İşletmeler rutin olarak yazışma ve notların kopyalarını saklar. Ancak çoğu zaman bu uygulamayı e-posta yazışmalarına genişletmezler. E-posta yazışmaları, normal evrak işlerinden farklı değildir. Herhangi bir davada işinizi korumak için hepsinin kopyalarını saklamalısınız.
Şu anda, yalnızca bankalar ve aracı kurumlar, ABD Menkul Kıymetler ve Borsa Komisyonu kuralları uyarınca e-posta ve anlık mesajlaşma belgelerini üç yıl boyunca saklamak zorundadır. Temmuz 2006’dan itibaren, Sarbanes-Oxley Yasası uyarınca tüm halka açık şirketlerin de bunu yapması gerekecektir.
Bu yasalara bakılmaksızın, özel ve uygulamanız, tüm e-posta yazışmalarının kopyalarını saklamak olmalıdır. E-posta, kanıt olarak kabul edilir ve mahkemeler, e-posta kayıtlarını tutmayan işleri zorlaştırır. Yargıçlar genellikle, e-posta kayıtlarının tutulması ve üretilmemesinin, söz konusu işletmenin kilit kanıtları sakladığı anlamına geldiğine karar verir.
Son Perelman v. Morgan Stanley davasında, Morgan Stanley’in e-posta üretememesine karar veren bir yargıç, 1.45 milyar dolarlık bir kararın verilmesinde kilit faktördü. E-posta kayıtlarının üretilememesine dayanarak Yargıç Elizabeth Maass, Morgan Stanley’in 1998 tarihli bir anlaşmada Perelman’ı dolandırmak için komplo kurduğunu etkili bir şekilde tespit eden bir ön duruşma kararı verdi. Morgan Stanley, bu sorunu yaşayan tek iş davalı değil.
2004 yazında, UBS bankasının bir yargıç tarafından ayrımcılık davasında e-posta kanıtlarını kasten imha ettiği bulundu. UBS’nin masrafları ödemesi emredildi ve bir jüri 29 milyon dolarlık bir karar verdi.
E-posta Politikası
İşletmenizi korumak için, işletme aracılığıyla oluşturulan e-posta iletişimlerini sürdürmek için bir prosedüre sahip olmanız gerekir. Bu kayıtların tutulmaması, davalarda işletmenizin kasıtlı olarak kanıtları imha ettiğine dair kararlara yol açabilir. Böyle bir durumda yargıç, önemli parasal yaptırımlar uygulayabilir, sizi otomatik olarak sorumlu bulabilir veya Davacının zaferini garantileyen başka sert adımlar atabilir. Bu tür gelişmeler yeterince kötü değilmiş gibi, e-posta iletişimleriyle ilişkili ikinci bir risk vardır.
Bununla birlikte, e-posta iletişimini sürdürmenin bir dezavantajı olabilir. Sorun, elbette, bir iletişim işinize zarar veren ifadeler içerdiğinde ortaya çıkar. Evet, meşhur yakalama 22 durumu.
Bu tür felaketlerden kaçınmak için, işletmenizin e-posta iletişimleri konusunda açık bir politika geliştirmesi ve tüm çalışanları bu politikaya uymaları için eğitmesi gerekir. Çalışanlar, iş ortamının e-posta iletişimlerinde şakaların, küstah sözlerin vb. Yapılmadığı bir ortam olmadığını anlamalıdır.
GIPHY App Key not set. Please check settings