın bir firmaya emanet etmeniz gerekir. Dikey pazar uzmanlığını içermesi gereken, mavi çip müşterileri için çalışma konusunda kanıtlanmış bir geçmişe sahip birini arayın. Geniş formatlı belgelerle ilgileniyorsanız, firmanın mimari veya mühendislik çizimlerine aşina olan ve bu tür işleri etkili bir şekilde gerçekleştirebilecek teknisyenler çalıştırdığından emin olun.
Küresel bir dış kaynak kullanımı şirketi olan New York Document Scanning’in genel merkezi New York, NY’de bulunmaktadır ve ofisleri Kolkata, Hindistan’da bulunmaktadır ve tarama hizmetleri
GIPHY App Key not set. Please check settings