Kötü Toplantı Yarışmasından Alınan Dersler

İşte kötü bir toplantı yarışmasından kazanan girişler ve bu sorunlardan kaçınmak için ne yapmanız gerektiği hakkında yorumlar.

> Kısa, Pahalı ve Yararsız.

İlk olarak, New York’taki olası bir müşterisine bir toplantı öneren bir mektup gönderdi. Sonra görüşmeyi onaylamak için telefon etti. Bu olasılıkla hiç konuşmamasına rağmen, asistanı toplantıyı kabul ediyor gibiydi. Böylece, o ve patronu Illinois’den New York’a uçtu. Geldiklerinde, tanışmayı bekledikleri kişinin başka bir ofise transfer edildiğini öğrendiler. Yerine geçen kişi onlarla birkaç dakika görüşmeyi kabul etti. Kibardı, tekliflerini tartışmaya hazırlıksızdı ve ilgilenmiyordu. Pahalı, kısa ve faydasız bir toplantıydı.

Yorum: Bu hikayeyi gönderen kişi bunun değerli bir öğrenme deneyimi olduğunu kabul etti. Ders: bir toplantının temel unsurlarını her zaman kilit katılımcılarla teyit edin. Bu durumda, Başkan Yardımcısı ile konuşmalı ve bir toplantı yapmakla ilgilendiğini doğrulamalıydı. Sadece bir mektup gönderip bir asistanla konuşmak yetersiz kaldı.

Asla çok fazla soru soramayız. İşimde, müşterimin bir toplantı odası rezerve ettiğini teyit etmek için oteli bile arayacağım.

> Düşmanlığı açın.

İki adam odanın arkasında tartışmaya başladığında insanlar “işyerinde rahatlık” üzerine bir seminer için toplanıyorlardı. Yakında birbirlerine bağırmaya başladılar. Seminer lideri odanın önüne yürüdü ve seminerin başlayabilmesi için herkesten dikkatlerini istedi. Ancak anlaşmanın yoğunluğu artıyor gibiydi. Seminer lideri kibarca iki adamdan seminere katılmalarını istediğinde, içlerinden biri “sakin ol dostum!” Diye bağırdı.

Lider işbirliği talebini tekrarladı. Ve erkekler, liderin onların dikkatini çekme biçiminden şikayet ederek yanıt verdiler. Diğer katılımcılardan bazıları seminer lideri lehine konuştu, bu da kısa süre sonra itişmeye ve itmeye yol açtı. Bu noktada birisi güvenliği aradı. Sonunda iki adam, polis tarafından kelepçeli olarak odadan çıkarıldı.

Seminer lideri daha sonra aksaklıklarla nasıl başa çıkılacağına dair bir örnek olarak argümanı kullanarak programa devam etti. (Unutmayın, bu seminer iş yerinde rahatlık üzerineydi.)

Yorumlar: Bir toplantıdan önce bir tartışma (veya başka bir rahatsızlık) meydana geliyorsa, açıklamadan önce onu dinlenmeye bırakmalısınız. Rahatsızlığa neden olan insanları etkileyebileceğinizi düşünüyorsanız onlara gidin. “Tartışıyor gibisin” veya “bir şeye kızgın görünüyorsun” diyerek bir anlaşmazlık yaşadıklarını kabul edin. Muhtemelen sizinle aynı fikirde olacaklar. Ardından, görüşmeye başlayabilmeniz için anlaşmazlıklarını bir kenara bırakıp bırakamayacaklarını sorun. Veya başka bir yere taşınmalarını isteyin. Taciz edici olmaya devam ederlerse, “tamam, özür dilerim” veya “kusura bakmayın, izin vereceğim” diyerek kendinizi mazur görmenizi ve sonra yardım çağırmanızı öneririm.

Düşmanlıkla yüzleşmek, üstlenmek istediğinizden daha fazla görünüyorsa, yardım çağırın. Profesyonellerin bu tür durumlarla ilgilenmesine izin vermek daha iyidir.

Amacınızın, karışmadan rahatsızlığı sona erdirmek olduğunu unutmayın. Düşman insanlarla her zaman fiziksel temastan kaçının.

> Beni Takip Edin, Kayboldum.

Bu okuyucu toplantıya erken geldi, ki bu yapılacak iyi bir şey. Ancak başkan, diğer iki katılımcıyla beş dakika geç geldi. Sonra üçü sonraki on dakikayı yerel sporlar hakkında konuşarak geçirdi. Son olarak, başkan “biz de başlayabiliriz” diyor ve “bu toplantıyı neden çağırdığımı bilen var mı?” Diye soruyor. Bir katılımcı bir konu önerdi. Bir başkası başka bir konu önerdi. Başka biri ikinci sorunun çözüldüğünü öne sürdü. Sonra sonraki 45 dakikayı bu (ve diğer) konuların alaka düzeyini tartışarak geçirdiler. Kimse not almadı. Hiçbir şey başarılmadı. Saat sonunda başkan “tamam, buna önümüzdeki hafta devam edelim” diyerek toplantıyı erteledi.

Yorum: Hiç kimse varış noktası olmadan seyahate çıkmaz. Ancak insanlar amaçsız toplantılar yaparlar. Ve maliyet çok büyük.

Öneri: Daima bir gündem hazırlayın. Gündem hazırlamak için vaktiniz yoksa toplantıyı yapacak vaktiniz yoktur.