Toplantımda Neden Herkes Bunu Yapsın?

“Bütçe hakkında konuşmamız gerekiyor” diyerek bir toplantı açtığınızı hayal edin.

Ve biri “Köpeğime Budget adını verdim çünkü çok büyük.” Diyor.

Kahkaha azaldıktan sonra, toplantınızda neden birinin bu kadar aptalca bir açıklama yaptığını merak ediyorsunuz.

Bu da daha büyük bir soruya yol açar: Bir toplantıda neden biri yanlış davranır?

Herkes yanlış davranışların bir toplantıyı mahvedebileceğini bilir. Herkesin zamanını boşa harcar ve faydalı sonuçlar üretme fırsatını boşa harcar.

İşte bazı olasılıklar.

1) Bilgisizdirler

Birçok kişi bir toplantıyı nasıl planlayacağını, yürüteceğini veya katılacağını bilmez. İnsanları bir konferans odasında bir araya getirmenin bir toplantı düzenlemeyi temsil ettiğini düşünüyorlar. Herkesin ortak bir gündemle gelmesini bekledikleri için planlamanın gereksiz olduğuna inanırlar. Bir tartışmaya ev sahipliği yapmanın aslında faydalı sonuçlara yol açtığını düşünüyorlar. Bir toplantı düzenlemeye yönelik bu iyi niyetli girişimler, yanlış bir davranış gibi görünebilecek kadar verimsizdir. Ek olarak, kötü bir karşılaşma başkalarını rahatsız eder ve onların yanlış davranışlarla misilleme yapmalarına neden olur.

Daha İyi: İnsanlara toplantıları nasıl planlayıp yürüteceklerini gösterin. İnsanların sonuçlara doğru metodik ilerleme kaydetmelerine yardımcı olan süreç araçlarını nasıl kullanacaklarını öğretin. İnsanlara toplantıları nasıl planlayacaklarını ve yöneteceklerini gösteren bir atölye planlayın.

2) Sıkılıyorlar

Pek çok toplantı, geri kalanı izlerken birkaç kişinin konuşmasıyla gerçekleşir. Bu olduğunda, sessiz katılımcılar hayal kurarak, yan sohbetler başlatarak veya diğer görevler üzerinde çalışarak (toplantı sonunda yapılacak şeylerin listelerini hazırlamak gibi) kendilerini eğlendirirler. Kötü toplantılarda kapsamlı deneyime sahip insanlar, zihinsel olarak yokken nasıl inandırıcı bir ilgi uyandıracaklarını öğrendiler.

Daha iyi: Herkesi içeren etkinlikler planlayın. Toplantınız için tartışmaya güvenmekten kaçının çünkü daha sesli katılımcıların hakim olmasına izin verir.

3) Deliler

İnsanlar, planlanmamış bir toplantıya hapsolmuş hissetmeleri veya elde edilen sonuçlara katılmama gibi birçok nedenden dolayı deliye dönebilir. Ayrıca başkaları katılmalarını engelliyorsa, kendilerini kızgın hissedebilirler.

İnsanlar gündemsiz bir toplantının zamanlarını boşa harcayacağını bilirler ve buna içerlerler. Örneğin, bir adam bana kendisinin ve arkadaşlarının gündemsiz çağrılan her toplantıda “kum torbası” yapacağını söylemişti. Uygunsuz yorumlar yaptılar, dikkat dağıtıcı düşünceler ortaya attılar ve anlamsız sorular sordular. Elbette, o kadar profesyonel bir samimiyetle hareket ettiler ki, yıkıcı değil üretken görünüyorlardı.

Daha iyi: Her zaman bir gündem hazırlayın. Rollerini açıklamak ve toplantı için hazır olup olmadıklarını kontrol etmek için her zaman toplantıdan önce kilit katılımcılarla iletişime geçin.

4) Aynı fikirde değiller

Toplantılar, anlaşmazlıkları çözmek için mükemmel bir etkinliktir. Ancak, insanlar konuya, sürece veya sonuçlara katılmazsa VE etki gösteremezlerse isyan edeceklerdir. Bu isyan, toplantıda uygunsuz davranış veya (daha kötüsü) toplantıdan sonra sabotaj olarak görünecektir.

Daha iyi: Toplantıda tüm katılımcıları içeren süreç araçlarını kullanın. Tartışmalı bir konu hakkında bir toplantı yapmadan önce daima kilit katılımcılarla iletişime geçin. Görüşlerini dinlemek, toplantının hedeflerini açıklamak ve adil bir çözüm için niyetinizi tanıtmak için bu konuşmaları kullanın. Herkesin ihtiyaç duyduğu şeyi alması için “Ya / Veya” sonucu yerine “Her ikisi / Ve” sonucunu aradığınızdan emin olun.

5) Yanlış anlıyorlar

Bazen insanlar beklentileri yanlış anlar. Örneğin, bir yönetici, yeni bir grupla ilk personel toplantısında ortaya çıkan olumsuz yorumlar, alay ve düşmanlık karşısında şaşırdı. Biraz araştırdıktan sonra, selefinin insanları açıkça eleştirdiğini ve alay ettiğini öğrendi. Böylece personelin taklit etmeyi öğrendiği davranış buydu. Yönetici bunu a) yeni beklentiler belirleyerek, b) kilit suçlulara koçluk yaparak ve c) saygılı bir davranış örneği oluşturarak çözdü.

Daha iyi: Kültür yönetimi, birincil liderlik sorumluluğudur. Üretken toplantılar için istediğiniz davranış türünü gösterin ve hatalı davrananlara özel düzeltici geri bildirim sağlayın.

Etkili bir toplantı, herkesi içeren adil bir süreç tarafından yürütülen bir ekip etkinliğidir. İnsanlar bu yaklaşıma saygı duyarlar ve olumlu katkılarda bulunacaklardır çünkü böyle bir toplantının zamanlarının iyi bir şekilde kullanılmasını temsil ettiğini bilirler.