Sanal Ofis – İşinizi Evden Yürütün

Kariyerimin bir noktasında, küçük bir start-up şirketinin Bilgi İşlem Müdürü’nü buldum, geçimlerini sağlamak için mücadele ediyordum. Ayda 50.000,00 ile 75.000,00 ABD Doları arasında para yakıyorduk ve bunu * brüt * satışlarda yapmıyorduk.

İşi finanse etmek için yatırımcılara bağımlıydık ve yatırımcıları bulmak gittikçe zorlaşıyordu. Görünüşe göre küçük işimiz başaramayacaktı.

Bazı rakamları belirledikten sonra, iş için kritik olmayan herkesin gitmesine ve daha da önemlisi ofisi kapatıp işi ‘sanal olarak’ yürütmesine izin verirsek harcamaları yarıdan daha aza indirebileceğimize karar verdim.

İlk başta yönetim ekibi bu fikre karşı çıktı ama onlara bunu nasıl yapabileceğimizi söyledim ve bunu yaparak ayda ne kadar tasarruf edebileceğimizi gösterdim. Dikkatli bir değerlendirmeden sonra kabul ettiler ve küçük işimiz ‘sanal’ oldu.

Çalışanlara kötü haberi verdikten sonra, ofisi kapattık ve yönetim ekibinin her bir üyesi, işleriyle en alakalı tüm dosyaları, ekipmanları vb. Eve götürdü. ‘Kritik’ çalışanlarımıza gerektiğinde bilgisayar, yazılım ve ekipman sağladık.

Ofisten ayrılmadan hemen önce sanal bir PBX telefon sistemi kurduk. İnternetin her yerinde sunulurlar. ‘Sanal pbx’ için başlıca arama motorlarından birinde arama yapabilirsiniz. Şu anda kullandığım GotVMail.com. Bizim için oldukça iyi çalışıyor ve çok ucuz.

Bugünlerde çoğu büyük işletmenin otomatikleştirilmiş pbx sistemi var, bu yüzden bu sistemi kullanmak bizi bir merkez ofisimiz yokmuş gibi göstermiyor. Telefonlara cevap vermek için canlı bir kişiyi tercih ederseniz ve kullanırsanız bile yükseltebilirsiniz. Bunlar da bol miktarda mevcuttur. PBX sistemine bir çağrı yapıldığında, kurduğumuz numaraya yönlendirilir (satış, destek, Bob Fischer vb. Gibi) Telefona cevap verilmezse, pbx sistemi çağrıyı o telefon hesabının sesli postasına gönderir. . Bu pbx sistemleriyle ilgili en iyi şey, ÇOK ucuz olmalarıdır. Şu anda ayda 35.00 ila 75.00 dolar ödüyoruz ve hatta 800’ümüz var. Hepimizin telefonları ve cep telefonları olmasına rağmen, telefonlarımız telefon şirketiyle ‘iş’ telefonları olarak ayarlanmadığı için masraf neredeyse yüksek değil. Bunun bir ‘işletme’ hesabı olduğunu ve aylık faturanın iki katına çıktığını varsayalım.

Telefon sistemini kapatıp kurumsal bilgi / dosya sistemine dönüyoruz.

CIO olarak tüm bilgisayar sunucularını ve İnternet bağlantı ekipmanını eve götürdüm. Evime yeterli bir İnternet bağlantısı kurdum (yine iş dışı) ve tüm bilgisayarlar arası ağımızı ve Web Sitemizi evimden İnternet üzerinden çalıştırdım. Bilgisayarlarımız arasında İnternet üzerinden bir VPN (güvenli) bağlantısı kurduk, böylece hepsini bir ofisteyken görebildiğimiz gibi görebiliyorduk. Herhangi bir bilgisayardaki güvenli dizinler tıpkı bir ofiste olduğu gibi korunuyordu. ‘Merkezi’ bir dosya sunucusu için, dosya sunucumuzda bir FTP (Dosya Transferi) sitesi kurdum. Yine, davetsiz misafirlere karşı tamamen korunuyordu, ancak tüm çalışanlarımız merkezi dosya sistemine bir ofisteymiş gibi kolayca erişebiliyordu.

Ofis içi iletişim söz konusu olduğunda, yine de ofiste zaten sık sık yaptığımız gibi telefonları ve e-postaları çok kullandık. Toplantılar için ‘sanal toplantı’ yazılımını kullanabilirdik, ancak sadece bir restoranda buluşmayı ve (şirket masraflı) bir ısırık yemeyi tercih ettiğimizi gördük.

Küçük işimiz tamamen sanal olarak işliyordu. Herkes evden çalışıyordu ve bunu * severek * ekleyebilirim. Yola çıktıktan kısa bir süre sonra kötü bir sorunla karşılaştık. Çalışanlarımızın (çok bağlı olduğumuz kritik olanlar), onlara ödediğimiz zamanı gerçekten bizim için çalışmaya adamaktan ziyade, televizyon izlemeyi veya iç işleri (evde olma) çok cazip bulduklarını öğrendik. Yavaş yavaş, hiçbir canlı kimse (neredeyse) telefonlarımıza cevap vermeyecek. Müşterilerimize bakılmıyordu. Satışlar düşüyordu (ki bu zaten bir sorundu). Bir hata yaptığımı ve bunun işe yaramayacağını düşünmeye (ben) başladık.

Sorunla ilgili bir yönetici toplantısı yaptık ve bir seçeneğimiz olduğunu belirledik: sorunu çözmek ya da kapılarımızı kapatmak. Sorunu çözmek için elimizden gelenin en iyisini yapacağımızı belirledik.

Yaptığımız ilk şey kurumsal bir toplantı yapmak (ve herkesi öğle yemeğine davet etmek) ve sorunumuzu çalışanlarımıza açıklamak oldu. Durmazsa işlerini kaybedeceklerini açık bir şekilde söyledik.

Yaptığımız ikinci şey, çalışan ücretini yeniden yapılandırmaktı. Maaşlar * çok * düştü ama üretime dayalı ödeme ile sübvanse edildi. Bu parça işine biraz daha yakındı. Vurgu ne kadar uzun süre çalıştıkları değil, daha çok ne kadar yaptıklarıydı.

Buna ek olarak, çalışmalarını izlemek için bir yazılım geliştirdik. Yaptıkları her küçük iş için, bittiğini işaretlemek için bir kutuyu işaretlemeleri veya bilgisayardaki bir düğmeye tıklamaları gerekiyordu. Yapmazlarsa, bunun için para alamazlardı. Elbette yalan söylemediklerinden ve çoğunlukla bu konuda dürüst olduklarından emin olmak için periyodik olarak kontrol etmemiz gerekiyordu. Bazen, bir açılır menüden müşteriyi seçmek veya sağlanan belirli hizmetleri seçmek gibi daha ayrıntılı bilgiler gerekliydi. Uzun lafın kısası, ödeme alabilmek için çalışmalarının her bölümünü veritabanımıza kaydetmeleri gerekiyordu.

Her bir çalışanımızın çalışmalarının raporlarını geliştirdik, böylece onları yakından takip edebildik. Bazı raporları tüm çalışanlarımıza, bazılarını ise yalnızca belirli çalışanlara sunduk. Örneğin, servis ekibimiz her zaman birbirlerinin neler başardığını görebilirdi. Satış ekibimiz her zaman kimin neyi sattığını biliyordu (müşteri isimleri gibi bilgi kısıtlamaları ile). Astlarını izlemek için ‘kıdemli’ çalışanları kurduk (özellikle telefonların cevaplandığından emin olmak için sesli mesajlarla ilgili olarak), böylece bir ‘sanal gözetmen’ sistemimiz vardı.

Böylece, çalışanlarımız ne yaptıklarını her zaman biliyorlardı (ve bildiğimizi biliyorlardı). Elbette, herhangi bir işletme gibi, bir kaçının gidip yeniden işe girmesine izin vermek zorunda kaldık ama çoğu zaman * çok * işe yaradı. Satışlarımız ve operasyonlarımız ofisteyken bile olduğundan çok daha iyiydi. Herkes eylemlerinden dolayı tüm şirkete karşı sorumluydu. İyi iş ödüllendirildi (çoğunlukla parayla ama aynı zamanda terfilerle) ve kötü iş (veya eksiklik) cezalandırıldı (bazen ‘evdeki büyük işlerini kaybetmeleriyle).

Bu küçük şirket hala iş başında ve hala mücadele ediyor. Şirketin genel iş planını sorguluyorum ama sanal ofisler * harika * çalışıyor; başlangıçta beklediğimden çok daha iyi.

O zamandan beri birçok işletmenin çalışanlarının evde çalışmasına izin vermeye başladığını fark ettim. Büyük bir ‘geçici personel’ şirketinde çalışan bir arkadaşım var. Her iş günü ofise giderdi. Şimdi evde tam zamanlı çalışıyor.

Günümüzde mevcut olan teknoloji ile, bir işi ‘sanal olarak’ yani merkezi bir ofis olmadan yürütmek kesinlikle uygulanabilir, hatta çoğu durumda pratiktir.