Büyük bir olayı bir araya getirmek küçük bir başarı değildir. Bu nedenle birçok kuruluş profesyonel bir etkinlik planlayıcıya başvurur. Ancak bazen, kendi başınıza büyük bir etkinlik düzenlemeniz gerekebilir.
Toyota Motor Sales U.S.A., Inc. için kurumsal planlamacı olan Kara Mickelson, 20.000 kişilik samimi yemeklerden kurumsal toplantılara ve şehir çapındaki etkinliklere kadar her şeyi planladı. Yararlı bulduğu bazı ipuçları:
• Herkesi aynı sayfada toplayın. Mickelson’a göre ilk adım, planlamaya dahil olan herkesle oturup işlevin hedeflerini belirlemektir. Ayrıca, etkinlik için hangi fonların veya kaynakların mevcut olacağını değerlendirmek için bunun mükemmel bir zaman olabileceğini öne sürüyor. Mickelson, planlamacıların yaptığı en büyük hatalardan birinin yanlış bütçeleme olduğuna inanıyor. Birçok profesyonelin para tasarrufu yapmasının bir yolu, Avery Dennison gibi bir şirketle çadır kartları, tabelalar, rozetler ve daha fazlası dahil olmak üzere kendi toplantı materyallerini yazdırmaktır.
• Geriye doğru düşünün. Planlamaya ne zaman başlamalısın? Mickelson, “Başlamanın en iyi yolu, etkinlik günündeki her şeyi geride bırakmaktır” diyor. Etkinlik tarihi belirlenene kadar çok fazla plan yapmamak çok önemlidir.
• Ekstra zaman oluşturun. Acemi planlamacıların işini zorlaştıran şey, bir oteli araştırmanın, bir sözleşmeyi müzakere etmenin veya bir müzik grubu bulmanın ne kadar süreceği konusunda hiçbir kriterleri olmamasıdır. “Kendinize ihtiyacınız olduğunu düşündüğünüzden daha fazla zaman verin,” diye öneriyor.
Bazıları, Avery Toplantılar ve Etkinlikler Çözüm Merkezi Web sitesinde (www.avery.com/meetings) bulunanlar gibi bir aracı kullanmayı yararlı bulmaktadır. Toplantıları ve etkinlikleri planlamayı kolaylaştırmak için şablonlar, ipuçları ve araçlar sağlar.
• Bir yere yaz. Mickelson, tüm temel bilgileri yazmak için bir not defteri kullanmayı önerir. Davetlere, toplantı malzemelerine, çiçek aranjmanlarına mı ihtiyacınız var? Ayrıntılar, etkinliğiniz için bir zaman çizelgesi oluşturmanıza yardımcı olacaktır. Bir kez yazıldıktan sonra zaman çizgisinin kendini göstermeye başlayacağını iddia ediyor.
• Rol yapma oyna. Önemli bir görevi unutmaktan nasıl kaçınıyorsunuz? Mickelson, “Zihinsel bir gezinti yapın” diyor. “Gerçekten etkinlikte olduğunuzu varsayın. Arabanızı oraya götürme sürecini yaşayın. Nerede park yeri var? Mekanda işaretlere mi ihtiyacınız var? Rozetler? Oturmak için masa çadırları? Görsel olarak, kendinizi tüm boyunca yürüyebiliyorsanız olay netleşiyor. ”
Onun en önemli tavsiyesi nedir? En kötüsünü planlamayı ve en iyisini ummayı öneriyor.
GIPHY App Key not set. Please check settings