Başarılı Projeler: Roket Bilimi Değil

Başarısız bir projenin sonunda proje yöneticisinden daha kötü bir kişi olamaz. Bir BT proje yöneticisi olarak bu duyguyu yaşadım ve size bunun hoş olmadığını söyleyebilirim. BT projelerinin yönetilmesi özellikle zordur. Aslında hiçbir BT projesi yok, sadece içinde BT unsurları olan projeler var.

Bu projelerle ilgili sorun, genellikle daha önce yapılmamış, kanıtlanmamış veya son teknoloji bir şey yapıyor olmanızdır. Müşteriler, bu projeler genellikle bilinmeyene yolculuk olsa da, mazeret değil, iyi bir sonuç bekliyor. Örneğin inşaat sektörünü ele alırsak, yeni bir köprü inşa edersek, yüzlerce yıldır köprüler yapıyoruz ve bunu nasıl yapacağımızı biliyoruz. İşlerin nasıl, hangi sırada ve beklenen sonuçta olacağını anlıyoruz. Bu, BT projelerinde nadiren görülen bir durumdur.

BT proje yönetiminin ortak tuzaklarından kaçınmak roket bilimi değildir, sadece bazı mantıklı önlemler alma durumudur. Burada, proje yönetiminin beş ölümcül hatası tespit edilmiştir:

Projenin Sahibi Kim?

Hata:

Projelerin doğası değişimdir ve değişim çoğu zaman dirençle karşılaşır. İnsanlar değişimi sevmezler, bu yüzden bunun gerekli olduğunu ve ne gibi faydalar sağlayacağını bilmeleri gerekir. Bir projenin değişim sağlaması için üst yönetimin desteğine ihtiyacı vardır. Onsuz proje çok yavaş ilerleyecektir. Sponsor (üst yönetim), değişimi ileriye taşıyan kişidir ve proje, değişim mekanizmasıdır. Üst yönetimin desteği olmayan bir proje zorlanacaktır.

Çözüm:

Üst yönetimden yukarıdan aşağıya destek aldığınızdan emin olun. Destekleyiciden paydaşlara doğrudan iletişim sağlanmalıdır. Mesaj “biz ciddiyiz, bu şey olacak, bu yüzden ya bizimle olursun ya da değilsin” olmalı ve olmayanlara dikkat et.

Sponsorun projeyi devralmamasını ve fiili proje yöneticisi olmamasını sağlamak için proje yöneticisi olarak dikkatli olun.

Kullanıcıları Dahil Etme

Hata:

Kullanıcı girdisinin ve katılımının olmaması, kötü bir projenin reçetesidir. Bunun nedeni BT departmanının “ne istediğinizi biliyoruz” mantığı veya müşterinin ilgisizliği olabilir. Her iki durumda da bundan kaçınılmalıdır.

Çözüm:

BT departmanı, herhangi bir teknik çözüm önermeden önce müşterilerin gereksinimlerini anlamak için zaman ayırmalıdır. Çoğu zaman BT, mevcut en yeni, en yeni şey yüzünden gözlerini kör eder ve gereksinimleri buna dahil etmeye çalışır. Öte yandan, müşteriler BT departmanıyla etkileşim kurarak ve tüm gereksinimlerin tam olarak tanımlandığından emin olarak başarılı bir proje sağlamak için gereken zamanı ve çabayı harcamalıdır. Tüm paydaşlarla konuşarak gereksinimlerini topladığınızdan ve proje süresince sizinle çalışmaya devam ettiklerinden emin olun.

Kapsam Kaymanın Durdurulması

Hata:

Kapsam sarsıntısı, her şeyden çok proje başarısızlığının sebebidir. Bir projenin tam olarak neyi sağlamayı amaçladığını bilmemek ya da bir coşku içinde yola çıkmak ama başka pek az şey başarısızlığın reçetesidir.

Çözüm:

İş senaryosu, gereksinimleri ve kapsamının açıkça tanımlandığından ve belgelendiğinden emin olun. Paydaşların onları anladığından ve imzaladığından emin olun. Kapsama sıkı sıkıya bağlı kalın ve değişiklik gerekiyorsa, bunları belgelendikleri, gerekçelendirildikleri ve daha sonra kararlaştırıldıkları bir değişiklik yönetimi sürecinden geçirin.

Beklentileri Yönetmek

Hata:

Çoğunlukla BT’nin sihirli bir değnek gibi olduğu beklentisi vardır ve el sallarsınız ve aniden bir mucize gerçekleşir. Bir teknoloji projesi sırasında beklentiler gülünç derecede şişebilir. Beklentileri makul bir seviyede yönetmek proje yöneticisinin görevidir.

Çözüm:

Bundan kaçınmanın bir yolu, bir projeyi daha küçük parçalara veya aşamalara bölmektir. Bunu, bir ucunda ham maddeyi beslediğiniz ve diğer ucunda küçük, mükemmel biçimlendirilmiş paketler veya sosisler olarak çıktığı bir sosis makinesine eşitledim. Aynısı, küçük gereksinim paketlerini aldığınız ve bunları makineye ittiğiniz ve bir projenin ömrü boyunca birkaç çıktı ürettiğiniz BT projelerinde de olabilir. Bu şekilde, teknolojinin gerçekten neler sunabileceğini göstermek için sık sık teslimat yaparak beklentileri yönetirsiniz. Bu yaklaşım, inşa ettiğiniz şeyin erken görünmesini sağlayarak projenin müşterilerin beklentilerini karşılamasını sağlar.

Lingo’yu Anlamak

Hata:

Hiç bir grup BT uzmanının yanında durdunuz ve ne hakkında konuştuklarını merak ettiniz mi? Tamamen yeni bir dil gibidir ve BT dışı kişiler için genellikle öyledir. Tuzak, müşteri ve BT’nin aslında aynı dili konuşmadıklarını düşündüklerinde ortaya çıkar. Bu, BT departmanı müşterinin istediğini anladığında bir soruna yol açar ve bunun farklı bir şey olduğu ortaya çıkar.

Çözüm:

İletişim sorunları, çözülmesi en zor olanlardır, çünkü çoğu zaman yalnızca sorunun tanımlandığına bakmaktır. Düzenli iletişim ve müşteri ile yakın bir çalışma ilişkisi yardımcı olacaktır. Gerçekten ihtiyacın olan şey, her iki kampta da ayağı olan biri. İşi ve BT’yi eşit derecede iyi anlayan biri. Bu kişiyi teşhis edebilirseniz, onu tuttuğunuzdan emin olun, çok değerlidir. Bu kişiyi bulamazsanız, ikinci en iyi seçenek, biri iş dünyasından ve biri BT’den olmak üzere iki kişiye sahip olmaktır. Birlikte yakın çalışarak ve bilgileri paylaşarak her türlü iletişim problemini en aza indirebilirler.

En sonunda

1995’te Standish Group, projelerin neden başarılı olduğuna ilişkin görüşleri için BT yöneticilerine anket yaptı. Bir projenin başarılı olacağına dair verilen üç ana neden, kullanıcı katılımı, yönetici yönetim desteği ve açık bir gereksinim ifadesidir. Yalnızca bu üç konuya yoğunlaşmak, projenize büyük bir başarı şansı verecektir.

Başarısız bir projenin kurbanı olmayın, başarınızı sağlayacak önlemleri alın. Sonuçta bu roket bilimi değil!