Lisa katılmaya hazır olarak toplantıya geldi. Ekibin tartıştıkları problem üzerinde ilerlemesine yardımcı olacağını düşündüğü fikirleri paylaşmak istediğine dair bazı spesifik fikirleri vardı. Toplantı iyi bir başlangıç yaptı ve tartışmaya herkes dahil oldu. Uygun bir zamanda, Lisa fikrini paylaştı.
İnsanlar düşündüğü kadar hevesli görünmüyordu. Bu yüzden anlayacaklarını umarak bunun hakkında biraz daha konuştu. Bazıları onun fikrinin tartışmayla pek de yolunda gitmediğini düşündü, ancak bazıları daha çok ilgilendi ve fikrine ve uygulandığında onu çevreleyen konular hakkında sorular sordu.
Kısa süre sonra kolaylaştırıcı, Lisas fikrinin iyi bir fikir olduğunu, ancak fikrini Sorun Kutusu’na koyacağını, böylece toplantı gündemine devam edebilmemiz ve grubun fikrine daha sonra geri dönebileceğini öne sürdü.
Lisas’ın kalbi battı. Shed bunun daha önce olduğunu görmüş. Çalıştığı son şirkette bu İhraç Kutusu olayına Otopark adını verdiler. Fikriniz Otoparka konduğunda, sonsuza dek gitmişti. Aslında, aklına Park Yeri demeyi bırakıp oraya fikirlerin gittiği, bir daha asla görülmeyecek bir Kara Delik demeye başladı. . .
Alet
Bir Sorun Kutusu veya Otoparkın kullanıldığı bir toplantıya hiç katılmadıysanız, açıklamama izin verin. Genellikle gruplar veya bireyler yoldan çıkacaklar, yeni bir konu ortaya çıkacak veya toplantının ana odak noktası olmayan veya daha sonra daha iyi tartışılabilecek bir fikir tartışılmaya başlayacaktır. Bu noktada, toplantıyı kolaylaştıran kişi bu konunun veya konunun Sorun Kutusu’na konulmasını önerecektir. Daha sonra duvardaki Sorun Kutusu etiketli bir grafiğe giderler ve sorunun kısa bir açıklamasını yazarlar, böylece fikir kaybolmaz. Başka bir deyişle, bu aracın amacı, bir grubu gündemiyle uyumlu tutmaktır.
Bunun da ötesinde, Sorun Kutusu, bir grubun bu düşünceyi tutmasına yardımcı olmanın bir yoludur, böylece fikir kaybolmaz ve daha sonra doğru zamanda tartışılabilir.
Kötüye Kullanım
Bu değerli aracın en yaygın kötüye kullanımı, Lisa’nın önceki şirketinde tam olarak deneyimlediği şeydi. Kolaylaştırıcılar, öğeleri yeniden ziyaret etmek için gerçek bir plan yapmadan Sorun Bölmesine veya Otoparka koyarlar, Çöp Kutusunu gerçekten konuşmak istemedikleri şeyleri koymak için bir yer olarak kullanırlar.
Ya da kolaylaştırıcıların iyi niyetleri vardır, ancak toplantı uzun sürdüğünde (kaç toplantıya katıldınız, bu uzun sürmedi?) Ve zaman kısaysa, Sorun Kutusu öğeleri toplantıyı bitirmek için telaş içinde kaybolur .
Dolayısıyla, kolaylaştırıcının niyeti veya en iyi planlanmış planlarından bağımsız olarak, Park Yeri bir sahte ve bir manipülasyon haline gelir, asla fikri yakalamak ve onu daha sonra keşfetmek için tutmak gibi istenen sonuca ulaşamaz.
Bu göz önüne alındığında, Lisa’nın ve benzer deneyime sahip kişilerin eşyalarını tekrar tekrar gündeme getirmeleri şaşırtıcı değil çünkü fikrin kaybolacağından korkuyorlar.
En İyi Kullanım
Toplantılarınız için bir Sorun Kutusu’nu TiVo olarak düşünün. TV’nize bir TiVo bağladıysanız, herhangi bir televizyon programını kolayca kaydedebilir ve daha sonra izleyebilirsiniz. Bu, şovu sizin için daha uygun bir zamanda izlemenize ve reklamverenlerin hayal kırıklığına uğramasına rağmen, reklamları kolayca atlayarak şovu izlemek için harcanan toplam süreyi azaltmanıza olanak tanır.
Tıpkı TiVo gibi, iyi kullanılan bir Sorun Kutusu, bir sorunu veya fikri ekip için en uygun veya üretken zamanda tartışmak için zaman kaydırmanıza olanak tanır. Ve TiVo’nun izleme sürenizi azaltabileceği gibi, genellikle konu daha sonra ele alındığında, bu arada tartışılan fikirler ve eylemler, konuyu etkili bir şekilde tartışmak veya keşfetmek için gereken zamanı veya enerjiyi azaltabilir.
Bir Çıkış Kutusunu etkili bir şekilde kullanmak zor değildir. Sadece bir süreç ve biraz disiplin gerektirir.
1. Herkesin Sorun Kutusu’nun işlevini bildiğinden emin olun.
2. Öğeleri uygun şekilde Sorun Bölmesine kaydedin.
3. Toplantının sonuna doğru Konuları gözden geçirmek için gündemde zaman belirleyin (genellikle 2-3 dakika yeterlidir). Bu inceleme üç soruyu yanıtlamalıdır:
Bu hala bir sorun mu (yoksa Bölmeye yerleştirildikten sonra çözüldü mü?)
Bu sorundan oluşturulabilecek bir eylem öğesi var mı? Varsa nedir?
Bu, gelecekteki bir toplantı gündeminde olması gereken bir konu mu?
4. Her sorunla ilgili bir işlem tamamlanana kadar Sorun Kutusu’nu bırakmayın. Şu anda onunla hiçbir şey yapılamazsa, sorunu kaydetmeyi ve bir sonraki toplantınızın başında Sorun Bölmesinde bulundurmayı düşünün.
Alt çizgi? Her biriyle bir şeyler yapın! Bu aracı kullanmak için bu basit yaklaşımı benimsemek, toplantılarınızın daha verimli çalışmasını sağlayacak ve tüm en iyi fikirlerin ve sorunların hem gündeme getirilip hem de dikkate alınmasını sağlayacaktır.
Tıpkı herhangi bir alet gibi, doğru kullanıldığında çok değerlidir. Ve tıpkı diğer herhangi bir araç gibi, olmadığı zaman zarar verebilir ve ters etki yapabilir.
Lisa’ya geri dön
Lisa, toplantının sonunda kolaylaştırıcının gruba Lisas fikri ile ne yapmaları gerektiğini sormasından memnun oldu. Grup, Lisa’yı fikrin bazı yönleri üzerinde biraz çalışmaya teşvik ettiklerinin daha fazla tartışma gerektirdiğine karar verdi ve bunun bir sonraki toplantı için ilk gündem konusu olacağı konusunda anlaştı.
O günden sonra, Lisa ekibe katkıda bulunmaktan daha rahat hissetti ve artık Çıkış Kutusu ya da Otopark ya da ne demek isterseniz, herhangi bir toplantı için yararlı bir araç olabileceğinden bir Kara Delik olması gerekmediğini biliyordu.
GIPHY App Key not set. Please check settings