Küçük projeleri yönetmek

Hem aktif bir proje yöneticisi hem de proje yönetimi eğitmeni olarak, sık sık büyük projeler için geçerli olan proje yönetimi en iyi uygulamalarının küçük projelerde uygulanıp uygulanamayacağı soruluyor. Bu gerçekten önemli bir sorudur ve tüm proje yöneticilerinin küçük projeleri yönetirken yüzleşmeleri gereken bir sorudur.

Proje teslimine odaklanmak

Proje yönetimi metodolojilerinin kullanılmasına karşı argümanlardan biri, çok süreç merkezli olmaları ve küçük projelerde basitçe pratik olmayan veya arzu edilen büyük miktarlarda proje dokümantasyonu ile sonuçlanmasıdır. Bu güçlü bir argümandır ve projenin gerçek ticari faydalarını sağlamak pahasına dokümantasyon üretmeye odaklanan herhangi bir yöntem, bir faydadan çok bir engel olacaktır. Sonuçta, proje yönetiminde oyunun adı, belge yığınları üretmek değil, iş hedefleri sunmaktır.

Yazılım geliştirme topluluğunda en iyi üretim yöntemi hakkında devam eden ve aktif bir tartışma var.
projeler üzerinde yazılım. Daha yakın zamanlarda, bazı yazılım uzmanları, büyük miktarlarda dokümantasyon üretmeye odaklanan daha geleneksel ağır yöntemlerden ziyade, yazılım üretmenin daha çevik yöntemlerini savundular.

Çevik yöntemler, dokümantasyondan çok yazılım teslimine odaklanır. Bunu akılda tutarak, her yerdeki proje yöneticilerinin yazılım geliştirmede kullanılan çevik yöntemlerden bir şeyler öğrenebileceğini düşünüyorum. Kısacası, bu bizi proje dokümantasyonundan ziyade proje teslimine odaklanmaya yönlendiriyor, ancak her yerde kritik seçim proje yöneticileri
yapmanız gereken, gerçekten ne kadar dokümantasyon gerekli?

En iyi uygulamaları uygulayın

Ben sadece projenin gerektirdiği kadar üretmeye inanan biriyim. Ne daha fazla ne de daha azı. Basit bir pratik kural şudur: Projenin iş hedeflerini gerçekleştirmemize yardımcı olması yararlıysa, o zaman onu üretin, projenin iş hedeflerini gerçekleştirmemize yardımcı olması açısından yararlı değilse, üretmek için zaman kaybetmeyin o. Bunu aklımda tutarak, tüm projelerde en azından proje yönetimi en iyi uygulamalarını uygulamanın en iyisi olduğuna inanıyorum.

Sırasıyla en iyi uygulamaları ele alalım ve en iyi uygulamaların uygulanmasında kaybedilen ek yükün kazanılabilecek faydalara değip değmeyeceğini görelim.

Hedefleri ve kapsamı tanımlama

En küçük projede bile ulaşılması gereken hedefler olacaktır. Bir proje yöneticisi olarak, projenin bu hedefleri karşılayıp karşılamadığına ilişkin muhtemelen değerlendirilmeniz muhtemel olduğundan, bu hedeflerin ne olduğunu tanımlamak sizin çıkarınadır. Projenin bu hedefleri karşılamasını sağlamak sizin sorumluluğunuzdadır ve bundan sorumlu olursunuz. Kısacası kitap seninle bitiyor.

Şimdi, hedeflerin ne olduğunu tanımlamadığınızı ve yazmadığınızı varsayalım, her zaman sizin için onu ele geçirdiğine karar veren herhangi bir patronun insafına kalacaksınız. Tanımlanmış ve belgelenmiş hedefler, daha sonra yöneticinize karşı sigorta poliçenizdir ve hedefleri karşılamadığınızı söyler.

Ancak, küçük bir projede bile hedefleri tanımlamanız ve belgelemeniz için başka bir neden daha var. Paydaşların ihtiyaçlarını karşılamak istersiniz çünkü proje yöneticisi olarak yapmanız için size ödeme yapılır. Hedefler tanımlanmamışsa, projeniz aracılığıyla bu ihtiyaçları karşılayamazsınız.

Kapsamı tanımlamaya benzer şekilde. Kapsam, projenizin sınırını oluşturur. Ne olduğunu tanımlamazsanız, proje ilerledikçe büyüyecek ve büyüyecektir ve çok küçük bir projeyi yönetmeye başlamış olsanız da, çok geçmeden projeniz yola çıktığınız zamankinden çok daha büyük hale gelebilir.

Yine de küçük bir projede paydaşların kim olduğunu belgelemeniz gerekiyor. Bunların kim olduğunu tanımlayarak, hedefleri ve çıktıları tanımlarken tüm ihtiyaçlarını karşıladığınızdan emin olabilirsiniz.

Çıktıları tanımlama

Projenizden teslim edileni üretmek için birisinin fiili işi yapması gerekecek. Çıktılar küçük olsa ve üretilmesi çok zaman almasa bile, yine de yazılmalıdır. Bunları belgelendirmek ve ardından başkaları tarafından gözden geçirilmesini sağlamak, hataların bulunmasını sağlar. Amacınız, teslim edilecek ürünlerin yeterince ayrıntılı bir dizi tanımını belgelemek olmalıdır.

Bu açıklamalar daha sonra çıktıları üretecek kişiler tarafından kullanılacaktır. Bu açıklamalar bir sayfadan fazlasını almasa bile, bunları açık ve net bir şekilde yazmak önemlidir. Bir açıklama yazmazsanız, bu, teslim edilebilir olanı yapan kişinin, gerekli olanı beklenmedik şekillerde yorumlayabileceği anlamına gelir; bu, yalnızca hataları düzeltmek için daha sonra yapılan çalışmalarla sonuçlanacaktır. Bu nedenle, her zaman teslim edilecekleri tanımlayın ve belgeleyin.

Proje planlaması

Everest Dağı’na çıkacak olsaydın, bunu önemli miktarda planlama yapmadan asla yapmazdın. Evinizin arkasındaki tepeye çıksanız bile, muhtemelen bazı planlamalar söz konusudur – ne zaman gidersiniz? Yanınıza ne almalısınız? Bir çıktı üretmek için hangi faaliyetlerin gerekli olduğunu bulmanız, faaliyetlerin ne kadar süreceğini tahmin etmeniz, kaç personel ve kaynağın gerekli olduğunu hesaplamanız ve personele faaliyetler ve sorumluluklar atamanız gereken en küçük projede bile durum aynıdır .

Tüm bunların yazılması ve proje ekip üyelerine etkin bir şekilde iletilmesi gerekir. Microsoft Project gibi bir tür proje yönetimi planlama yazılımı kullanmaları gerektiğini düşündükleri için birçok insanın takılıp kalmadığını gördüm. Bu gereksiz bir ek yüktür. İnsanların Microsoft Project Gantt çizelgelerinin güzel görünmesi için çok fazla zaman harcadıklarını fark ettim, bu yüzden aracı kullanma nedenlerini gözden kaçırıyorlar.

Bunun yerine, küçük projeler için Microsoft Excel’de bir çubuk grafik oluşturmanın en iyisi olduğunu görüyorum. Küçük projeler için basit ve fazlasıyla yeterli. Her sütunu sıralı bir tarih yapın, görevlerinizi ilk sütuna yazın ve aktivitenin sürdüğü zamanı temsil etmek için hücreleri doldurun.

Çubuk grafiğe ek olarak, projedeki kilometre taşlarını belgelemeniz gerekecektir. Kilometre taşları, belirli şeyleri teslim etmeniz gereken tarihlerdir veya önemli bir faaliyetin bittiği tarih olabilir. Her proje üyesinin sorumlulukları da proje planında belgelenmelidir.

İletişim

Sadece bir proje yöneticisi ve bir diğer kişiden oluşan en küçük proje ekibinde bile, proje yöneticisinin diğer kişiye görev ve sorumluluklar ataması gerekecektir. Proje yöneticisinden etkili bir şekilde iletilmeden ne yapmaları gerektiğini bilecekleri varsayılamaz. Proje yöneticisi onlara belirli faaliyetler atamazsa, proje için ihtiyaç duyulmayan şeyler üzerinde çalışma şansı vardır. Yani, ya proje yanlış şeyleri teslim edecek ya da proje ertelenecek, çünkü daha önce yapılması gereken faaliyetlerin yapılması için daha sonra zaman harcanması gerekecek.

Planları e-posta yoluyla iletebilir veya proje ekibi üyelerinize planın bir çıktısını verebilir veya daha iyisi, bir toplantıyı çağırabilir ve proje ekibi üyeleriyle planı yürütebilirsiniz. Unutmayın, plan değişirse, değişiklikleri ekibinize de bildirmeniz gerekecek.

İlerlemeyi izleme ve raporlama

Hala iki kişilik proje ekibimizi (proje yöneticisi ve diğer bir kişi) düşünürsek, proje yöneticisinin diğer kişinin üzerinde çalıştığı faaliyetlerin ilerleyişini bilmesi gerekecektir. Bu, çeşitli şekillerde yapılabilir: tamamlanan işi, hala yapılması gereken işleri detaylandıran kısa bir günlük e-posta ve herhangi bir sorun / sorun listesi. Çoğu durumda bu yeterli olacaktır.

Alternatif olarak, 15 dakikalık kısa bir yüz yüze görüşme aynı şeyi başarabilir. Ya da iki şeyin bir kombinasyonu en iyisi olabilir. Her durumda, proje yöneticisinin, ilerlemenin etkili bir şekilde izlenebilmesi için kaydedilen ilerlemenin tam olarak farkında olması gerekir.

Yönetimi değiştir

İki kişilik projemizde bile değişiklikler olması muhtemeldir. Değişim talepleri genellikle paydaşlardan gelir ve bunları projeye kabul etmenin etkisini değerlendirmek proje yöneticisi olarak sizin sorumluluğunuzdur. Bunu yapmak için, değişikliğin ilave çaba ve maliyet açısından sahip olacağı etkiyi iyi bir şekilde tahmin etmelisiniz. Bu genellikle programı da etkileyecektir, bu nedenle programın ve bütçenin nasıl etkileneceğini net bir şekilde anlayarak, projenizdeki değişikliği kabul edip etmeyeceğinize karar verebilirsiniz.

Küçük bir projede, değişikliğin kabul edilip edilmeyeceğine karar vermek için herhangi bir fantezi değişim kontrol panosuna ihtiyaç olmamalıdır. Maliyet ve program üzerindeki etkiyi hesaplamış olmanız koşuluyla, bir karara varmanız için kilit paydaş (lar) ile hızlı bir tartışma yeterli olacaktır.

Asla yapmamanız gereken bir şey, değişikliği kabul etmektir. Değişikliğin küçük olduğunu düşünseniz bile, maliyet ve zamanlama üzerindeki etkisinin ne olacağını tam olarak anlamadan herhangi bir değişikliği asla kabul etmemelisiniz. Bu, projeye daha fazla değişiklik eklendikçe projenin daha da büyüdüğü ‘kapsam sürünmesi’ dediğimiz şeyin reçetesidir. Siz farkına varmadan, küçük projeniz çok daha büyük bir hale geldi ve projenizi orijinal bütçenize ve programınıza teslim etmekte kaçınılmaz olarak başarısız olacaksınız.

Risk yönetimi

Küçük bir projede bile riskler olacaktır. Projenin başlangıcında tüm potansiyel riskleri düşündüğünüzden emin olun, her hafta ilk on riski (veya risk sayısı azsa ilk beşi) izleyin ve yeni riskleri araştırmaya devam edin. Riski düzgün bir şekilde yönetememek, projelerin başarısız olmasının ana nedenlerinden biridir.

Riskleri yönetmenin ek yükü çok düşüktür. Yakın tarihli bir projede, projedeki tüm riskler olarak düşündüğüm şeylerin bir listesini çıkardım. Toplamda yaklaşık 10 risk geldi. Bunlardan beşi ciddi risklerdi. Her riski önlemek veya en aza indirmek için bir plan yaptım. Sonuç olarak, bunu yapmak birkaç saatten biraz fazla sürdü. Daha sonra, projede her hafta, tüm riskleri gözden geçirmek ve yenilerini düşünmek için yarım saatimi harcardım. Projenin sonunda, bazı riskler fiilen gerçekleşmiş olsa da, projenin başlangıcında bu risklerin etkisini en aza indirecek bir plan belirlediğim için, bu risklerin proje üzerindeki etkisi minimum düzeyde kaldı.

Yani, önden ve devam eden az çabayla, proje boyunca riskleri yönetirseniz büyük bir geri ödeme alırsınız.

Özet

Özetle, en iyi uygulamaların küçük bir projeye bile uygulanması, çok fazla evrak işi veya ek yük oluşturmadan yapılabilir. En iyi uygulamalar, sayısız proje yöneticisinin binlerce projede yaptığı ve
En iyi sonuçları elde etmenize yardımcı olma eğiliminde oldukları için ‘en iyi uygulama’ olarak kabul edilir.

Küçük bir projeyi yönettiğiniz için bu en iyi uygulamalardan kurtulabileceğinizi düşünmeyin, çünkü yaparsanız, daha sonra projeniz karmaşaya girdiğinde pişman olacaksınız.