Çalışan geçmiş kontrolü nasıl çalışır?

Geçtiğimiz birkaç yıl içinde istihdam öncesi geçmiş kontrolleri büyük ve küçük işverenler için önem kazanmıştır. Şirketler, gerekli faaliyetleri kendi bünyelerinde gerçekleştirebilir veya bunları geçmiş kontrollerini gerçekleştirmede uzmanlaşmış insan kaynakları şirketlerine yaptırabilir.

Bir arka plan kontrolü yapmaya giden çok sayıda kağıt işi, koordinasyon ve takip vardır ve bu nedenle şirketler işi dışarıdan bir kurum tarafından yaptırmayı tercih eder. Geçmiş kontrollerinin Adil Kredi Raporlama Yasasına (FCRA) uygun olarak yapılması gerekir. FCRA’ya göre, yılda 75.000 dolardan az kazanan bir kişi, yedi yaşından büyük suç eylemleri için rapor edilemez. Ayrıca kontroller yalnızca iş arayanın imzalı onayı ile yapılabilir.

Geçmiş kontrolleri yapmak isteyen şirketler, bunu bir politika gereği yapmalı ve bunu iş arayanlara duyurmalıdır. Bu, bilgileri gizlemek isteyen başvuru sahipleri için caydırıcı bir rol oynar. Eğer kontrolü yapmak için harici bir ajans işe alınırsa, ajansın FCRA gerekliliklerine, ilgili eyalet ve federal kanunlara ve eşit istihdam fırsatı kanunlarına uyup uymadığı kontrol edilmelidir. Şirketin bilgilerini elde ettiği kaynaklar doğrulanabilir olmalıdır. Normalde bilgi, eğitim, kredi geçmişi ve adli sicil kayıtları hakkında rapor veren tüketici raporlama kurumlarından alınır.

Standart bir çalışan geçmiş kontrolü, sürüş ve kredi kayıtlarını, istihdam geçmişini, Sosyal Güvenlik Numarasını, eğitimi ve askeri geçmişi doğrular. Kontrol ayrıca uyuşturucu testlerini ve sağlanan referansların kontrolünü de içerebilir. Geçmiş kontrolünün niteliği iş gereksinimlerine göre değişir, örneğin sürücüler normalde daha katı bir referans kontrolüne tabi tutulur ve motorlu araç kayıtları daha yakından incelenir. Benzer şekilde, muhasebecilerin ve bir şirketin finansmanını yönetmesi gerekebilecek kişilerin kredi kayıtları, diğerlerinin kayıtlarından daha fazla incelenir.

Dış bir kurumun hizmetlerinden yararlanırken, kontrolün kapsamı, istenen bilginin niteliği, her iki uçtaki temas noktaları ve sağlanan bilgilerin doğruluğunu sağlayan kişi gibi faktörler önceden kararlaştırılmalıdır. Bir işveren ile üçüncü taraf bir İnsan Kaynakları şirketi arasındaki sözleşme, gizlilik ve ayrımcılık yasalarını, bilgi sunma zaman dilimini, tazminatları, hatalara ve ihmallere karşı sigortayı ve mesleki sorumluluk kanıtlarını ele almalıdır.

İşverenler, geçmiş kontrolü sürecinde çeşitli kaynaklardan elde edilen verileri karşılaştırmalıdır. İş başvurusunda bulunanların özgeçmişindeki bilgiler, iş başvurusunda belirtilen gerçeklerle kontrol edilmelidir. Kapak mektubunda verilen bilgilerde ve görüşme sırasında sunulan gerçeklerde tutarsızlık olmamalıdır. Çapraz kontrol edilen yaygın şeyler arasında Sosyal Güvenlik numarası, eğitim ve doğum tarihi bulunur.