Şirketinizin E-posta Politikası Nedir?

Şirketinizin bir e-posta politikası var mı? Böyle bir şey olduğunu bile biliyor muydun? Eh, ve eğer şirketinizde bir tane yoksa, sadece firmanızın profesyonel imajını riske atmazsınız, aynı zamanda şirket e-posta sisteminizin kötüye kullanımından doğabilecek olası sorumluluk sorunlarını da riske atarsınız.

Yayınlanmış bir e-posta politikasına sahip olmak üç amacı gerçekleştirir.

Birincisi, çalışanlarınıza e-postayı profesyonel bir şekilde nasıl kullanacaklarını öğretir. Bu da ne? Çalışanlarınızın gönderdiği e-postalar hakkında hiç düşünmediniz mi? Yapmalısınız, çünkü kötü yazılmış ve profesyonel olmayan e-postalar yalnızca çalışanı değil, aynı zamanda sizi ve şirketinizi de yansıtır.

Muhtemelen çalışanlarınızın çoğu, müşterilerinize ve ortaklarınıza gönderdikleri e-postaları yazım denetimi bile yapmıyor. Şirketinizin e-posta sistemi aracılığıyla size dava açabilecek başka öğeler göndermeleri şansı daha da yüksektir.

Şunu bir düşünün: Erkek çalışanlarınızdan biri, bir kadın çalışana, doğası gereği taciz edici olarak değerlendirilebilecek bir e-posta gönderirse, avukatı elinde taciz davasıyla aradığında, zararlardan da aynı derecede sorumlu olduğunuza karar verilebilir.

Bir şirket e-posta politikası oluşturmak, şirket e-postasının kişisel kullanımı için temel kuralların belirlenmesine de yardımcı olur. Bir çalışan, bilgisayar ekipmanınızı, ağınızı ve kaynaklarınızı kullanarak saatinizde olduğunda, kişisel e-postaların şirket e-posta sistemi kullanılarak gönderilmemesi veya alınmaması gerektiğini anlamalıdır.

Çocukların okuldan sonra işte annelerine e-posta gönderdiği ve futbol koçlarının herkese e-posta gönderdiği göz önüne alındığında, bu zor bir kural olabilir, ancak bir kural olarak, şirketin e-posta sisteminin kişisel kullanımına izin verilmemelidir.

Etkili bir şirket e-posta politikası, kurumsal arka tarafınızı sorumluluğa karşı korumaya da yardımcı olur. Hakaret içeren bir e-postanın neden olduğu olası taciz davasına ilişkin yukarıdaki örneği ele alalım. Şirketinizin neyin uygunsuz olarak değerlendirildiğini ayrıntılarıyla açıklayan açıkça ifade edilmiş bir e-posta politikası varsa, çalışanların e-postanın doğru kullanımı konusunda eğitildiğini kanıtlayarak şirketin sorumluluğunu en aza indirebilirsiniz.

Çalışanların bu tür e-postalar göndermenin şirket politikası uyarınca kabul edilemez olduğunu bildiklerini ispatlayabilirseniz, sorumluluğunuz büyük ölçüde azaltılabilir.

İyi bir e-posta politikasına sahip olmak size rekabette rekabet avantajı sağlayabilir. E-posta, tercih edilen profesyonel iletişim aracı haline geldiğinden, profesyonel, düşünceli e-postalar oluşturmak, şirketinizi gerçekten diğerlerinin önüne geçirebilir.

Deneyimlerime dayanarak, gerçekten sözleşmeleri kazandığımı söyleyebilirim çünkü müşteri, e-postasını hızlı ve profesyonel bir şekilde yanıtlamamdan etkilendi. Başka bir deyişle, hızlı yanıt verdiğim ve yazım denetleyicisi kullandığım için binlerce dolar kazandım. Bu harika bir ülke mi ne?

Nasıl bir e-posta politikası oluşturursunuz? İşle ilgili iletişimler, gizli materyallere erişim, telefonun kişisel kullanımı, cinsel taciz, vb. Gibi başka mevcut politikalarınız varsa, mevcut politikaları kılavuz olarak kullanarak bir e-posta politikası oluşturabilmelisiniz.

Sıfırdan başlamanız gerekiyorsa, politikayı biraz zaman ve araştırma ile kendiniz yazabilirsiniz, ancak birçok şirket işlerini kendileri için yapacak profesyonel danışmanlara güveniyor. Bir e-posta politikasının önemini anladığınızda ve bir e-posta politikasına sahip olmamanın sonuçlarını anladığınızda, parasının iyi harcandığını muhtemelen kabul edersiniz.

Bir e-posta politikasının uzun, çizilmiş bir belge olması gerekmez. Politikaların çoğu, her çalışanın kolayca anlayabileceği sade bir İngilizce ile yazılmış birkaç sayfadan uzun değildir.

Şirket e-posta politikanızın başarısının anahtarı, çalışanlarınızın eğitiminde yatmaktadır. Sadece bir politika belirleyemezsiniz ve herkesin körü körüne uymasını bekleyemezsiniz. Politika yazıldıktan sonra çalışanlara dağıtılmalıdır ve hatta gelecekteki iş sözleşmelerinin bir parçası haline gelebilir. Politikayı çalışanlarınıza açıklayın ve kuralları anladıklarını ve bunlara uyacaklarını belirtmek için okuyup imzalamalarını sağlayın.

Artık birçok şirket e-postanın önemini anlıyor ve çalışanlarına yalnızca politikaya nasıl bağlı kalacağını değil, aynı zamanda e-postaları nasıl oluşturup yanıtlayacaklarını da öğreten eğitim seminerleri düzenliyor.

Başarınız için!