Neden Kötü Bir Toplantı Yapılır?

Pssst, sizi zengin edecek bir hisse senedi ipucu ister misiniz?

Tamam, işte burada: bir kamu kuruluşunu arayın ve CEO ile konuşmak isteyin.

Birisi size CEO’nun önümüzdeki altı yüz yıl boyunca toplantılarla meşgul olmayı beklediğini söylerse, komisyoncunuzu arayın ve hisse senedini kısa sürede satın.

Neden? Bir saat sürmesi gereken bir faaliyeti yönetemeyen herhangi bir şirket, finansal tüplerden aşağıya iniyor.

Anketler, şirketlerin maaşlarının ortalama% 20’sini kötü toplantılarda boşa harcadıklarını gösteriyor. Ve bu, sorunun sadece başlangıcı. Toplantılar, insanları, şirket için para kazandıran ve işi rekabette önde tutan görevler olan yerine getirmeleri için işe alındıkları görevlerden uzak tutar.

Aslında, insanlar toplantılarda zaman kaybederse, bir toplantıdayken yanlış bir şey yaptıkları sonucuna varabilirsiniz.

Üst düzey yöneticilerin zamanlarının çoğunu toplantılarda geçirdikleri doğru olsa da, toplantıları kontrolden çıkarsa bir işletmenin başının belada olduğuna bahse girebilirsiniz.

Üst düzey yöneticiler, strateji geliştirmek, gözden geçirmek ve gözden geçirmek için toplantıları kullanmalıdır. Zamanlarını sadece bir şeyler hakkında konuşarak geçirirlerse, o zaman iş başında dalga geçerler.

Kötü toplantılar çok savurgan olduğu için, birisinin onlara neden hoşgörü gösterdiğini merak edebilirsiniz. Ne yazık ki, birçok iş lideri toplantılarının iyi olduğunu düşünüyor. Hatta etkili toplantılar düzenlemede uzman olduklarına bile inanıyorlar.

Örneğin, şirketlere toplantılarını iyileştirmekle ilgilenip ilgilenmeyeceklerini sormak için telefon ettiğimde, bazen yöneticilerin harika toplantılar yaptıklarına inandıklarını söyleyen bir asistanla karşılaşıyorum. Sonra asistan kıs kıs gülüyor, yavaşça öksürüyor ve hizmetlerime ihtiyaç duymadıklarını belirtecek kadar sakinleşiyor. Bu noktada asistan, batmakta olan bir gemide suya can yeleği atan biri gibi ses çıkarır.

Ve bu sizi merak ettirmeli: zeki bir insan neden herkesin zamanını boşa harcayan ve hiçbir şey üretmeyen bir toplantı düzenlesin?

1) Toplantılarının etkili olabileceğini bilmiyorlar, 2) Etkili bir toplantının nasıl olduğunu bilmiyorlar, 3) Etkili bir toplantı yapmayı bilmiyorlar gibi kolay cevaplar var.

Peki ya geri kalanı? Yani, etkili bir işi nasıl planlayıp organize edeceğini ve yürüteceğini bilen ama yine de kötü toplantılar yapan tüm yöneticiler ne olacak?

Daha derine inelim. Bu yöneticiler aslında faydalı olduklarını kanıtladıkları için kötü toplantılar yapmak istiyorlar. İşte nasıl.

1) Sığınma sağlarlar.
Kötü toplantılar, karmaşık bir yönetici meşguliyet biçimi sağlar. Bazı insanlar bunu planlama, koçluk, öğrenme ve iletişim gibi zor görevler üzerinde çalışmaktan alıkoyduğu için faydalı buluyor. Bu zor görevlerle karşılaştırıldığında, bir konferans odasında oturmak kolaydır. Aslında, çocuğu böyle anlamsız bir faaliyet için içeride kalmaya ikna edebileceğinizi varsayarsak, altı yaşındaki bir çocuk bunu yapabilir.

Daha iyi: Etkili bir toplantı, insanların birlikte çalıştığı iş faaliyetidir.

2) Sorumluluktan kaçınırlar.
Kötü toplantılar asla kararlarla bitmez, bu da hiç kimse bir şey yapmaktan sorumlu tutulmadığı anlamına gelir. Bazı insanlar bunu yararlı buluyor çünkü sorumluluk hesap verebilirliği gerektiriyor ve hesap verebilirlik sonuç gerektiriyor. Bu nedenle, sorumluluk olmadan başarısızlık olmaz ve herkes iyi performans gösterir. Bu, kötü performansı maskeliyor, böylece herkes hiçbir şey başaramasalar bile, (tahmin ettiniz) tüm zamanlarını toplantılarda oturarak geçirdikleri için bile yükseltme ve promosyonlar almaya devam ediyor.

Daha iyi: Etkili toplantılar, bir kişinin uygulamaktan sorumlu olduğu kararları verir.

3) Heyecan verirler.
Kötü toplantılar, iyi bir dramanın çatışma, gerginlik ve acı gibi tüm unsurlarını içerir. Örneğin, katılımcılar kendilerini yücelten raporlar sunarlar, meslektaşlarını kötülerler ve siyasete girerler. Patron izlerken iyilik için savaşan sözlü gladyatörlerin olduğu acıklı savaş alanları gibi bazı gerçekten korkunç toplantılar oynanır.

Daha iyi: Etkili toplantılar güvenli bir saygı ortamında gerçekleşir.

4) Yemek servisi yaparlar.
Kötü toplantılar, atıştırmalıklar, kahve ve (bazen) yemek sağladıklarında kıskanılacak bir yönetici avantajı haline gelir. Katılımcılar daha sonra anlamsız tartışmalar duymak zorunda kalmanın can sıkıntısını gidermek için yemek yemeyi kullanırlar. Aynı zamanda onları yiyecek satın alma masraflarından kurtarır.

Daha iyisi: Yemekler, ilişkiler kurmak ve (bazen) dinlenmek için kullanılan ayrı bir aktivite olmalıdır.

5) Eğlendirirler.
Kötü toplantılar bir partiye benzer. İnsanlar hikayeler anlatır, şakalar yapar ve önemsiz şeyler üzerine tartışır. Bazı toplantılarda ofis aptalı tarafından yapılan komedi performansları yer alır. Diğerleri ofisteki zorbanın esprili küçümsemelerine sahiptir. Ve bunlardan hiçbiri olmazsa, kesinlikle inanılmaz tartışmalar herkesi şaşırtır ve eğlendirir.

Daha iyi: Etkili toplantılar, sonuçlara doğru metodik ilerleme kaydetmek için süreç araçlarını kullanır.

Tüm bunlar, bir şirkette düzenlenen toplantı türlerinin yatırım kararları verirken neden büyük endişe kaynağı olması gerektiğini gösterir. Yöneticilerin nasıl yapılacağını öğrenmeleri gerekiyorsa, bu bir atölye çalışması planlayarak düzeltilebilir. O zaman onlar atölyeyi tamamladıktan sonra şirkete yatırım yapmayı düşünebilirsiniz. Bununla birlikte, yöneticiler temel liderlik sorumluluklarından kaçınmak için kötü toplantılar yaparsa, başka yatırımlar aramalısınız.