Zaman Çizelgesi Sistemi İşletmenize Nasıl Yardımcı Olabilir?

Küçük bir işletmeyi yürütmek zordur. Sürekli olarak çok çeşitli görevleri yerine getirmemiz gerekiyor. Çoğumuz için muhtemelen iş tanımlarımızı şu şekilde tanımlayabiliriz: her şeyi yapın! Ne yazık ki yaptığımız her şeyin bir kısmı işletmenin gelirine doğrudan katkı sağlamıyor. Ancak bazen biraz fazladan yönetim ekleyerek verimliliğimizi gerçekten artırabiliriz. Bu makalede, zaman çizelgesi sistemlerine kısaca bir göz atacağız ve nakit akışımızı iyileştirmemize yardımcı olup olmayacaklarını ve nasıl yardımcı olabileceklerini belirleyeceğiz.

Bunu okuyorsanız, muhtemelen bir tür zaman izleme sistemi uygulamaya ihtiyaç duymuş olabilirsiniz. İşletmenizde zaten zaman çizelgeleri kullanıyorsanız, bazı sistemlerin diğerlerinden daha iyi olduğunun farkında olmalısınız ve kullandığınız sistemin size maksimum fayda sağlayıp sağlamadığını araştırmak için zaman ayırmaya değer.

Müşterilerini zamanlarına göre faturalandıran işletmeler, üzerinde çalıştıkları işleri takip etmek için bazı yöntemlere ihtiyaç duyacaklardır, birçok bölgede bu yasal bir gerekliliktir. Diğer işletme türleri bir zaman çizelgesi sistemini uygulamak için herhangi bir açık neden görmese de, birini kullanmayı düşünmek için pek çok iyi neden vardır.

İşletmeniz personel çalıştırıyorsa, zaman çizelgesi sistemi, insan kaynaklarınızın gerçekte ne yaptığını takip etmenin mükemmel bir yolunu sunar. Personelin temel iş hedeflerinizle ilgili olmayan işler için ne kadar zaman harcadığına şaşırabilirsiniz. Örnek olarak, bu yıl bilgisayarlarınızı ve yazılımlarınızı yükseltmeyerek paradan tasarruf edeceğinizi düşünebilirsiniz. Bununla birlikte, zaman çizelgeleriniz size personelinizin gelir getirmeyen bilgisayarla ilgili konularla uğraşmak için çok zaman harcadığını ve beklenenden daha düşük verimlilikle sonuçlandığını söyleyebilir. Zaman çizelgesi sistemi, bu tür sorunlarla ilişkili maliyetleri belirlemenize ve ölçmenize yardımcı olabilen son derece güçlü bir araçtır.

Sabit fiyat teklifli işler için teklif verebileceğiniz proje tabanlı bir iş yürütüyorsanız, işletmenizde bir zaman izleme sistemi uygulamak paradan tasarruf etmenizi sağlayabilir. Günümüzün rekabetçi iş ortamında, işi almakla bir rakibe kaptırmak arasında ince bir çizgi olabilir. Yüksek teklif verirseniz rakibiniz sizi fiyata göre yenebilir. Düşük teklif verirseniz sadece işi kaparsınız, ancak bunu yaparken önemli miktarda para kaybedersiniz. Geçmişte bu tür sorunları yaşadıysanız, bir zaman çizelgesi sistemi düşünmenin zamanı gelmiş olabilir. Daha önce tamamladığınız işe benzer bir iş için yeni bir teklif oluştururken, işin tamamlanması için geçen gerçek süreyi anlamak için zaman çizelgesi sisteminize bakın. Çoğu zaman hangi alt projelerin yer aldığını görünce şaşırabilirsiniz. İki senaryoyu inceleyelim; İlk senaryoda, yönetici, X projesinin bütçeye girdiğini düşündüğümüzü bildiriyor, ancak gelecekteki tekliflerde Y projesini tamamlamak için biraz daha fazla zaman ayırmamız gerekiyor, bu da harekete geçebileceğiniz yararlı bilgiler. Bununla birlikte, ikinci senaryomuzda, işletme bir zaman çizelgesi sistemi kullanıyor ve yönetici, X projesinin bütçenin% 23 altında tamamlandığını ve Y projesinin bütçenin% 279’unu aştığını, bu da genel projenin bütçenin% 160 aşılmasıyla sonuçlandığını bildirdi. Bir projeyi tamamlamak için gereken zamanı tahmin ettiğimizde kaçınılmaz olarak hepimiz hatalar yapacağız, ancak zaman çizelgesi sistemi kullanan işletme hatalarını ölçebilir, onlardan öğrenebilir ve gelecekte daha iyi teklifler üretebilir.

Çok az kişi, bir zaman çizelgesi sisteminin iş performansını ve üretkenliğini izlemek ve analiz etmek için gerekli bir araç olmadığını iddia edebilir. Bir veya birkaç çalışanı olan küçük bir işletmeniz ve birkaç projeniz veya müşteriniz varsa, iyi bir sonuç elde etmek için kesinlikle manuel olarak yazılmış bir zaman çizelgesi sistemi kullanabilirsiniz. Zamanınızı kategorize etmek istediğiniz projelerin bir listesini oluşturarak başlayın. Projelerinizi alt projelere ayırmak isteyebilirsiniz, böylece yapılanlar hakkında daha detaylı bilgi edinebilirsiniz. Hem dahili (yani, muhasebe, yönetim vb.) Hem de harici (yani müşteri işi) amaçlarla projeleri dahil etmeyi unutmayın. Bunu yaptıktan sonra, her projeye zaman ayırmak için boşluklar ve çalışanın adını ve tarihini koyup personele dağıtmak için bir alan içeren bir zaman çizelgesi oluşturun.

Birkaç kadroya sahip olduğunuzda veya projeleriniz daha karmaşık hale gelmeye başlarsa, süreci çok daha kolay hale getirmek için mevcut olan yazılım paketlerine bir göz atmaya değer. Bazı şirketler excel gibi bir elektronik tablo programını kullanmayı tercih ediyor, ancak bu tür sistemlerle ilgili deneyimlerim, çok fazla çalışma gerektirebilecekleri ve hataya açık olabilecekleri, muhtemelen pahalı olmayan bir hazır satıştan çok daha fazla maliyetli olabileceğidir. zaman çizelgesi yazılım paketi. Büyük zaman izleme yazılım paketlerinin çoğu, hareket halindeki birden çok personel ve kullanıcı desteği, merkezi şirket projesi ve müşteri listeleri ve tüm personeliniz tarafından yapılan işin ayrıntılı raporları dahil olmak üzere ihtiyacınız olan her şeye sahip olacaktır. Çoğu, muhasebe ve proje yönetimi yazılımı gibi üçüncü taraf uygulamalarına da bağlanacaktır. Çoğu yazılım uygulaması farklı çalışma eğiliminde olduğundan, bazen bu bağlantılar yardımdan çok bir engel olabilir, ancak bazen gerçekten yararlı olabilirler. Küresel Zaman Çizelgesi adlı bir yazılım paketi, personelin zaman çizelgelerini doldurmasına yardımcı olmak için bilgisayar tabanlı çalışmayı da izler, daha fazla bilgi için bkz. Http://www.sphericaltech.com. Zaman çizelgelerini otomatik olarak doldurmanın yanı sıra, bu yazılım aynı zamanda büyük muhasebe ve proje yönetimi paketlerine de bağlanır, üzerinde çalışılan her proje için kar miktarları sağlayan bir dizi yararlı rapora sahiptir ve 30 gün ücretsiz olarak değerlendirilebilir. Her durumda, satın almak istediğiniz zaman izleme yazılımı uygulamasının bir demo kopyasını indirmenizi ve taahhütte bulunmadan önce ilgili tüm özellikleri denemenizi tavsiye ederim.

Zaman çizelgesi sisteminizi tanıttıktan sonra, işiniz hakkında daha fazla şey keşfetme yolunda ilerleyeceksiniz. Zaman çizelgesi sistemleri, daha iyi iş kararları vermenize, üretkenliği artırmanıza yardımcı olacak bilgiler sağlar ve rekabette size avantaj sağlayabilir. Hepsinden iyisi, zaman çizelgesi sisteminizi işinizle birlikte büyütebilir ve finansal ödülü en üst düzeye çıkarmak için süreçlerinizde sürekli olarak ince ayar yapmanıza olanak tanır.