Zamanınızı Yönetme – Görevlerinize Nasıl Öncelik Verebilirsiniz?

Görevleri Önceliklendirme:
Görevleri önem sırasına göre seçme ve tamamlama yeteneği, bazı iş türleri için diğerlerine göre oldukça arzu edilir ve daha zorlayıcıdır.

Görevleri seçmek için olabildiğince çok iş ve projeden haberdar olmalısınız. Bunu yapmak için her planlama oturumunun bir listesi olmalıdır.

Bir Listeniz Olmalı!

Tüm görevlerinizi listeleyin, ardından derecelendirin ve sırayla tekrar listeleyin. Sonra onları planlayabilirsiniz.
Tüm görevler ve projeler derecelendirildiğinde, aşağıdakilere öncelik vermek için şu ek filtreleri kullanın:

Görevi ortadan kaldırmanın sonuçlarını hayal edin. Bu alıştırma çoğu zaman bazı gereksiz görevleri tamamen ortadan kaldıracaktır.
Her bir görevin birincil zamanda mı yoksa ikincil zamanda mı gerçekleştirilmesi gerektiğine karar verin.
Görevden kimin etkileneceğini belirleyin.

Şimdi Listenizi Azaltın
Aynı anda birden fazla yerde olmak için kendimizi etkili bir şekilde klonlayana kadar, çoğumuz iş yükümüzü azaltmamız gerekir.
Önceliklendirmeye başlamadan önce şu görev eleme kriterlerini göz önünde bulundurun:

Bu Görev veya Proje Mantıklı mı?
Yaptığınız her görev önce bu ölçütü geçmelidir.
Hedefleriniz, öncelikleriniz ve hedefleriniz var. Her görev büyük resminize katkıda bulunuyor mu? Her görevin ne kadar zaman alacağını tahmin edin ve ardından görev iptal edilirse bu saatte ne yapacağınızı hayal edin. Her zaman mümkün olmasa da, yaptığınız her şey hedeflerinize katkıda bulunmalıdır.

Görev Neden Acil?
Aciliyet bir iş zihniyeti olmalıdır, ancak aciliyet de acımasızca sorgulanmalıdır.

Aciliyet sadece bir başkasını yatıştırmak mı?
Aciliyete ne sebep oldu? Birçok acil durum hatalardan kaynaklanmaktadır. Aciliyet nedeninin belirlenmesi, bir görevi ortadan kaldırabilir veya erteleyebilir ve kesinti ve hataların önlenmesine yol açabilir.

Görünüşte zorunlu olan bazı görevler hiç acil değil. Müşteriler gereksiz taleplerde bulunuyor olabilir.
İlgili tüm tarafları kontrol edin.

Delegasyon Niteleyici
Görevi halledebilecek tek kişi siz misiniz?
Bazen olabilirsiniz, ancak çoğu zaman başka biri sizin için performans gösterebilir. Programınızı serbest bırakmak için mümkün olan her şeyi yetkilendirin.

Görev Başka Nasıl Yapılabilir?
Teknolojiden Yararlanıyor musunuz

Yüz yüze randevu bir telefon görüşmesi olabilir mi?
Konferans görüşmesi, seyahati ekarte edebilir ve muazzam miktarda zaman kazandırabilir.

Aramak yerine e-posta gönderebilir misin?
E-posta istediğiniz zaman kendi şartlarınızda yapılabilir. Canlı telefon görüşmesine kıyasla daha iyi ifade etmek için zamanınız olacak. Kişilere telefon mesajları bırakılarak zaman ve satışlar kaybedilebilir. E-posta, telefon etiketini ortadan kaldırır.

Görev Kesilebilir mi?
Çalışmanın devredilebilecek, elenebilecek veya ertelenebilecek bölümleri var mı?

Bir Görevi Hariç Tutmanın Maliyeti Nedir?
Gün boyunca aslında yapmaya zaman ayırmaya değmeyen birçok iş var. Bir görevi iptal etmeyi düşünürken dolar rakamını uygulamak, görev değerinin başka bir ölçüsüdür.

Görev Değerinin Ölçüleri

Para Görevin değeri ne kadar?
Zaman Ne kadar zaman alacak?
Etki Tamamlandı ve İptal Edildi
Etkililik Görevi gerçekleştirmenin en etkili yolu nedir?
Hedeflerinize Katkı
Değiştirme (Bunun yerine zamanla ne yapılabilir?)
Bölme – Görevi Parçalara Bölme
İkincil zamanda görev ne zaman yerine getirilebilir?

Önceliklendirmenin harika bir numarası, her göreve bir son tarih vermektir.

Görevlere bir son tarih verin.

Birçok KOBİ sahibi planlama sırasında projeler ve görevler için bir başlangıç ​​zamanı tanımlasa da, bir son tarih belirlemezler. Net bir son tarihe sahip olmak, görevlerin önceliklendirilmesini kolaylaştırır.

Planlama sırasında öncelik vermek kolaydır. Düşünmek için zamanın var. Çalışırken öncelik vermek biraz daha zordur.

Kesintilere Öncelik Verme

Çoğu insan görevlerin önceliklendirilmesine aşina olsa da, çok az kişi kesintilerine öncelik verir.
Bu nedenle, çok az insan onları kesintiye uğratan olay türlerini tanımlamıştır.

Kesinti Türlerini Tanımlayın

Zamanınızı kontrol altına almak için kesintileri en aza indirmelisiniz. Birçok KOBİ sahibi, pozisyonlarını yönetici olarak tanımlar ve yönetimi yangınları söndürmek veya sorunları çözmek olarak tanımlar. Kendiniz için bir iş tanımına sahip olmak harika bir başlangıç ​​olsa da, çoğu işletme sahibi bu sorunları tanımlamamış veya sınıflandırmamıştır. Onlara atılan her topu yakalarlar. Kuyruk genellikle köpeği sallıyor.

OUT veya üretken işinizden nasıl kesintiye uğradığınızı düşünün. Son üç ayda yaşadığınız her türlü kesintinin bir listesini yapın.